Documento externo é a publicação de um link de acesso externo à plataforma, que possui as mesmas propriedades de um documento comum, porém é necessário informar uma URL de acesso externo.
Quando é utilizado o protocolo de transferência HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure) somente é possível incluir documentos externos que direcionem para um local que também utilize esse protocolo.
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de gravação no local escolhido.
01. No local desejado para a criação do documento, acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
02. Acionar Documento externo.
Ao acionar essa opção, é exibida a janela na qual é possível incluir um documento no modo avançado, ou seja, que permite definir as propriedades do documento. |
03. Inserir uma descrição que identifique o novo documento.
04. Na aba Informações gerais, inserir as informações solicitadas.
A maioria das informações requisitadas nessa aba são comuns em todos os documentos, por isso podem ser conferidas na documentação sobre Propriedades do documento. |
05. Acionar a aba Documentos relacionados.
Essa aba permite relacionar ao documento externo, um outro documento que seja útil para o leitor. Ver imagem.
Quando houver um documento relacionado, o usuário pode acessar as propriedades através do botão Ações do documento > Visualizar propriedades. Com isso, na área Lista de documentos relacionados, será possível clicar sobre o documento em questão e visualizá-lo. |
06. Acionar a aba Aprovação e definir os critérios de aprovação para o documento externo, se desejado.
| Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento. |
07. Acionar a aba Segurança e definir os critérios de segurança para o documento externo, se desejado.
| Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento. |
08. Acionar Salvar.
01. Localizar e acionar o nome do documento externo que se deseja visualizar.
02. Visualizar o seu conteúdo.
| Ao visualizar o documento externo é possível efetuar algumas ações, tais como visualizar suas propriedades, visualizar informações sociais, copiar o seu link, dentre outras opções. Mais informações podem ser obtidas em Visualização de documentos. |
Essa opção é apresentada somente para usuários que não são administradores.
01. Localizar o documento externo para o qual se deseja solicitar permissões adicionais.
02. Posicionar o mouse sobre o nome do documento externo.
03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais do documento externo.
| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível solicitar permissões adicionais no documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Solicitar permissão adicional em pasta ou em documento. |
Para efetuar essa ação, é necessário que a coluna Prioridade esteja sendo apresentada. Caso não esteja, verifique o item Visualizar prioridade do conteúdo da pasta.
01. Localizar o documento externo para o qual se deseja definir prioridade.
02. Na coluna Prioridade clicar sobre o espaço correspondente à prioridade.
03. Inserir uma prioridade numérica para o documento externo e pressionar a tecla Enter no teclado.
A priorização de pastas ou de documentos é utilizada exclusivamente para ordená-los pela sua prioridade na navegação de documentos. É possível definir prioridade para todos os tipos de documentos que podem ser publicados. Para visualizar o conteúdo de uma pasta ordenado por sua prioridade, basta efetuar um clique sobre a coluna Prioridade. |
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de leitura no local escolhido.
01. Localizar o documento externo para o qual se deseja efetuar uma ação social.
02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do documento externo.
| Mais informações sobre as ações sociais que podem ser efetuadas para um documento externo na navegação de documentos podem ser obtidas em Apoiar pasta ou documento, Comentar em pasta ou em documento e Compartilhar pasta ou documento. |
01. Localizar o documento externo que se deseja acompanhar.
02. Acionar o ícone Notificar, localizado depois da área de ações sociais ao lado direito do nome do documento externo.
| Mais informações sobre o recurso Acompanhar podem ser obtidas em Acompanhar documento. |
01. Localizar o documento externo que se deseja definir como favorito.
02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome do documento externo.
| Mais informações sobre o recurso Favoritos podem ser obtidas em Definir pasta ou documento como favorito. |
Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de modificação no documento escolhido.
01. Localizar o documento externo que se deseja renomear.
02. Acionar 
Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo, e acionar Renomear.
03. Incluir o novo nome e acionar Renomear.
01. Localizar o documento externo que se deseja editar.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.
03. Acionar Propriedades.
04. Editar as propriedades desejadas.
A maioria das informações requisitadas nessa aba são comuns em todos os documentos, por isso podem ser conferidas na documentação sobre Propriedades do documento. |
05. Acionar Confirmar.
01. Localizar o documento externo do qual se deseja restaurar uma versão antiga.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.
03. Acionar Propriedades.
| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível restaurar uma versão antiga do documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Restaurar versão de documento. |
01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja copiar para outro local.
02. Acionar Copiar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
| Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Copiar e colar pasta ou documento. |
01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja recortar para outro local.
02. Acionar Recortar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
| Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Recortar e colar pasta ou documento. |
01. Localizar e selecionar o documento externo do qual se deseja criar um documento espelho.
02. Acionar Espelhar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível concluir a criação de um documento espelho do documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Espelhar documento. |
01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja eliminar.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Remover.
| Ao acionar essa opção é exibida uma mensagem informando que o documento externo foi removido. Porém, ele apenas é eliminado da estrutura da navegação de documentos, permanecendo na Lixeira. Quando o Controle de cotas está ativo, o espaço ocupado pelo documento externo na pasta será liberado apenas quando este for removido da Lixeira. Mais informações sobre como restaurar ou remover o documento externo definitivamente da plataforma podem ser obtidas em Lixeira. |
Esta documentação é válida a partir da atualização 1.7.0 - Lake. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |
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$("b:contains('oculto')").parent().parent().hide();
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referente ao documento relacionado.
