O planejamento de um orçamento empresarial ocorre, em uma empresa, de tempos em tempos, tipicamente a cada ano. Esse processo envolve o levantamento e cálculo de informações de várias áreas de negócio, permitindo ao gestor ter uma visão de quantidades e valores que irá reservar para investimentos e execução de sua atividade durante o período orçamentário.
Normalmente, essa informação é organizada por meio de contas orçamentárias, centros de custo, unidades de negócio e outros classificadores que ajudam os gestores a organizar e posteriormente controlar os gastos realizados para o período que foi feito o orçamento.
Atualmente, os sistemas ERP se propõem a todo o ciclo de controle e execução desse orçamento, permitindo assim as empresas controlar seus gastos.
Nos próximos capítulos, utilizaremos o nome PCO para representar o sistema Protheus PCO e Planning para representar o sistema TOTVS Planning.
Essa integração diz respeito à possibilidade do usuário utilizar o Planning como ferramenta para fazer o planejamento e utilizar o PCO como ferramenta para fazer o controle e execução orçamentária.
No lado do PCO, o usuário alimentará as planilhas orçamentárias e seus cadastros relacionados, como, contas orçamentárias, classe orçamentária, operação unidade orçamentária, centros de custos, item conta e classe de valor.
No lado do Planning, o usuário poderá buscar essas informações cadastrais e associá-las aos valores que serão orçados, durante certo período. Depois de realizar a fase de planejamento, a integração permitirá que esses valores estejam disponíveis no PCO para posterior controle e execução orçamentária.
Embora todo o processo de planejamento e controle possa ser feito no PCO, a integração tem o objetivo de permitir ao usuário utilizar um produto de planejamento mais robusto e flexível. Ao mesmo tempo, embora o Planning não possa fazer o controle e execução orçamentária, poderá por meio de seus painéis, apresentar esses resultados do controle, opcionalmente.
O escopo da integração entre os dois produtos está apenas na fase de planejamento do processo de orçamento. Ela ocorre no momento em que o usuário termina o planejamento e precisa atualizar as informações orçadas no PCO a fim de iniciar a fase de controle do orçamento em questão.
Embora exista uma comunicação entre os dois sistemas para que se possa iniciar o planejamento do orçamento, momento esse em que o Planning carrega as informações de cadastros do PCO, não é esse processo que caracteriza a integração entre os sistemas já que isso ocorre por meio de uma conexão direta ao banco de dados do PCO, que é um característica do próprio Planning. A integração é caracterizada pelo envio das informações de orçamento já planejadas para o PCO por intermédio de mecanismo de mensagem única e o serviço de EAI.
Como o Planning é um sistema aberto, o usuário pode relacionar, na mesma planilha em que faz a entrada dos valores orçados, outras informações como valores e fórmulas que não serão enviadas ao PCO. A área de dados a ser enviada é definida apenas pela interseção de coluna de período e uma linha de dados da estrutura de informação que foi criada a partir da importação dos cadastros do PCO. Esse processo será detalhado no item Fluxo das Informações.
O PCO receberá do Planning os itens do orçamento na planilha orçamentária previamente cadastrada, retornará apenas confirmação de recebimento ou algum problema ocorrido no processo de importação, dependendo do envio ser síncrono ou assíncrono.
Não haverá retorno para o Planning, sobre o controle do orçamento efetuado no PCO, sobre alterações nos itens da planilha originados do Planning, validação de controle de usuário e acesso as entidades da planilha como ocorre na inclusão manual.
No processo de integração, do lado do Planning existem três papéis importantes:
No processo de integração, do lado do Protheus são os seguintes papeis:
Para um entendimento geral do escopo da integração, abaixo serão apresentadas as telas dos produtos em que a integração ocorre.
Tela do TOTVS Planning com a visão de uma pasta de um plano de integração:
Conforme apresentado na tela acima, as células B1 a B6 são valores que o usuário pode indicar os códigos para cada item, se necessário, e todas as células que compõe as contas orçamentárias e seus períodos (iniciando em B10) são as células que formam os valores a serem enviados ao PCO. Abaixo a tela do PCO em que os valores dessa planilha são cadastrados após ocorrer o processo da integração (apenas ilustrativo).
Tela do PCO onde os valores atribuídos para as contas são cadastrados:
Para o Planning, a integração está disponível a partir do pacote A38 no modo síncrono e a partir do pacote A40 no modo assíncrono, que é a configuração padrão. A instalação do produto já inclui todos os itens necessários para o funcionamento da integração, no entanto, ela está desabilitada, por padrão, sendo necessário fazer a sua configuração para ativá-la.
Para o PCO, será necessário ter incluso as planilhas orçamentárias e seus cadastros relacionados, como, contas orçamentárias, classe orçamentária, operação unidade orçamentária, centros de custos, item conta e classe de valor.
O Planning possui um instalador que faz tanto a instalação do produto como sua atualização em um ambiente com uma versão anterior. O processo de instalação é automático e prepara todos os arquivos e instala todos os serviços necessários para o funcionamento da integração. A partir do pacote A40, a instalação ou atualização configura o Planning para trabalhar no modo assíncrono.
Para configurar a integração, acessar o módulo Metadata Manager:
Quando a configuração do Planning é feita para o modo “Assíncrono”, as respostas de processamento das mensagens pelo PCO devem ser enviadas ao serviço de EAI do Planning, no entanto, para isso é preciso que seja configurado no PCO o endereço completo do serviço de EAI do Planning. Por padrão o endereço do serviço de EAI do Planning é configurado como “http://[nome do servidor de aplicação]:8100/EAIService.svc” e o endereço é exibido na tela de configuração da integração, caso tiver sido ajustado no arquivo de configuração.
Esse documento não visa descrever os procedimentos de instalação do Protheus padrão e suas configurações. Neste documento são passadas informações referentes ao EAI da Linha Protheus.
Entre no módulo Configurador (SIGACFG), em Ambiente | Schedule | Adapter EAI, e preencha da seguinte maneira:
Mensagem Única | Rotina | Mensagem | Envia | Recebe | Método | Operação | Canal |
---|---|---|---|---|---|---|---|
Sim | PCOA100 | BUDGETITEMS | Sim | Sim | Síncrono | Todas | EAI |
Tabela 1 – Rotina com integração por Mensagem Única.
No Protheus, entre no Configurador (SIGACFG) e acesse Ambiente / Schedule / Schedule.
São apresentadas duas telas, sendo a de Transações na parte superior, e a tela de Eventos da Tarefa na parte inferior.
Na tela de Transações:
Na tela de Eventos da Tarefa, ao clicar na linha da mensagem é apresentada as informações de início de processamento, Falhas, Processo interrompido, Fim do Processo conforme consta na mensagem.
Importante:
Para identificar a cor da Legenda com o tipo de mensagem, é necessário clicar duas vezes na bolinha colorida.
Opção Limpeza de Tabelas: Caso queira realizar uma limpeza dos históricos das mensagens.
Ao clicar nesta opção, é apresentada a tela Tabelas com a opção Selecione a Tabela.
Clique na seta preta que aponta para baixo do lado esquerdo.
São apresentadas as opções: Tarefas ou EAI.
Para a utilização, clique em EAI.
Marque um tipo de mensagem que deseja limpar do histórico.
Clique no check-box ao lado esquerdo da opção para marcar ou desmarcar. Sendo elas:
O grupo TOTVS representado por suas marcas administrará as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.
Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.
O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos Planning e PCO estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.
Observação: Este modelo de suporte está sendo revisado pela TOTVS.
O fluxo de dados da integração, para cada um dos sistemas, é apresentado abaixo:
Mensagem Única | |||||
Método | ID | Descrição | Origem | Destino | XSD |
Cadastros | 01 | Itens de Orçamento | Planning | PCO | BudgetItems_1_000.xsd |
O Planning tem uma característica, inerente ao produto, que permite ao usuário realizar conexão à bases de dados de sistemas ERP de forma a poder executar consultas mescladas às fórmulas. Essa característica é utilizada no processo de planejamento orçamentário para que o sistema possa montar a planilha na qual será feita a entrada de dados. Embora a leitura desses dados sirva a funcionalidade de integração ao orçamento, apenas a operação de exportação do orçamento caracteriza uma integração, pois apenas ela utiliza o serviço de EAI 2 e mensagens únicas para enviar os valores orçados ao PCO.
Para a mensagem utilizada nessa integração, a relação entre entidades nos dois sistemas são caracterizadas por uma relação de um registro no PCO para muitos registros no Planning e isso inviabiliza a utilização de sincronização de entidades. A figura abaixo ilustra com um dado de orçamento no Planning é armazenado na tabela do PCO e em uma das tabelas do Planning (as tabelas complementares foram suprimidas para facilitar o entendimento).
Assim, a construção de um mecanismo de sincronização entre os dois sistemas foi descartada pela complexidade e baixo desempenho, justificada pelo prazo de implementação da solução sem uma contrapartida funcional para ambos os sistemas.
Dessa forma, o Planning não recebe dados do PCO nesse processo de integração. A integração de itens de orçamento ocorre apenas no sentido Planning => PCO, onde as informações são enviadas através do serviço de EAI 2 e posteriormente gravadas na tabela de itens de orçamento do PCO.
<BudgetItems>
Identificador da Mensagem: BudgetItems_1_000
Versão: 1.000
Tipo de Envio: Síncrono ou Assíncrono
TAG | PCO | Planning | |
---|---|---|---|
Tabela | Campo | Origem1 | |
CompanyId | SM0 – Cadastro de empresas | M0_CODIGO | Célula do Plano |
BranchId | SM0 – Cadastro de empresas | M0_FILIAL | Célula do Plano |
BudgetWorksheet | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_ORCAME | Célula do Plano |
WorksheetVersion | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_VERSAO | Célula do Plano |
AccountId | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_CO | Estrutura de informação |
CostCenter | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_CC | Célula ou estrutura de informação |
AccountItem | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_ITCTB | Célula ou estrutura de informação |
ClassValue | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_CLVLR | Célula ou estrutura de informação |
ClassBudget | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_CLASSE | Célula ou estrutura de informação |
Operation | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_OPER | Célula ou estrutura de informação |
Currency | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_MOEDA | Importação do orçamento |
BudgetUnit | AK2 – Itens do Orçamento | K2_UNIORC | Célula ou estrutura de informação |
AccountEnt05 | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_ENT05 | N/A |
AccountEnt06 | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_ENT06 | N/A |
AccountEnt07 | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_ENT07 | N/A |
AccountEnt08 | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_ENT08 | N/A |
AccountEnt09 | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_ENT09 | N/A |
DatePeriod | AK2 – Itens do Orçamento | AK2_PERIOD | Tabulação da estrutura de informação |
Amount | AK2 – Itens do Orçamento | K2_VALOR | Célula interna a estrutura de informação |
Notas:
O valor de InternalId da mensagem é composto pelo código da empresa + código da filial que são códigos informados pelo próprio usuário.
Embora o ERP Protheus possa ser implantado em modo de Grupo de Empresa + Máscara de unidades de negócio ao invés de Empresa + Filial, a mensagem identifica apenas código para campo Empresa e Filial. Dessa forma, o usuário determina os valores a serem enviados nesses campos e deve ser compatível com a forma de implantação do ERP Protheus.
Apenas um plano orçamentário é enviado por vez ao PCO. Como um plano pode conter várias contas, centros de custo e outras informações e a mensagem tem um limite de tamanho configurado pelo usuário, pode ser necessário o envio de várias mensagens para completar os dados de um plano.
Limitações/Restrições
Envio da Mensagem BudgetItems:
Processamento da Mensagem BudgetItems no modo assíncrono:
Quando operando em modo assíncrono, o usuário pode acompanhar no monitor EAI do Planning as mensagens que foram enviadas e para quais delas já houve uma resposta do serviço de EAI. A resposta pode ser positiva ou de erro. O usuário deverá avaliar esse monitor para saber se é necessário alguma correção nos dados e reenvio do plano.
Os passos para viabilizar a integração são:
Tratamento de erros de integração (Planning):
No processo de integração, ao realizar a exportação do orçamento, seja de forma direta ou agendada, existem alguns tipos de erro que podem ocorrer:
Instalação/Configuração
Planning:
Checklist de Verificações:
Planning:
PCO:
Para verificar porque os itens orçamentários não foram integrados: