O objetivo deste guia é descrever as orientações e os padrões a serem seguidos para a criação de workflows a serem disponibilizados no Fluig.
A ideia é que os ERPs possam centralizar no Fluig processos de negócio que são de maior importância e que possuam um fluxo de atividades que são executadas por pessoas ou áreas diferentes. Com esses processos centralizados no Fluig, o usuário terá suas atividades (pendências de execução) centralizadas em um único local. Por meio da central de tarefas ele pode acessar os workflows de diferentes áreas que estão com atividades sob sua responsabilidade.
Um exemplo bastante comum são gestores que necessitam analisar e aprovar workflows em diferentes sistemas, ao invés de entrar em cada um deles para fazer as devidas aprovações, tendo os workflows liberados no Fluig, ele terá essas atividades todas centralizadas.
Outra grande vantagem de ter os processos de negócio no Fluig é o acompanhamento das atividades. O solicitante, por exemplo, consegue identificar em que fase do processo sua solicitação se encontra.
Para que seja possível flexibilizar a utilização dos workflows, é necessário modulariza-los utilizando o recurso de sub processos. Com a modularização dos workflows tem-se os seguintes benefícios:
Um exemplo para ilustrar essa situação seria o workflow do processo de compras (aquisição de material). De forma simplificada, pode-se definir duas atividades para este processo: solicitar compra (executada por um solicitante) e aprovar compra (executada por um aprovador). Se for criado um único workflow “Processo de Compra” com essas duas atividades, sem criar sub processos, perde-se a flexibilidade de gerar uma solicitação de compra pelo ERP, e apenas aprovar pelo Fluig, por exemplo. Com os sub processos, tem-se um workflow de “Aprovação de Compra” e outro como “Processo de Compra” que utiliza o anterior como como um sub processo. Com essa arquitetura o usuário pode criar uma solicitação pelo Fluig, utilizando o workflow de “Processo de Compra” ou então criar a solicitação pelo ERP e a aprovação será realizada pelo Fluig utilizando o workflow “Aprovação de Compra”.
Com essa modularização é possível também definir usuários diferentes para que sejam gestores de cada parte do processo, gerando assim mais segurança para as informações.
O desenho do processo no Fluig deve sempre separar as tarefas conforme os papéis e esses devem ser representados por raias. No exemplo citado anteriormente sobre o workflow de compras, temos duas raias, uma onde ficam a(s) atividade(s) executada(s) pelo solicitante e outra onde ficam a(s) atividade(s) executada(s) pelo aprovador.
Com a utilização dos sub processos, há também a vantagem de que não existirá um único formulário para todo um processo de negócio, facilitando assim futuras manutenções e desenvolvimentos. Existirá uma forma em que o sub processo pode acessar dados do formulário do processo pai, por meio de funções chamadas por customização que são disponibilizadas para isso. Uma vez que tenha sido criado um sub processo, o processo pai também passa a ter acesso aos dados do formulário do sub processo.
Ao visualizar um workflow que possui sub processos graficamente, num primeiro momento o sub processo aparece apenas como uma tarefa do workflow principal. Se o usuário desejar, ele pode consultar o histórico do workflow e, neste caso, constará o sub processo gerado. Para o usuário verificar as solicitações filhas (iniciadas a partir da atividade que é um sub processo) é necessário acionar a aba Histórico dos dados da solicitação. Estão disponíveis links para acesso a tais solicitações.
Com o controle de processo principal e sub processos, quando o principal é cancelado por algum motivo, todos os sub processos que pertencem a ele podem ser automaticamente cancelados também. Este cancelamento “automático” é parametrizado pelas propriedades do sub processo quando ele for definido.
Para que seja possível utilizar os sub processos de forma efetiva, muitas vezes o processo principal precisa saber o que ocorreu no sub processo para direcionar o workflow. Por esse motivo é possível que ao término de um sub processo sejam recuperados valores de seu processamento.
Especialmente para workflows que representam a aprovação de algum tipo de documento/processo, existem algumas estruturas que são comuns, por isso foram estabelecidos alguns padrões a serem seguidos ao modelar esse tipo de workflow.
Ao identificar que um workflow deve possuir uma hierarquia de aprovadores, a primeira coisa a ser verificada é se essa hierarquia é fixa ou dinâmica. Por exemplo, supondo que uma solicitação de compra deva passar sempre por três níveis de aprovação (três pessoas diferentes), pode-se dizer que essa é uma hierarquia fixa. Neste caso, é possível definir o processo desenhando as atividades de forma fixa no workflow, conforme apresentado abaixo. Mesmo que os usuários que aprovarão sejam diferentes para cada nível, conforme o item ou área, ainda assim a hierarquia é fixa no workflow.
Quando existir uma atividade que necessita passar por uma hierarquia dinâmica de aprovadores, ou seja, mudam os usuários, as ordens de execução, quantidade de usuários entre outras variações, deve-se utilizar o recurso de “ad-hoc”. Com esse recurso é possível gerar as atividades conforme a necessidade, de forma sequencial ou paralela. Na sequência, um exemplo do workflow de compras, que possui as tarefas de criação da solicitação e aprovação. A atividade “Aprovar Solicitação” pode variar, por exemplo, conforme o item e passar por hierarquias diferentes. A seguir são apresentados alguns exemplos.
Hierarquia 1: Líder > Coordenador > Gerente > Diretor
Hierarquia 2: Coordenador > Gerente > Diretor
Hierarquia 3: Gerente > Diretor à RH
Hierarquia 4: Coordenador > RH
Após a atividade “Criar Solicitação” é executada a aprovação da solicitação que é o “ad-hoc”. Neste caso, ao chegar nesta atividade é executada uma lógica para identificar a primeira atividade a ser gerada/executada. Esta lógica consulta o ERP para saber qual atividade a ser gerada, para qual usuário etc. Ou seja, todas as regras que existem para determinar as próximas atividades/aprovações são mantidas no ERP. A inteligência das regras de negócio continua com o ERP, o Fluig fica com a parte do workflow.
Inicialmente, ao consultar o diagrama do workflow, que contém a atividade “ad-hoc”, não é possível visualizar o detalhe de todas as atividades, pois elas são geradas dinamicamente no momento em que o workflow atinge o ponto da atividade “ad-hoc”. As atividades "ad-hoc" fazem parte do processo workflow. A única diferença é que elas são criadas dinamicamente e não adicionadas durante a modelagem do processo. As tarefas geradas em uma atividade "ad-hoc" estão disponíveis no formulário enquanto a atividade ainda não foi executada pelo usuário responsável. A rastreabilidade ocorre como uma solicitação de qualquer processo (pela consulta e aba Histórico), pois a única diferença é na sua criação (dinâmica X atividades modeladas no fluxo do processo).
Considerando como exemplo a hierarquia 2, apresentada anteriormente, o diagrama do workflow vai sendo apresentado da seguinte forma, conforme as atividades:
Início:
Após finalizar a etapa de criação de solicitação, é gerada a seguinte: aprovação pelo coordenador:
Após a aprovação pelo coordenador, é gerada a seguinte: aprovação pelo gerente:
Após a aprovação pelo gerente, é gerada a seguinte: aprovação pelo Diretor:
Como se pode observar, no final da execução de cada tarefa é executada a lógica para verificar se existe uma próxima a ser realizada. Neste exemplo, ao finalizar a etapa de aprovação pelo diretor, não há mais tarefas a serem geradas e então o workflow é finalizado. Se houvessem mais tarefas a serem executadas após o “ad-hoc”, elas seriam executadas na sequência, após finalizadas as tarefas do “ad-hoc”.
Caso exista um processo onde a hierarquia de aprovadores ou atividades seja dinâmica mas já é conhecida no início do fluxo, é possível que, ao executar a atividade “ad-hoc”, já sejam geradas todas as tarefas. Esse recurso deve ser utilizado no caso de processos dinâmicos onde não há grande possibilidade de mudanças das atividades a serem executadas. A vantagem é que neste caso é possível visualizar todas as atividades do “ad-hoc” no momento em que ela é iniciada.
A aprovação técnica é um tipo de aprovação que normalmente é utilizada em conjunto com outros tipos. Ela serve para que um usuário especialista possa avaliar se as especificações do que está está sendo solicitado/comprado está de acordo com as necessidades da empresa, com os requisitos técnicos necessários, entre outras análises que os aprovadores financeiros não tem condições de avaliar. Conforme as regras da empresa, esse tipo de aprovação ocorre paralelamente aos outros tipos de aprovações ou, então, pode ser pré-requisito para os demais tipos de aprovação.
Não há complexidade em desenhar um workflow com o tipo de aprovação técnica, pois é uma atividade comum no workflow que será direcionada a um usuário conforme parametrizado no ERP (que pode ser configurado, por exemplo, por família de produto, por produto etc.). Um diferencial da aprovação técnica é que normalmente ela não está atrelada a regras que existem para aprovações financeiras, por exemplo, não validam limites de aprovação do usuário em questão.
Na sequência, é apresentado um exemplo da utilização da aprovação técnica que precede uma aprovação por hierarquia. Neste caso, podemos supor que se está solicitando a compra de um notebook para um funcionário que irá entrar na empresa. A aprovação técnica poderia ser direcionada a alguém da área de infraestrutura (TI) e, após a aprovação desse usuário, passaria para aprovação financeira de coordenador, gerente e diretor, por exemplo.
Ao mesclar a aprovação técnica com os outros tipos de aprovação é que acabamos gerando a complexidade dos workflows, pois em alguns momentos a aprovação técnica pode ser paralela aos outros tipos, em outros momentos predecessora, e assim por diante. Esse dinamismo entre os tipos de aprovação será apresentado mais adiante.
A aprovação que aqui chamamos de padrão é a aprovação mais simples que temos, onde um documento é enviado para um determinado usuário aprovar. Basicamente, a mesma ideia de que a aprovação técnica apresentada anteriormente, com a diferença de que não há essa responsabilidade técnica da aprovação. Por exemplo, em uma empresa, onde não existe uma hierarquia de aprovadores e complexidade no processo de aprovação, poderia ser criada uma aprovação padrão, que cairia somente para o diretor da empresa aprovar.
Esse tipo de aprovação consiste em enviar um processo ou um documento para uma lista de usuários avaliarem. Conforme as regras do ERP, desta lista de usuários, um determinado número precisa aprovar para que ele seja considerado efetivamente como aprovado. A lista de aprovadores ou consenso é utilizada quando se tem um grupo de usuários que podem aprovar um determinado documento, sem necessariamente nomear um aprovador. Por exemplo, o documento deve ser aprovado por um dos diretores da empresa. Neste caso, é gerada uma lista de usuários aprovadores, onde estão todos os diretores da empresa. Quando o documento for para aprovação, todos os diretores receberão essa pendência, porém, assim que o primeiro aprovar, o documento será considerado como aprovado, eliminando a necessidade dos demais diretores aprovarem.
Para utilizar esse tipo de aprovação no Fluig, pode ser utilizada uma atividade comum, marcando como sendo uma atividade conjunta. Dessa forma, esse tipo de aprovação também só gera complexidade ao ser utilizado em conjunto com outros tipos de aprovação.
O tipo de aprovação por faixa de valores consiste na determinação dos aprovadores de um determinado documento, conforme o seu valor. Por exemplo, até um determinado valor é o coordenador que deve aprovar, acima desse valor e até um limite um pouco maior, o gerente que deve aprovar e, passando disso, a aprovação seria pelo diretor. Isto caracteriza uma aprovação por faixa de valores (alçada). Quando são níveis fixos de aprovação, pode ser desenhado o fluxo com o direcionamento no workflow, conforme abaixo:
Se as faixas de aprovações são dinâmicas, ou seja, não é possível definir quantos níveis de aprovação existirão antes da criação do documento, é necessário utilizar o recurso de “ad-hoc” para gerar as atividades em tempo de execução do workflow.
