Produto:

Datasul

Ocorrência:

Como funciona a aprovação eletrônica de compras?

Passo a passo:

NOTA: O conceito de aprovação eletrônica e suas principais funcionalidades estão descritas no manual de referências do módulo de compras, no tópico "Processo Aprovação Eletrônica".

Esta documentação tem por objetivo esclarecer as principais dúvidas referentes ao processo e parametrização, tendo como pré-requisito o conhecimento dos tópicos abordados no manual de referência de compras.

Objetivo: Aprovação Eletrônica consiste controlar a movimentação de documentos, gerando pendências de aprovação e posteriormente possibilitando a aprovação das mesmas dentro de critérios e parâmetros previamente definidos.

• Aprovação Total / Aprovação por Item:
  
  
• Aprovação Total: Consiste em aprovar um documento pelo montante dos itens.

Ex: Soma total dos itens de uma requisição; soma de todas as ordens de um pedido.
O tipo de aprovação será verificado nos parâmetros de aprovação, lotação (hierarquia) ou faixa.

• Aprovação por Item: É consistido o limite do usuário contra cada item do documento individualmente.

Ex: Aprova item a item de uma requisição de estoque, podendo ter limite para aprovar um item de uma requisição e deixar outro item pendente. O mesmo caso serve para o pedido e suas ordens de compra.

Ex: Requisição: 120
Itens: 10 - $ 100,00
20 - $ 150,00
30 - $ 50,00

Utilizando aprovação total o documento terá o valor de $ 300,00. Para aprovação por item será aprovado item a item. Desta forma caso o usuário tenha limite de $ 100,00, poderão ser aprovados automaticamente a sequência 10 e 30 da requisição 120.

O sistema possibilita que seja utilizado 4 tipos de aprovação distintas (padrão, lista, hierarquia e faixa). Maiores informações sobre cada uma consultar no manual de referência do módulo de compras, "Processo Aprovação Eletrônica".

• Como definir o tipo de aprovação? 

Quando se utiliza aprovação total, será definido nos Parâmetros de Aprovação (CD1750), na pasta total, qual o tipo de aprovação, Lotação (hierárquica) ou faixa. Somente estes dois tipos são permitidos utilizando aprovação total.

Se a aprovação não for total, a definição será estabelecida no programa Tipo Aprovação Item (CD1707).

NOTA: Somente os documentos requisição de estoque, solicitação de compras, pedido de compra, processo de compras e contratos (módulo de contratos) permitem aprovação total.

• Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação por HIERARQUIA (lotação) OU FAIXA?

Objetivo: Possibilitar o controle das movimentações de acordo com limites estipulados por usuários/documentos, submetendo para aprovação as movimentações que excederem o limite estabelecido. O(s) aprovador(es) estarão ligados a lotação (CD1700) a qual o usuário pertence. Utilizando aprovação por Faixa, poderão ser definidos diferentes aprovadores de acordo com o valor do documento, e ainda uma estrutura diferente por documento. Na aprovação por Hierarquia (lotação) são relacionados os aprovadores por lotação do usuário responsável pelo documento.

APROVAÇÃO TOTAL: Parâmetros aprovação eletrônica (CD1750). O documento que sofrerá a aprovação deverá estar marcado. Caso a aprovação seja total, deverá ser marcado o documento na página total, e selecionado o tipo de aprovação (lotação ou faixa).

APROVAÇÃO POR ITEM: Caso não seja marcado o indicador de aprovação total nos parâmetros e aprovação (CD1750), o tipo de aprovação será selecionado no programa Tipo de aprovação item (CD1707).
NOTA: Cotação sempre trabalha com aprovação por item, já que é um documento único.

LIMITE USUÁRIO: Os limites do usuário estão definidos no programa Aprovadores (CD1701). Quando o usuário não for aprovador, e estiver cadastrando uma requisição ou solicitação, o limite será verificado no Usuário Materiais (CD1700).

LIMITES DIFERENCIADOS POR FAMÍLIA: Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por família, quando a aprovação for por item, através do programa Limite Aprovação Família (CD1708). Somente será verificado este limite se estiver cadastrado, senão vale o limite do CD1701. NOTA: Utilizando aprovação total, esta consistência não tem validade, já que um documento por conter diferentes itens, de diferentes famílias.

