O fluxo de alçadas do módulo de compras restringe a manutenção dos documentos de compras emitidos pela empresa aos usuários que possuem permissão para tais ações, bem como, a análise e aprovação dos processos de compras realizados pela empresa. Isto viabiliza a redução de erros na emissão de documentos e garante o controle e gerenciamento dos gastos das compras realizadas. O controle de alçadas reduz os custos operacionais, pois, impede que seja feita uma solicitação de produto ou grupo de produtos, que esteja fora da alçada do solicitante, ou ainda, que seja efetuado um pedido de compras por um comprador ou grupo de compradores que não possui direitos para realizar este procedimento. Desta forma, permite que todo grupo de usuários, devidamente cadastrado como um grupo de solicitantes tenha direito, por exemplo, de comprar materiais de escritório. Ao mesmo tempo, é possível aumentar ou restringir direitos de um usuário pertencente a este grupo.
Observação:
Embora extremamente útil, este cadastro não é obrigatório para o funcionamento do módulo Compras.
O modelo de controle de alçadas é definido da seguinte forma:
- Por hierarquia: O parâmetro MV_APRPCEC precisa estar desativado (F) e o comprador deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificado o valor do documento no momento da aprovação.
Por entidade contábil: o parâmetro MV_APRPCEC precisa estar ativado (T) e o comprador não deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificada a autonomia das Entidades Contábeis que, por padrão, são formadas por Centro de Custo, Conta Contábil, Item da Conta e Classe de Valor.
Por hierarquia e entidade contábil: o parâmetro MV_APRPCEC precisa estar ativado (T) e o comprador deve conter um grupo de aprovação associado, sendo que, nesta condição é verificado o valor do documento e a autonomia das entidades contábeis.
Aprovação direcionada por hierarquia
Esse método de aprovação é recomendado para processos de auditoria, no qual é necessário a avaliação do documento de compra por completo, para configurar dessa forma é necessário informar no comprado.
Aprovação direcionada por entidades contábeis
A aprovação por entidade contábil é recomendada para processos que necessitam separar os itens na forma departamental, possibilitando o direcionamento de aprovação de despesas por área (representadas pela estrutura contábil), promovendo assim mais flexibilidade no fluxo de aprovação.
As entidades contábeis são compostas por Centro de Custo, Conta Contábil, Item da Conta e Classe Valor.
O sistema trabalha de forma recursiva para efetuar o bloqueio, ou seja, é verificada a combinação das entidades que mais se aproxima para efetuar o bloqueio.
O bloqueio de alçadas por entidades contábeis, além de ser feito pela combinação de todas entidades informadas no grupo de aprovação, ele também pode ser feito por aproximação da combinação, no qual o sistema trabalha da seguinte forma:
Ordem das Combinações |
|---|
| CC + CONTA + ITEM + CLVL |
| CC + CONTA + ITEM |
| CC + CONTA |
| CC |
A combinação que o sistema encontrar de acordo com as informações no grupo de aprovação, o sistema efetuará o bloqueio.
Exemplo:
No grupo de Aprovação, consta a seguinte combinação de entidades contábeis:
Centro de Custo | Conta Contábil | Item da Conta | Classe Valor |
|---|---|---|---|
| 001 | 001 | 001 | 001 |
É gerada uma solicitação de compra com três itens diferentes, cujas entidades contábeis estarão da seguinte forma:
Centro de Custo | Conta Contábil | Item da Conta | Classe Valor | |
|---|---|---|---|---|
| Item 01 | 001 | 001 | 001 | 001 |
| Item 02 | 002 | 002 | 001 | 001 |
| Item 03 | 001 | 001 | 003 | 004 |
Os itens 1 e 3 serão bloqueados, pois ambos entram nas combinações citadas acima.
O item 1 entra na primeira combinação: todas as informações das entidades contábeis estão iguais as informadas no grupo de aprovação.
O item 3 entra na penúltima combinação: o Centro de Custo e Conta Contábil estão iguais ao informado no grupo de aprovação, pois o sistema valida todas as informações em ordem do último para o primeiro, até encontrar uma combinação.
O item 2 não será bloqueado, apesar do Item da Conta e Classe Valor serem iguais, o Centro de Custo e a Conta Contábil não são, portanto, não se enquadra em nenhuma das combinações.
Solicitantes
Este cadastro define os usuários com permissão para solicitar a compra dos produtos restritos que pode ser dada por grupo de produtos, quantidade solicitada etc. Aqui é estabelecida a relação o usuário solicitante e os compradores responsáveis pelo atendimento de suas solicitações de compra.
Compradores
O cadastro de Compradores define os usuários que podem gerar/manipular processos de compra como cotações e pedidos. Estabelece a relação entre o comprador e os aprovadores responsáveis pelos documentos gerados por ele com a definição dos grupos de aprovação para pedidos de compra e contratos de parceria.
Grupo de Compras
O Grupo de Compras é o cadastro que agrupa os compradores, geralmente pela categoria de materiais que estes são responsáveis pela compra, responsáveis por manipular as cotações, pedidos de compra e autorizações de entrega.
Aprovadores
Este cadastro define os usuários responsáveis pela aprovação dos diversos documentos de compras que são submetidos ao fluxo de alçadas. São estabelecidos os valores de limites de aprovação, como:
- Aprovador superior (que pode substituir um aprovador, quando necessário).
- Limite: Valor do limite (Verba).
- Tipo Limite (diário, semanal ou mensal) atribuído ao aprovador de acordo com seu tipo.
Grupos de Aprovação
Neste cadastro, os aprovadores são associados em grupos, conforme a hierarquia de aprovação definida pela empresa. O objetivo desse cadastro é fornecer a Árvore de aprovação para os Documentos de compra.
O nível de aprovação dos usuários, dentro do Grupo de aprovação, define a hierarquia de aprovação do grupo. Ao gerar o Fluxo de aprovação, o sistema passa somente ao próximo nível quando o atual estiver aprovado (e assim até todos os níveis aprovarem o documento). Há ainda a possibilidade de configuração de diferentes tipos de aprovação ao utilizar o campo Tipo de Liberação.
Perfis de Aprovação
Este cadastro determina quais os limites de aprovação permitido para cada aprovador, essa amarração será feita no cadastro do grupo de aprovação, onde são definidos os aprovadores e limites. O mesmo perfil pode ser usado para diversos aprovadores, isso promove uma flexibilidade quando há necessidade de mudanças nos limites, pois uma vez alterado no perfil isso já reflete em todos os aprovadores que estão associados.
Substituição de aprovadores
Esta opção está localizada no Grupo de Aprovação, e tem como objetivo substituir os aprovadores que não podem realizar a aprovação por diversos motivos, por exemplo férias, desligamento, alteração na função etc. Com isso, a rotina fica com mais dinâmica, pois nos casos que o usuário não está na empresa é possível fazer o direcionamento das pendências.
Tipos de Compra
A rotina Tipos de Compra tem como objetivo atender as necessidades de classificação dos documentos de alçadas de solicitação de compras e pedidos de compras, assim é possível definir quais regras de cada tipo de compra e suas respectivas diretrizes a serem aplicadas e seu uso é opcional.
Liberação de documento
A rotina de liberação está disponível somente aos usuários cadastrados como aprovadores e que sejam responsáveis pela aprovação de documentos, conforme fluxo determinado pelos cadastros de alçadas. Enquanto a aprovação do respectivo documento não for processada, o fluxo de compra não pode prosseguir e o documento fica bloqueado.
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