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Produto: TOTVS Business Conector Versão: 11.80

Processo: Integração RM x GED – ECM

Subprocesso: Upload de Documento, Fluxo de Aprovação e Certificação Digital utilizando a opção “Sub-pastas da pasta mapeada”.

Introdução

Os computadores e a internet são largamente utilizados no processamento de informações, troca de mensagens e documentos. No entanto, essas transações eletrônicas necessitam de mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade aos dados. A certificação digital garante esses mecanismos.

Neste documento será demonstrado um dos funcionamentos da Integração da Linha RM a sistemas GED (Gestão Eletrônica de Documentos) incluindo a Assinatura Digital de Documentos (Certificação).

A integração pode ser realizada utilizando três níveis de processos, através da combinação dos parâmetros Ativa Fluxo de Aprovação e Ativa Certificação Digital.

Além das opções de utilizar Pasta Mapeada, Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas da pasta mapeada, ou utilizar o retorno de uma coluna DataServer como nome da pasta.

Neste como fazer será demonstrado o funcionamento com as duas flag´s marcadas = Ativa Fluxo de Aprovação e Ativa Certificação Digital, utilizando a opção de Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas da pasta mapeada.

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Procedimentos

(No RM)

1. Acesse o TOTVS Integração / Ferramentas / Parâmetros / Avançar.

2. Selecione a opção: Linha RM x GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

3. Informe os dados necessários para a integração.

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Detalhamento dos Campos:

- Servidor e Porta: servirão para a conexão com o ECM. Informe o nome completo do servidor ECM, não a url (formatos válidos: ECMServer, ECMServer.BH01.local etc).

- Usuário e Senha: informe usuário e senha cadastrados no ECM, sendo que no ECM ele deve possuir permissões de administrador.

- Grupo de Usuário: informe o Grupo de Usuário cadastrado no ECM, quando o RM sincronizar usuários para o GED este grupo será usado.

- Empresa: informe a Empresa cadastrada no ECM, toda a integração será feita para uma única empresa do ECM.

- Log: Escolha o nível de detalhamento do log, ou seja, quais as mensagens de integração serão gravadas no Monitor da Fila de Integração. Os níveis possíveis são:

  • Erro = Grava somente mensagens de erro e informações essenciais.
  • Erro e Alertas = Inclui eventuais mensagens de alerta retornadas do ECM.
  • Trace = Grava todas as informações, sucesso ou falha, em detalhes. (Avaliar real necessidade, porque pode gerar grande número de registros).

4. Sincronize os usuários no RM.

Acesse: Serviços Globais / Segurança / Usuários / Selecione o usuário / Processos / Sincroniza usuários do Corpore com o GED.

5. Clique em Executar.

image O sistema emitirá uma mensagem de sucesso:

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(No ECM)

6. Acesse o ECM, informe o usuário e a senha.

7. Clique em Colaborador.

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8. Selecione o usuário sincronizado e clique em Editar.

9. Acesse a aba segurança e confirme o grupo.

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(No RM)

10. Acesse o cadastro do RM que será associado à integração e selecione o registro.

Por exemplo: TOTVS Gestão do Relacionamento com o Cliente / Marketing / Prospect-Suspect

11. Acesse: Anexos / GED / Gerenciar.

12. Para realizar esta etapa, selecione o tipo de configuração para o upload dos arquivos, que pode ser:

  • Utilizar Pasta Mapeada
  • Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas da pasta mapeada
  • Utilizar o retorno de uma coluna DataServer como nome da pasta.

Neste como fazer, iremos selecionar a opção Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas da pasta mapeada. Nesta opção, é possível no momento do upload do documento no RM escolher qual será a pasta para o upload do mesmo.

Marque a opção e Selecione a pasta desejada.

Clique em Avançar / Executar.

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13. No mesmo cadastro, acesse Anexos / GED / Integração GED.

14. Clique em incluir, seleciona a sub-pasta e insira o arquivo (documento).

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15. Para visualizar o arquivo no RM, dê um clique duplo no registro e clique em Visualizar.

O documento será aberto no ECM para visualização.

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(No ECM)

16. Acesse o ECM e informe o usuário e a senha.

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17. Acesse: Central de Tarefas.

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18. Clique em: Documentos a Aprovar.

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19. Localize o documento.

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20. Dê um duplo clique no registro.

Acesse a aba Aprovação e clique no botão Aprovar Documento.

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21. Preencha a observação e clique em Aprovar.

O documento será excluído da Central de Tarefas após a aprovação e encaminho a Navegação de Documentos.

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22. Acesse a Navegação de Documentos.

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23. Acesse a pasta que foi configurada para inserção do documento.

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24. Na aba Versão / Revisão é possível verificar a data que o documento foi aprovado e o seu status.

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Informações Adicionais

Esta integração pode ser feita em três possibilidades distintas*, mas o foco deste documento é a Integração de documentos (GED) – Linha RM x ECM. Confira mais detalhes sobre as demais possibilidades em nossas documentações.

*Possibilidades:

  • Integração de documentos (GED) – Linha RM x ECM
  • Integração de documentos (GED) – Linha RM x MS SharePoint
  • Integração de Conteúdo – Linha RM x MS SharePoint

Data de produção do documento: 13/01/2012

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