GERAÇÃO DAS PENDÊNCIAS PARA APROVAÇÃO: A pendência será gerada quando o usuário tiver limite. Será verificada a LOTAÇÃO DO USUÁRIO, e gerada pendência de aprovação para os aprovadores vinculados a lotação.

APROVAÇÃO POR HIERARQUIA (LOTAÇÃO): Aprovadores são relacionados no programa Hierarquia Aprovadores (CD1710). O primeiro aprovador receberá a pendência.

APROVAÇÃO POR FAIXA: Deverão ser cadastradas as faixas de aprovação no programa Faixas Limites da Família (CD1715). Depois, deverão ser relacionados os aprovadores no programa Hierarquia Aprovadores Faixas (CD1716). Este relacionamento deve ser cadastrado para cada faixa, lotação e documento, pois o programa CD1716 exibe um página diferente para cada tipo de documento (requisição, solicitação, cotação, etc). Isto torna o processo bem flexível, porém requer atenção na parametrização.

NOTA: Os aprovadores relacionados para aprovar determinada lotação poderão pertencer a qualquer setor. Ex: O gerente de compras poderá aprovar a compra de um usuário do RH.

APROVAÇÃO DAS PENDÊNCIAS: No momento da aprovação (CD1720), será gerada pendência para o próximo usuário relacionado na lista de aprovação (CD1710) se o aprovador não possuir limite ou esteja marcado o campo DEPENDENTE (CD1710). Se for rejeitado, só poderá prosseguir a documento caso seja reaprovado.

• Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação por Lista?

Objetivo: Controlar movimentações de acordo com o limite de cada usuário. Quando não houver limite para a movimentação, serão geradas pendências de aprovação para um ou mais aprovadores definidos por item (CD1713), independente da lotação do usuário responsável pelo documento.

LIMITE USUÁRIO: Os limites do usuário estão definidos no programa Aprovadores (CD1701). Quando o usuário não for aprovador, e estiver cadastrando uma requisição ou solicitação, o limite será verificado no Usuário Materiais (CD1700).

LIMITES DIFERENCIADOS POR FAMÍLIA: Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por família, através do programa Limite Aprovação Família (CD1708). Somente será verificado este limite se estiver cadastrado, senão, vale o limite do CD1701.

GERAÇÃO DAS PENDÊNCIAS PARA APROVAÇÃO: Os aprovadores serão relacionados no programa Aprovadores Itens Família CD1713. Será gerada uma pendência para cada aprovador da lista.

APROVAÇÃO DAS PENDÊNCIAS: Basta que um aprovador aprove o documento (CD1720). Se for rejeitado, só poderá prosseguir a documento caso seja reaprovado.

• Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação Padrão?

Objetivo: Controlar movimentações de acordo com o limite de cada usuário. Quando não houver limite para a movimentação, será gerada pendência de aprovação para o aprovador padrão definido no programa Aprovador Padrão (CD1714), independente da lotação do usuário responsável pelo documento. Esta parametrização não varia por item.
A principal finalidade é permitir aprovação técnica. Para isto, basta indicar no programa Tipo Aprovação (CD1705) que a aprovação padrão é técnica. Para aprovações técnicas não é verificado limite do usuário nem do aprovador. Sempre será gerada pendência, pois tem a finalidade de analisar a parte técnica da compra, por exemplo, se as características do computador a ser comprador são adequadas com a necessidade da empresa.

LIMITE USUÁRIO: Os limites do usuário estão definidos no programa Aprovadores (CD1701). Quando o usuário não for aprovador, e estiver cadastrando uma requisição ou solicitação, o limite será verificado no Usuário Materiais (CD1700).

LIMITES DIFERENCIADOS POR FAMÍLIA: Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por família, quando a aprovação for por item, através do programa Limite Aprovação Família (CD1708). Somente será verificado este limite se estiver cadastrado, senão vale o limite do CD1701.

GERAÇÃO DAS PENDÊNCIAS PARA APROVAÇÃO: Será gerada pendência para o aprovador vinculada a aprovação padrão (CD1714).

APROVAÇÃO DAS PENDÊNCIAS: O aprovador deverá aprovar o documento no programa Aprovação Documentos (CD1720). Caso a aprovação seja técnica, não será consistido limite.

• É possível trabalhar com mais de um tipo de aprovação?

É possível desde que a aprovação seja por item. No programa Tipo Aprovação Família/Item (CD1706/CD1707), deve-se vincular os tipos e definir prioridade, ou seja, qual receberá primeiro as pendências. 
Normalmente se utiliza mais de um tipo de aprovação quando se trabalha com aprovação técnica. É importante ressaltar que quando parametrizado mais de um tipo, sendo uma dos tipos aprovação técnica, esta deverá ser a primeira da lista.

• Como saber para quem foi gerada a pendência sem precisar conhecer toda hierarquia parametrizada?

Através do programa Situação Documento (CD1730), é possível identificar qual aprovador está com a pendência. Nesta mesma consulta é possível visualizar o usuário responsável pelo documento, o usuário que cadastrou o documento, a situação e outras informações. Permite também a abertura do programa de aprovação (CD1720), através do botão Pendência.

• Quando um documento pode ser aprovado se o usuário não tem limite?

Em determinadas situações, o documento é aprovado, mesmo exibindo na mensagem de aprovação que o valor do documento é maior que o limite do usuário. Isto pode devido as seguintes motivos:

Usuário está cadastrado como mestre (CD1701).

O documento não trabalha com aprovação eletrônica, ou seja, não está marcado nos Parâmetros de aprovação (CD1750).

Ocorre quando a pendência NÃO é gerada (consultar CD1730 - Situação de Documentos) devido a problemas na parametrização. Isto acontece porque não deve haver aprovadores ou faixa de aprovação para o documento. Nos casos em que não houver sequer uma faixa e pelo menos um aprovador válido (que aprove o tipo de documento) o sistema emite a mensagem "15661 - Impossível movimentar documento", e não permite que prossiga o cadastro. Nos outros casos, o documento é aprovado automaticamente, independente do limite do usuário.

Deverá ser vinculado aprovadores para o documento: 
Aprovação por Hierarquia : CD1710
Aprovação por Faixa: CD1716
Aprovação por Lista: CD1713
Aprovação Padrão: CD1714

• Quando um documento não é aprovado automaticamente mesmo que o usuário tenha limite?

O usuário logado no sistema (EMS) não é o mesmo informado no documento. Isto pode ser facilmente verificado através do programa Situação Documento (CD1730), comparando o Usuário Responsável (usuário informado no documento) com o Usuário (usuário) logado no sistema que efetuou a movimentação.

Existe aprovação técnica. Quando tem aprovação técnica vinculada ao item (ver tópico 3), sempre haverá necessidade de aprovação.

• Para que serve e como funciona o conceito de aprovador Alternativo?

Esta situação é muito usada quando um aprovador sai de férias, por exemplo. Através do programa Aprovador alternativo (CD1702) pode ser relacionado um ou mais aprovadores alternativos.

A pendência de aprovação não será gerada para o aprovador alternativo. Na verdade quando é definido que um aprovador é alternativo do outro, está dando a permissão para que um aprove as pendências do outro. Para o alternativo visualizar as pendências de outro aprovador, terá que acessar o programa Aprovação Documentos (CD1720), opção Parâmetros e em seguida marcar a opção Somente Alternativos.
Caso não apareça a pendência dos aprovadores, aos quais um determinado aprovador está vinculado como alternativo, deve-se verificar a data de validade (CD1702). O limite para aprovação será o limite normal estabelecido nos Aprovadores (CD1701), e não o limite do aprovador que está sendo substituído.

• Por que após aprovar a cotação, foi gerada pendência para o solicitante?

Variação do Item: Pode-se definir no item o percentual de variação. Esta informação serve para indicar que se o valor cotado for superior ao valor da solicitação (histórico), e o percentual de variação for maior que o definido no item, então será necessário a hierarquia do solicitante aprovar o documento, afim de permitir continuidade no processo.

Ex: Preço solicitação: R$ 10,00
Percentual variação: 5,00 %
Valor cotação: R$ 13,00
Neste caso, como o valor da cotação é 30% maior que o valor da solicitação, será necessário o(s) aprovador(es) do solicitante aprovarem novamente o documento.

Após a aprovação da cotação, será feita esta verificação. Caso ocorra a variação, a ordem de compra será marcada como "Expectativa de compra (CC0505)", e o valor da cotação será gravada no item da requisição. Até que o(s) aprovador(es) do solicitante aprovem a solicitação com os novos valores, não será permitida geração de pedido para esta ordem.

NOTA 1 - A "expectativa de compra" somente será considerada no Tipo de Aprovação por Item, quando o programa for parametrizado para Aprovação Total não será considerado.

NOTA 2 - Variação 0 ou 999 indica que não terá esta consistência.