É comum a necessidade de anexar documentos como recibos, certificados e relatórios aos processos e a plataforma possibilita essa inclusão de anexos nas solicitações.
É oferecido controle total sobre os documentos anexos aos processos. Esse controle tem início na possibilidade de configuração de segurança dos anexos para cada processo e estende-se nas opções de anexar tanto documentos já publicados, por exemplo, Links Externos, Resultado de Pesquisas de Opinião, Formulários e os documentos comuns, como também anexar documentos que não estejam publicados, utilizando o recurso de upload do arquivo.
Além da possibilidade de anexar documentos, é permitido que seja efetuada a gestão desses documentos, possibilitando a exclusão ou ainda a publicação efetiva de documentos anexados via upload. Essas tarefas dependem sempre das configurações de segurança de anexos definidas no processo.
No cadastro de processo, é também possível determinar se os documentos anexos, que estão publicados, devem ter suas versões/revisões atualizadas conforme as atualizações efetuadas nos documentos publicados.
Para a exclusão de anexos, é necessária permissão nas configurações de segurança de anexos. Não é possível excluir anexos do tipo formulário originado pela definição de formulário definido para o processo, independentemente da tarefa que está sendo executada ou da permissão na definição de segurança de anexos.
A publicação, no ECM, de documentos anexados ao processo via upload é somente possível após a gravação dos mesmos. Dessa forma, não é possível realizar a publicação do anexo na atividade inicial de uma solicitação e, nas demais atividades, é necessário que o anexo já esteja salvo, além da permissão exigida.
Após ter sido realizada alguma manutenção nos anexos da solicitação, para que estas ações sejam efetivadas é necessário Executar a Tarefa ou acionar o botão Salvar.
01. Acessar a solicitação de processo que se deseja incluir um anexo.
| Para incluir um anexo em uma solicitação o usuário deve ser responsável pela atividade atual da solicitação ou ser gestor do processo. É possível acessar a solicitação de processo através da Central de Tarefas. Para ver mais detalhes sobre a central de tarefas, verificar a funcionalidade Central de Tarefas. Também é possível incluir um anexo durante a inicialização de uma nova solicitação. Para ver mais detalhes de como iniciar uma solicitação, verificar a funcionalidade Iniciar Solicitações. |
02. Acessar a aba Anexos.
01. Acionar Carregar arquivos.
| Este botão permite que o usuário faça o upload do arquivo que deseja anexar à solicitação. Upload é a transferência do arquivo presente no computador do usuário para o servidor da plataforma, e é necessário porque para um anexo ser publicado ele deve, inicialmente, ser gravado em uma área destinada aos arquivos a serem publicados. |
02. Selecionar o(s) arquivo(s) que devem ser anexados através do Explorer.
É possível arrastar o arquivo a ser transferido diretamente para a tela de publicação de novo anexo. |
03. Acionar Abrir no Explorer para iniciar a transferência.
| Após a inclusão de um novo anexo, para que o mesmo seja efetivado é necessário Executar a Tarefa ou acionar o botão Salvar. |
01. Acionar Buscar no ECM.
| Este botão permite que o usuário anexe à solicitação qualquer tipo de documento existente na plataforma. |
02. Assinalar o documento a ser anexado.
| Para localizar um documento é possível navegar entre as estruturas de pastas. |
03. Acionar Selecione.
| Após a inclusão de um novo anexo, para que o mesmo seja efetivado é necessário Executar a Tarefa ou acionar o botão Salvar. |
01. Localizar o anexo transferido via upload que deseja publicar.
02. Acionar Mais Opções, localizado ao lado direito do nome do anexo.
03. Acionar Publicar.
| A publicação, no ECM, de documentos anexados ao processo via upload é somente possível após a gravação dos mesmos. Também é necessário que o usuário possua, no mínimo, permissão de gravação na pasta na qual deseja publicar o anexo. |
04. Assinalar a pasta na qual deseja publicar o anexo.
05. Acionar Selecione.
Esta documentação é válida a partir da atualização 1.5.10. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |