Como Fazer - Nota Fiscal de Entrada: Inclusão de Movimento através da Importação de Arquivo XML de NF-e

Produto: TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento Versão 11.40

Processo do Sistema: Compras / Venda

Sub Processo: Recebimento de Materiais / Devolução de Venda

Sub Processo do Sistema: Nota Fiscal de Entrada - Inclusão de Movimento através da Importação de Arquivo XML de NF-e

Como Fazer

Como Fazer para incluir um movimento de entrada através da importação de arquivo XML de NF-e?

Pré-Requisito

· Para utilização desse recurso será necessário à contratação da oferta ‘TOTVS Colaboração’ que trata de uma parceria da TOTVS com a Neogrid. Esta solução é responsável por verificar junto a SEFAZ a autenticidade do arquivo XML de NF-e.

Para maiores informações, contate seu Executivo de AR.

· Instalação versão 2.03 (ou superior) do TSS.

Favor verificar documentação de instalação do TSS através do link: http://totvsconnect.blogspot.com/2011/03/como-fazer-instalacao-e-configuracao-do.html

· Instalação Biblioteca RM 11.40.40 (ou superior)

Parametrizações Necessárias

TSS

Necessário executar um procedimento manual de configuração no TSS. Solicite apoio ao Analista de Negócios que estará auxiliando na implantação desse processo em sua empresa ou entre em contato com nosso help desk.

Será necessário configurar na tabela SPED000, para cada empresa que irá trabalhar com o processo de Recebimento de XML via TOTVS Colaboração, os seguintes parâmetros:

MV_TOTVSCO à conteúdo = S (Sim)

MV_DOCSCOL à conteúdo = 4 (Recebimento de NF-e)

MV_AMBNFEC à conteúdo = 1 (Produção)

Observação: Esta configuração deve ser feita através de comandos SQL. Atenção ao campo R_E_C_N_O que deve seguir o último sequencial.

TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento

· Informar Usuário e Senha de acesso ao Neogrid (TOTVS Colaboração).

Acessar | Ambiente | Parâmetros Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Integrações | Fiscal | Parâmetros por Filial | Informações do Neogrid

O usuário deverá ser informado no seguinte formato: CNPJ#Usuário (CNPJ da empresa sem os separados, o caracter sustenido (#) e o usuário fornecido pela Neogrid).

Exemplo:

CNPJ: 17.810.358/0001-20

Usuário fornecido pela Neogrid: TOTVS

Informar no RM: Usuário Neogrid = 17810358000120#TOTVS

Atenção: essa parametrização deverá ser realizada para todas as filiais que irão trabalhar com esse processo, ou seja, integradas com o TOTVS Colaboração / Neogrid para recebimento de NF-e.

· Parametrização Tipo de Movimento: Os tipos de movimentos que poderão ser incluídos através da importação do arquivo XML de NF-e deverão ter as seguintes parametrizações:

Acessar | Ambiente | Parâmetros Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Processo (*) | Tipo de Movimento

(*) Identificamos que a funcionalidade de Inclusão de Movimento a partir da Importação de um Arquivo XML de NF-e está associada aos processos / sub processos de negócio:

Compras / Recebimento de Materiais (são incluídos os movimentos de compra de materiais)

Vendas / Devolução de Venda (são incluídos os movimentos de entrada por devolução de venda)

o Etapa: Mov-Outros Dados

Integração TOTVS Colaboração/Neogrid: Marcado

o Etapa Fis – Natureza

Seleção Automática da Natureza: Seleciona por Item, pois no arquivo XML esta informação está associada à TAG de Produtos e Serviços.

o Etapa Fis – Tributação - Item

Os tributos: ICMS. ICMSST, IPI, ISS, PIS e COFINS s/Faturamento devem ser parametrizados por ITEM DE MOVIMENTO. Isto porque de acordo com o layout do XML de NF-e, esses tributos estão vinculados a TAG de produtos e serviços.

Para esses tributos serão levados para a tributação do item de movimento: os valores de base de cálculo, alíquota e o valor do imposto, quando informados no XML.

oEtapa Fis – Tributação - Movimento

Os tributos: PIS-RF, COFINS-RF, CSLL-RF (retidos), IR-RF e INSS (valor da previdência social) devem estar parametrizados no movimento. Isto porque de acordo com o layout do XML de NF-e, esses tributos constam somente na TAG de valores totais, não estando associados aos produtos e serviços.

Para os tributos PIS, COFINS e CSLL RETIDO será levado para a tributação do movimento somente o valor do imposto. Para o IR Retido e o INSS serão levados os valores de Base de Cálculo e o valor do imposto, quando os mesmos forem informados no XML.

Observações:

· É obrigatório que os tipos de movimentos utilizados para inclusão de NF-e de entrada tenham parametrizados os tributos ICMS, ICMS ST e IPI, mesmo que a empresa não tenha crédito desses impostos na entrada. Essa parametrização é necessária devido ao arquivo XML conter informações sobre esses impostos independente da CST. A correta escrituração dos movimentos estará vinculada ao código de CFOP informado no movimento de entrada.

· As naturezas fiscais de entrada com ICMS ST, que serão utilizadas na importação de arquivo XML, devem ter o parâmetro: ‘ICMS ST não considera ICMS próprio’ marcado, isto porque o valor do ICMS ST será carregado do XML e seu valor não deve ser recalculado pelo sistema.

· A parametrização dos tributos PIS e COFINS não é obrigatória no tipo de movimento. Se a empresa não possuir crédito desses impostos na entrada, os mesmo não devem ser parametrizados. Ao importar um XML com valores para PIS e COFINS, se o movimento não tiver esses tributos parametrizados, o sistema irá apresentar uma mensagem alertando dessa divergência e o movimento será incluído normalmente, sendo esses valores desprezados.

· Quando os valores dos tributos forem carregados para o movimento conforme as informações do arquivo XML, o sistema irá considerar que a tributação foi editada, deixando esta informação registrada na grid de tributação. Importante citar que uma vez carregado os tributos para o movimento, o sistema não irá realizar recalculo dos valores dos tributos se o código da natureza de operação for alterado.

· Sugerimos também verificar o tamanho do Número do Movimento, pois o tamanho definido para a NF-e é de até 9 dígitos, isto, para que seja possível carregar para o movimento o número que consta no arquivo XML da NF-e sem inconsistência.

· Sugerimos também verificar o tamanho do Número do Documento Financeiro que deverá ser alterado, tendo seu tamanho aumentado proporcionalmente ao tamanho do número do movimento.

Descrição do Processo

Para incluir um movimento de entrada através da importação de um arquivo XML de NF-e é necessário executar as seguintes etapas:

· Cadastro de XML à consiste no cadastramento do arquivo XML no banco de dados. Neste cadastro será realizada a verificação da autenticidade do arquivo XML da NF-e junto a SEFAZ emitente;

· Inclusão do Movimento à trata-se do processo de inclusão de movimento de nota fiscal de entrada, porém utilizando a importação de um arquivo XML de NF-e.

Cadastro de Arquivo XML

MDI .Net - Acessar | Compras | XML NF-e / CT-e / NFS-e

MDI Delphi – Acessar | Utilitários | Sped | Xml NF-e / CT-e / NFS-e

Para a gestão desse cadastro, foram criadas duas novas tabelas no banco de dados:

TNFEENTRADA à tabela para armazenar os arquivos XML. Com os seguintes campos:

O campo ‘STATUS’ terá as seguintes informações:

P - Pendente (para os arquivos cadastrados e ainda não enviados para validação);

E - Enviado para Validação (para os arquivos que foram enviados para validação de sua autenticidade);

V - Válido (para os arquivos cuja autenticidade foi comprovada junto a SEFAZ). Somente os arquivos com este status poderão ser utilizados para inclusão de movimentos;

I - Inconsistentes (para os arquivos, que por algum motivo, ocorreram erros na transação e devem ser processados novamente, seja enviados ou consultados);

R - Rejeitados (para os arquivos cuja autenticidade não foi comprovada junto a SEFAZ).

TNFEENTRADAHIST à tabela para armazenar o histórico dos processos executados em cada XML.

Neste cadastro será possível executar os seguintes processos:

· Incluir Arquivo XML

· Enviar Arquivo XML para Validação

· Consultar Validação Arquivo XML

· Receber Arquivo XML – Validado

· Exclusão de Arquivo XML

a) Incluir Arquivo XML (clicar no botão INCLUIR)

Esta opção será utilizada para cadastrar os arquivos XML. É o primeiro passo a ser executado.

Neste processo, o usuário irá informar se possui o arquivo XML ou se o mesmo será recebido posteriormente (casos em que o fornecedor trabalha com o ambiente TOTVS Colaboração (NeoGrid) para emissão de suas notas fiscais de saída).

Possuindo o arquivo XML, o usuário irá indicar sua localização. Na sequencia, o sistema irá validar se a empresa emitente da NF-e é um fornecedor cadastrado no ERP. Esta identificação será pelo CNPJ.

Como podem existir bases de dados com mais de um fornecedor cadastrado com o mesmo CNPJ, (inconsistência permitida devido à parametrização do sistema de gestão financeira) encontrando esta situação, o sistema irá abrir uma tela com esses fornecedores para que o usuário selecione o fornecedor no qual será utilizado para incluir o XML e a movimentação.

Se o fornecedor não tiver cadastro no ERP, o usuário poderá cadastrá-lo nesta opção.

Na sequencia, o sistema irá validar se o destinatário da NF-e é uma filial da empresa que está importando o XML. Essa identificação será pelo CNPJ. Caso não identifique a filial automaticamente, o processo de inclusão de arquivo XML será abortado, pois o mesmo não pertence à empresa que está utilizando este recurso.

Se o usuário não possuir um arquivo XML, o sistema abrirá uma tela para que seja informada a filial na qual será importado o XML, o fornecedor e a chave de acesso. Posteriormente estes dados serão utilizados para buscar o arquivo XML junto à solução TOTVS Colaboração (NeoGrid).

O arquivo XML incluído será salvo com status = ‘P – Pendente’.

Observação:

Quando se tem o arquivo XML, existe a possibilidade de se incluir vários XML simultaneamente, Para tal, utilize o Processo |Incluir Múltiplos XMLs| na visão desse cadastro.

Por esta opção será possível marcar vários arquivos XML de uma determinada pasta, que serão incluídos automaticamente. No final do processo, o sistema irá exibir um log informando a situação de cada arquivo selecionado (se foi incluído ou não).

b) Enviar Arquivo XML para Validação

Este processo será utilizado para enviar o arquivo XML (gravado na opção anterior) para validação de sua autenticidade. Neste processo será utilizada a solução TOTVS Colaboração, para consultar, junto a SEFAZ, a autenticidade da NF-e. Importante já ter parametrizado o usuário e senha de integração com o NeoGrid.

Na visão do cadastro de ‘Arquivo XML’, o usuário deverá selecionar os registros que desejar verificar a autenticidade e clicar neste processo. Os arquivos selecionados serão enviados para o TOTVS Colaboração solicitando a confirmação de autenticidade.

Esses registros, após o envio, terão o status alterado para ‘E - Enviado para Validação’ e o campo de DataAtualização atualizado com a data do dia. Um registro na tabela de histórico também será gerado.

c) Consultar Validação Arquivo XML

Como a comunicação com a SEFAZ é um processo assíncrono, ou seja, o envio e o retorno da consulta de validação não são na mesma transação, será necessário solicitar resposta à consulta de validação da autenticidade do XML da NF-e.

Na visão do ‘Cadastro de Arquivo XML’, o usuário deverá selecionar os registros que foram enviados para validação (são os registros com status igual a ‘E - Enviado para Validação’) e clicar neste processo.

O TOTVS Colaboração retornará o resultado da consulta.

Os registros autênticos junto a SEFAZ terão o status alterado para ‘V – Válidos’. Os registros que por algum motivo, não tiverem confirmada suas autenticidades, terão o status alterado para ‘R – Rejeitados’. Neste caso o usuário deverá analisar o histórico de processos, para identificar o motivo pelo qual os mesmos foram rejeitados.

Em ambos os casos, o campo de DataAtualização será atualizado com a data do dia. Um registro na tabela de histórico será gerado.

d) Receber Arquivo XML – Validado

Este processo será utilizado quando o fornecedor (o emitente da nota fiscal) também trabalhar com a solução TOTVS Colaboração para emissão de suas notas fiscais de saída. Neste caso o arquivo XML já estará na base do TOTVS Colaboração e o fornecedor não precisará enviá-lo ao cliente (que neste caso, é a empresa que possui o ERP RM e, irá incluir o movimento da nota fiscal de entrada através da importação do arquivo XML).

Nesta situação o usuário irá incluir um registro na visão do cadastro de ‘Arquivo XML’ sem o arquivo (isso foi explicado no processo de inclusão de Arquivo XML).

O usuário irá selecionar os registros que deseja receber o arquivo XML e clicar neste processo.

O sistema irá buscar através da solução TOTVS Colaboração os arquivos XML, armazenados no banco de dados da Neogrid, que possuem a chave de acesso que foi cadastrada.

Os registros encontrados terão o status atualizado para ‘V – Válidos’. O arquivo XML será carregado para o ERP e o campo de DataAtualização atualizado. Um registro será gravado na tabela de histórico.

e) Exclusão de Arquivo XML

Este processo será utilizado para excluir arquivos inconsistentes ou Rejeitados que por algum motivo não serão utilizados para incluir movimentos.

Arquivos XML validados também podem ser excluídos, desde que não tenham sido utilizados como base para inclusão de movimento, ou seja, não tenham um movimento vinculado.

Inclusão Movimento de Entrada

A inclusão do movimento de entrada com arquivo XML pode acontecer das seguintes maneiras:

· Através da Inclusão Direta de um movimento, ou seja, que não tem pedido de compra;

· Através do Recebimento de Pedido(s) de Compra;

· Através de Cópia por Referencia para as movimentações de Devolução.

Conheça os processos:

Inclusão Direta – sem Pedido de Compra

Na visão de movimento, clicar no ícone ‘Inclusão de Movimento com Arquivo XML’.

Será aberto um wizard de ‘Tradução de arquivo XML’.

Neste wizard deve-se selecionar o arquivo XML que será utilizado para incluir o movimento. Serão apresentados somente os arquivos XML com status de ‘Válido’ e cadastrados na filial selecionada no filtro de movimento.

Os dados do arquivo XML serão carregados na visão.

Na sequencia, deve-se vincular cada item do arquivo XML a um produto cadastrado no ERP.

Observação: Os itens do arquivo XML poderão ser identificados automaticamente durante a execução do wizard de tradução. Para tal é necessário que os produtos tenham cadastrado o código no respectivo cliente/fornecedor. São as informações da tabela TPRDCFO.

Quando o usuário vincular manualmente um produto ao item do arquivo XML, o sistema criará o vinculo do produto ao fornecedor, incluindo automaticamente um registro na tabela TPRDCFO. Esta informação servirá para que nas próximas compras desse mesmo fornecedor, o produto seja identificado automaticamente.

Ao finalizar o wizard, será aberta a edição do movimento. O mesmo terá as informações contidas no XML traduzidas para o ERP. As informações gerenciais do movimento, como local de estoque, tabelas de classificação, condição de pagamento, dentre outras, deverão ser informadas pelo usuário, se o tipo de movimento não possuir default.

Observação: O código da natureza de operação da entrada será preenchido automaticamente, se o tipo de movimento tratar regras de seleção automática. Caso contrário, o usuário deverá informar a natureza de operação manualmente. O tratamento é o mesmo adotado para a inclusão de movimento, quando não se utiliza um arquivo XML.

A correta escrituração dos movimentos, bem como a geração do SPED estará vinculada ao código de CFOP informado no movimento de entrada.

Recebimento de Pedido(s) de Compra

Na visão de Pedido(s) de Compra, selecionar os movimentos que serão recebidos e clicar no ícone ‘Receber’ (processo padrão do sistema, quando se deseja receber um movimento).

Será aberto o wizard de ‘Recebimento / Faturamento de Movimento’. Selecionar as opções conforme necessidades do processo.

Na sequencia, estando o movimento destino parametrizado para integração com o TOTVS Colaboração/Neogrid, o sistema abrirá o wizard de ‘Tradução do arquivo XML’.

Neste wizard deve-se selecionar o arquivo XML que será utilizado para incluir o movimento. Serão apresentados somente os arquivos XML com status de ‘Válido’ e cadastrados na filial selecionada no filtro de movimento.

Os dados do arquivo XML serão carregados na visão.

Na sequencia, deve-se vincular cada item do arquivo XML a um item do Pedido(s) de Compra selecionado para recebimento ou a um produto cadastrado no ERP.

Observação: Os itens do arquivo XML poderão ser identificados e vinculados automaticamente aos itens dos pedidos selecionados por duas maneiras:

· A primeira está relacionada ao arquivo XML ter a informação do ‘número do pedido de compra’ e o ‘item do pedido de compra’ (campos <xPed> e <nItemPed> cujo preenchimento não é obrigatório por parte do fornecedor). Tendo essas informações, o sistema irá verificar se o número do pedido informado no arquivo XML corresponde ao pedido de compra selecionado no processo. Caso afirmativo, irá vincular o item do XML ao item do pedido cujo sequencial corresponde ao número informado como ‘item do pedido de compra’.

Atenção: Como esta informação é livre por parte do fornecedor, o mesmo pode enviar dados incorretos, por isso é extremamente necessário conferir se a vinculação está correta. Caso não esteja, será necessário alterar manualmente a vinculação.

· A segunda está relacionada ao código do produto no cliente/fornecedor, informações da tabela TPRDCFO já descrita no processo anterior.

Não sendo identificado o produto automaticamente, o usuário deverá realizar a vinculação manual.

A pesquisa de itens inicialmente será realizada entre os itens dos pedidos de compras selecionados para recebimento.

Se o item mencionado no arquivo XML não estiver nos pedidos de compra selecionados e mesmo assim seu recebimento for necessário, o usuário poderá pesquisar este item em toda a tabela de produtos, clicando no botão ‘Incluir Item Novo’.

Ao finalizar o wizard, será aberta a edição do movimento. O mesmo terá as informações contidas no XML traduzidas para o ERP juntamente com as informações gerenciais dos pedidos de compras recebidos no processo.

Observação: O código da natureza de operação da entrada será copiado do pedido de compra relacionado, caso o mesmo tenha essa informação. Caso contrário, o sistema irá aplicar a regra de seleção parametrizada no tipo de movimento que está sendo utilizado para registrar a nota de entrada.

A correta escrituração dos movimentos, bem como a geração do SPED estará vinculada ao código de CFOP informado no movimento de entrada.

Cópia por Referencia - Devolução

Na visão do movimento de Devolução, selecionar o processo de ‘Assistente de Cópia por Referência’ (processo padrão do sistema para lançamento de uma devolução).

Será aberto o wizard de ‘Assistente de Cópia de Movimento por Referencia’. Selecionar as opções conforme necessidades do processo.

Na sequencia, estando o movimento de devolução parametrizado para integração com o TOTVS Colaboração/Neogrid, o sistema abrirá o wizard de ‘Tradução do arquivo XML’.

Neste wizard deve-se selecionar o arquivo XML que será utilizado para incluir o movimento. Serão apresentados somente os arquivos XML com status de ‘Válido’ e cadastrados na filial selecionada no filtro de movimento.

Os dados do arquivo XML serão carregados na visão.

Na sequencia, deve-se vincular cada item do arquivo XML a um item do movimento relacionado selecionado.

Para salvar o movimento, o sistema irá executar todas as consistências pertinentes à inclusão de movimentos de devolução, quando gerados através de copia por referência.

Informações Adicionais

- Não se Aplica