Boletim Técnico - Evento Contábil de Aquisição

No Bonum.Net todas as contabilizações são feitas utilizando eventos contábeis. O recurso de eventos contábeis permite maior flexibilidade na definição das contabilizações existentes no sistema. Para cada processo será necessário criar um tipo de evento.

Exemplo: Precisaremos criar um evento de aquisição, um evento para baixas, acréscimos, depreciações etc.

Cada empresa pode parametrizar os seus eventos para contabilizar de acordo com as contas desejadas, portanto a contabilização ficará bem flexível e permitirá que cada empresa monte seus eventos de acordo com seus processos internos de contabilização.

Este documento tem o objetivo de explicar o funcionamento do evento contábil de Aquisição padrão que é disponibilizado a partir da versão 11.50 ou superiores

Desenvolvimento/Procedimento

Na conversão das tabelas do TOTVS Gestão Patrimonial para a versão 11.50 ou superiores, o sistema já cria o evento contábil de Aquisição e vincula o mesmo aos grupos de Patrimônios existentes na coligada. Com isto, o trabalho do responsável pelo sistema será de revisar os eventos que foram convertidos, e se desejado poderá alterar o evento para contabilizar de acordo com a necessidade da empresa.

Em caso de dúvidas consulte o help do aplicativo ou entre em contato pelo help desk.

No TOTVS Gestão Patrimonial a aquisição de um patrimônio pode ser feita manualmente ou via integração com o módulo de compras (RM Nucleus). No caso dos patrimônios originados do Nucleus a contabilização da aquisição é feita na inclusão do Movimento, portanto somente as aquisições de Patrimônio manuais pelo TOTVS Gestão Patrimonial é que serão contabilizadas.

Antes de citarmos os campos e itens do evento contábil de Aquisição, vamos apresentar o conceito sobre o processo de Aquisição de Patrimônios.

Ex: Vamos supor que a empresa adquiriu um veículo para realizar a entrega de mercadorias . Esta operação significa que houve uma entrada no ativo imobilizado da empresa, e uma saída de recursos para a aquisição do veículo, a saída de dinheiro do caixa da empresa pode ser considerado a saída do recurso.

Assim a contabilização ficaria da seguinte maneira:

Débito – Conta de Veículos

Crédito – Conta Caixa

Na contabilidade os débitos são considerados “aplicações” e os créditos “Origens de Recursos”. Devemos sempre lembrar que as contas contábeis pertencem à empresa, ou seja, os débitos (aplicações) registrados no ativo são devedores porque pertencem aos sócios da empresa e os créditos registrados no Passivo e Patrimônio Líquido são credores porque os mesmos possuem créditos com os sócios da empresa, por este motivo as contas do Ativo são devedoras (com algumas exceções) e as contas do passivo são credoras (com algumas exceções).

A seguir vamos apresentar as pastas/campos existentes em um evento e a configuração do evento de aquisição:

1- Pasta - Identificação:

Processo: Neste campo é informado o processo que corresponde o evento, em nosso exemplo o processo é “Aquisição”.

Inativo – Quando esta opção estiver marcada o evento contábil estará inativo e não poderá ser utilizado nas contabilizações..

Número: Corresponde ao número do evento

Nome: Corresponde ao nome do evento

Calcular valor a partir de:

Define como o valor dos itens contábeis será calculado, podendo ser através de fórmula ou percentual. Estes dois itens serão informados posteriormente nos itens do Evento Contábil

Fórmula: O evento pode possuir uma fórmula para cálculo do valor da contabilização.

Vamos supor que seja criado uma fórmula no RM Bonum para buscar o valor de Aquisição menos o valor de determinado imposto x. Ao criar o evento de aquisição e utilizar esta fórmula o valor a ser contabilizado para os itens do evento serão calculados pela fórmula vinculada ao mesmo.

OBS: Na versão 11.50 os eventos não são calculados por fórmula.

Percentual: O evento pode ser calculado por percentual. Ex: No evento de aquisição, ao incluir um item do evento deve ser definido o valor de aquisição, deste valor o usuário informa qual percentual irá contabilizar. Lembrando que os itens à débito e à crédito devem sempre fechar em

Buscar Filial/Depto em: Neste campo deve ser informado de onde deseja-se buscar os dados de filial e departamento.

Se fôr informado a opção “Evento Contábil”, ao contabilizar o processo, o sistema irá verificar em cada item do evento dentro da pasta “Dados Complementares”, a filial e Depto informados.

Se fôr informada a opção “Default Contábil”, na contabilização do processo, o sistema irá verificar a filial e depto que estão informadas nos default’s das tabelas que estão sendo utilizadas nos itens do evento contábil.

Buscar Centro de Custo em: Da mesma maneira que os dados de filial e departamento, deve ser informado onde os dados de centro de custo serão buscados para que sejam informados na contabilização.

Importante: O Evento Contábil tentar buscar Filial/Departamento ou Centro de Custo conforme a ordem definida (para mudar ordem utilize as setas).

Exemplo C. Custo:

- Ordem parametrizada

1º Patrimônio - Se não achar no Patrimônio tenta achar no Evento Contábil

2º Evento Contábil - Se não achar no Evento Contábil tenta achar no Default Contábil

3º Default Contábil - Se não achar no Default fica sem centro de custo

Aplicar Centro de Custo em: Define em qual dos itens (Débito ou Crédito) o centro de custo será preenchido.

