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Falando de busca por documentos...

A busca por documentos retorna conteúdo que contenha o termo informado, sendo necessário acessar a aba Documentos para filtrar apenas resultados desse tipo.


Buscar documentos

01. No campo de busca localizado na barra superior, digitar o texto que deseja buscar.

Uma lista de sugestões será exibida. É possível selecionar uma palavra da lista ou digitar uma palavra qualquer.

02. Clicar na lupa para realizar a busca.

A tela de resultado da busca será exibida com a aba Tudo selecionada.

03. Acionar a aba Documentos.

Nessa aba é exibido apenas o resultado da busca que retornou documentos ou pastas, sendo possível acessar as ações para cada tipo de documento.

Para cada item de resultado retornado, pode-se acessar um menu do lado direito do resultado que contém ações relacionadas a cada documento. Estas ações podem ser:

  • Editar metadados: É possível editar informações de metadados como arquivo de publicação, comentários, tags, descrição de versão/revisão, data de validade, documentos relacionados, aprovação, segurança. Saiba mais em Documento avançado.
  • Editar conteúdo: É possível editar o conteúdo do documento. Saiba mais em Editar conteúdo de documento.
  • Download: Permite efetuar download do documento retornado na busca.
  • Ir para pasta: Permite ir para a pasta em que o documento foi anexado.
  • Eliminar: Permite eliminar o documento.
  • Acompanhar: Permite receber notificações sobre alterações no documento.


Filtrar documentos na busca

01. Acessar o resultado da busca conforme o item Buscar documentos.

02. No resultado apresentado, realizar novos filtros acionando o link Filtrar. 

A área de filtros será expandida e serão exibidos os filtros para documentos. Os filtros para documentos são:
• Filtro por período – É possível escolher os seguintes filtros: no último dia, na última semana, no último mês, no último ano e especificar um período informando a data de início e fim da pesquisa.
• Filtros básicos – Pode ser feita uma busca abaixo de uma pasta ou selecionando um tipo de arquivo específico. Esses tipos podem ser: arquivo, pasta, artigo, relatório ou link externo.
• Filtros por metadado – Pode ser feita uma busca por metadados do documento. Os campos que podem ser buscados são: Publicador, Descrição da versão, Comentários adicionais, Descrição, Autor, Hashtags, Data de criação e Data de atualização.
• Filtros por campos customizados – Pode ser feita busca informando um valor para o campo customizado.

03. Selecione os filtros a serem considerados e acione Filtrar.

Toda busca apresenta o resultado ordenado por relevância. É possível alterar a ordenação do resultado para mais recente ou mais antigo. Para isso, acione a caixa de seleção no canto superior direito da tela de resultado e selecione uma opção.

Caso a busca não retorne um documento específico, pode ser necessário efetuar a indexação dos documentos. Para isso, acesse os passos do item Indexar documentos, dentro da página de Indexação. O processo de indexação pode ser demorado, dependendo da quantidade de documentos a serem indexados. Antes de realizar um novo teste, também limpe o cache do navegador.


Ordenar resultados da busca

01. Acessar o resultado da busca conforme o item Buscar documentos.

02. No resultado apresentado, ajustar a ordenação conforme desejado.

As opções de ordenação disponíveis são:

  • Ordenar por Relevância: determina que os documentos favoritos serão apresentados primeiro; 
  • Ordenar por Mais recente: determina que os documentos serão apresentados pela data de criação de forma decrescente, ou seja, criados mais recentemente primeiro; 
  • Ordenar por Mais antigo: determina que os documentos serão apresentados pela data de criação de forma crescente, ou seja, mais antigos primeiro.


Efetuar download de todo o conteúdo de uma pasta exibida no resultado da busca

01. Acessar o resultado da busca conforme o item Buscar documentos.

02. Localizar a pasta exibida no resultado da busca.

03. Acionar o menu de contexto localizado no canto direito da linha correspondente à pasta.

04. Acionar Download.

05. Na mensagem apresentada, acionar Ok, entendi.

Ao solicitar o download de uma pasta, todo o seu conteúdo é baixado, inclusive subpastas e seu conteúdo. Se o usuário autenticado não tiver permissão para fazer download de um ou mais documentos existentes na pasta, eles não estarão no pacote de documentos gerado. O mesmo ocorre se existir documentos que não permitem download, eles também não estarão no pacote gerado.

O conteúdo compactado será disponibilizado na pasta Meus documentos do usuário que solicitou o download.


Visualizar pasta ou documento

01. Acessar o resultado da busca conforme o item Buscar documentos.

02. Clicar sobre a descrição do documento ou pasta que deseja visualizar.

Se o item escolhido for uma pasta, será aberta a estrutura dos documentos dentro desta pasta escolhida.

Se o item for um documento, será apresentada a tela de Visualização do documento.



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