Por exemplo, imagine que no ERP existam essas regras descritas na tabela apresentada a seguir. Conforme o item criado na solicitação, as faixas de aprovação serão diferentes e, possivelmente os aprovadores de cada faixa, para cada item também.
| Item da Solicitação | Faixas de Aprovação | Aprovador da Faixa |
|---|---|---|
Item X | De 0,00 até 1.000 | Líder |
De 1.000,01 até 5.000 | Coordenador | |
De 5.000,01 até 999.999.999.9999,99 | Gerente | |
Item Y | De 0,00 até 1.000 | Líder |
De 1.000,01 até 5.000 | Coordenador | |
De 5.000,01 até 50.0000,00 | Gerente | |
De 50.000,01 até 999.999.999.9999,99 | Diretor | |
| ||
| Item Z | De 0,00 até 999.999.999.9999,99 | Diretor |
Temos um nível de complexidade um pouco maior quando, para cada faixa de aprovação, ao invés de existir apenas um aprovador, existe uma hierarquia de aprovadores. Abaixo é detalhado um exemplo com essa situação:
| Item da Solicitação | Faixas de Aprovação | Aprovadores da Faixa |
|---|---|---|
| Item X | De 0,00 até 1.000 | Líder |
De 1.000,01 até 5.000 | Líder | |
| Coordenador | ||
De 5.000,01 até 999.999.999.9999,99 | Líder | |
| Coordenador | ||
| Gerente | ||
| Item Y | De 0,00 até 1.000 | Líder |
De 1.000,01 até 5.000 | Líder | |
Coordenador | ||
De 5.000,01 até 50.0000,00 | Líder | |
Coordenador | ||
Gerente | ||
De 50.000,01 até 999.999.999.9999,99 | Líder | |
Coordenador | ||
Gerente | ||
Diretor | ||
| Item Z | De 0,00 até 999.999.999.9999,99 | Líder |
Coordenador | ||
Gerente | ||
Diretor | ||
Neste caso, após a atividade "Criar Solicitação" é necessário gerar, por meio de uma atividade “ad-hoc”, todas as aprovações que devem ocorrer. A seguir é apresentado um exemplo de como ficaria uma solicitação com os três itens do exemplo acima:
Conforme citado anteriormente, todos os tipos de aprovação podem ser utilizados em conjunto e neste ponto teremos que tratar o paralelismo de atividades e flexibilidade no momento que devem ser executadas. Ou seja, tratar no workflow todo o dinamismo de parametrizações que o ERP permite.
Quando houver a necessidade de utilização de atividades paralelas, se elas tiverem uma estrutura fixa, pode-se utilizar o recurso de “Fork-Join” para tratar o pararelismo no próprio desenho do workflow. Porém, quando o paralelismo for dinâmico, ou seja, não há como prever antes do workflow estar em andamento se haverá paralelismo entre as atividades ou quantos fluxos de atividades paralelas serão utilizados, o recurso é utilizar uma atividade “ad-hoc” para contemplar a situação.
Explicação. Exemplo para links e anexos.
O fonte do exemplo citado pode ser baixado a partir do seguinte link:
Exemplo de macro para bloco de código:
Macro para código. Em editar é possível selecionar a linguagem. |
Exemplo de Nota
Insere Nota |
Exemplo de Observação
Insere Observação |
Assunto, exemplo com marcadores. A seguir apenas um passo.
Figura 1 - Exemplo de imagem (centralizada). Legenda negrito e justificada.
Comentário sobre o assunto. Macro para passo a passo.
Acompanhe os passos a seguir:
Abaixo é utilizado o exemplo de interação passo a passo. Facilita o entendimento.
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Obrigatório, conforme o que for utilizado no texto.
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Criar solicitação |
Aprovação Nível 1 |
Aprovação Nível 2 |
Aprovação Nível 3 |
Gerente