Algumas empresas não informam centros de custos em determinadas contas, então deve-se informar neste campo em quais contas a informação será gerada.

Agrupa Partida Contábil: Marcando esta opção, se os itens do evento (contas contábeis) possuírem mesma conta, centro de custo, filial, departamento e histórico padrão, os itens são agrupados gerando somente uma partida contábil

2 – Pasta – Itens do Evento Contábil

O item de evento representa a parametrização identificando de onde virão as informações contábeis que irão compor o lançamento contábil. Cada item pode ser responsável em gerar uma ou mais Partidas do lançamento contábil.

Aplicar:

Define a origem das informações que serão processadas por este item de evento, ou seja, quando o evento for processar este item a informação virá do contexto do item informado no campo “Aplicar”.

Origem da Conta:

Especifica qual é a origem da conta que será preenchida na Partida do Lançamento Contábil.

Tabela Default: As partidas serão carregas conforme o cadastro do default informado.

Informar Conta: A partida será gerada com a conta informada pelo usuário no item de evento.

Buscar Default:

Define onde o item de evento vai buscar as informações contábeis que irá compor o lançamento contábil. Cada item listado nesta opção possui em seu cadastro a opção default contábil, é neste default contábil que o evento busca as informações.

Opções disponíveis para:

-Filial

-Centro de Custo

-Departamento

-Localização

- Grupo de Patrimônio

- Cenário Patrimônio

- Conta do Processo de Contabilização

Classificação do Centro Custo:

A classificação do Centro de Custo funciona como um filtro aplicado sobre o centro de custo informado nos defaults contábeis a ser carregado (parametrizado no tópico acima).

Exemplo:

Se você informar no item de evento uma classificação “02 - Administrativo”, o evento contábil somente irá carregar do default contábil as partidas que tiverem o centro custo com a classificação “02 - Administrativo”.

Classificação Conta:

A Classificação da conta funciona igual à Classificação por Centro de Custo, ou seja, como um filtro, pois neste caso somente serão carregados do default contábil as Partidas que tiverem com a mesma classificação informada nos itens do evento contábil.

Valor/Fórmula:

Identifica a origem do valor que ira ser aplicado nas Partidas a ser gerada.

Percentual:

Percentual a ser aplicado no valor identificado no campo “Valor”.

Itens Gerenciais

Os itens gerenciais correspondem a parametrização para o preenchimento do rateio das Partidas contábeis geradas pelo item de evento, isto quando a conta identificada exigir rateio.

Origem Conta:

Específica à origem da conta gerencial a ser preenchida no rateio da Partida contábil processada pelo evento contábil.

Opções disponíveis:

Tabela Default:

Esta opção permite que a conta gerencial venha da tabela default a serem identificados no item gerencial, neste caso os cadastros a ser listado possui um campo chamado “Conta Gerencial” de onde o evento irá pegar.

Informar Conta

O usuário informa a conta a ser gerada no rateio da Partida Contábil.

Contabilidade (Rateio default da conta contábil):

O evento contábil busca o rateio informado no cadastro da conta contábil, lembrando que não obrigatório ter este rateio na contabilidade.

Default Contábil:

O evento busca a conta gerencial do default contábil informado no item de evento. Lembrando que esta opção somente poderá ser selecionada se a opção informar conta no item de evento for igual a “Tabela Default”

Rateio Centro Custo:

Rateio Departamento:

Aplicar em:

Identifica de qual contexto o evento contábil deverá identificar a informação para carregar a conta gerencial.

Descrição e Percentual: Disponível somente para opção “Tabela Default” e “Informar Conta”. Pode ser informado uma descrição para o item gerencial e qual percentual será aplicado

3 – Pasta Identificação do Evento de Aquisição

No evento de Aquisição, a filial/depto e centro de custo estão configurados para buscar as informações no Patrimônio.

4 – Itens do Evento de Aquisição - Débito

O item à débito irá buscar o default de débito existente no grupo de Patrimônio.

Seguindo nosso exemplo, na aquisição do patrimônio seria informado no campo “Grupo de Patrimônio” o grupo corresponde à Veículos. Assim, ao contabilizar a aquisição o sistema irá buscar a conta à debito deste grupo classificada como “Patrimônio”.

Atenção: Os defaults contábeis também são criados automaticamente na conversão da base para todos os grupos de contas existentes antes da conversão. Portanto, somente para os novos grupos de patrimônios é que o usuário precisará cadastrar seus defaults contábeis.

5 – Itens do Evento de Aquisição – Crédito

O item à crédito será informado no processo de contabilização da aquisição. No momento que o usuário estiver contabilizando a aquisição deverá informar a conta à crédito.

Seguindo nosso exemplo, no momento da contabilização da aquisição do patrimônio seria informado a conta Caixa.

Estes são os itens do evento de aquisição padrão, lembrando que o mesmo poderá ser alterado a qualquer momento.

Atenção: Se alguma conta contábil configuradas nos itens de eventos possuírem distribuição gerencial, os itens gerenciais devem ser configurados.