Questão:

O órgão gerenciador pode apenas conduzir o processo sem consumir nenhuma quantidade da Ata de Registro de Preços?

Resposta:

Sim. O órgão gerenciador do Sistema de Registro de Preço é responsável por organizar o procedimento licitatório que conduzirá a formação da ata de registro de preços, bem como por gerenciar essa ata.

Convém destacar que o Sistema de Registro de Preços (SRP) é um procedimento bastante utilizado pelo Poder Público no âmbito das licitações e contratações públicas. Está previsto no art. 15 da Lei 8666/93. Trata-se de um procedimento para a Administração catalogar preços para uma futura contratação. O preço é registrado em uma ata que pode vir a servir ao órgão ou entidade responsável pela condução do procedimento e a outras estruturas componentes da Administração. 

A adesão à Ata de Registro de Preços (ARP), por sua vez, foi instituída, no âmbito federal, introduzida pelo Decreto Federal nº 7.892/2013.

De acordo com o Decreto nº 7.892/2013 temos:

Art. 2º Para os efeitos deste Decreto, são adotadas as seguintes definições:

I - Sistema de Registro de Preços - conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras;
II - ata de registro de preços - documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços, fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas;
III - órgão gerenciador - órgão ou entidade da administração pública federal responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente;
IV - órgão participante - órgão ou entidade da administração pública que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a ata de registro de preços;
V - órgão não participante - órgão ou entidade da administração pública que, não tendo participado dos procedimentos iniciais da licitação, atendidos os requisitos desta norma, faz adesão à ata de registro de preços.

A principal figura do SRP é o órgão gerenciador, que é quem conduz o procedimento e quem gerencia ata. É o gerenciador quem instrui o processo, quem realiza a pesquisa de preço, quem realiza negociações de preços registrados e outros procedimentos mais. 

Segundo o Decreto nº 7.892/2013, as competências do órgão gerenciador são:

DAS COMPETÊNCIAS DO ÓRGÃO GERENCIADOR

Art. 5º Caberá ao órgão gerenciador a prática de todos os atos de controle e administração do Sistema de Registro de Preços, e ainda o seguinte:
I – registrar sua intenção de registro de preços no Portal de Compras do Governo federal;
[...]
VII - gerenciar a ata de registro de preços;
VIII - conduzir eventuais renegociações dos preços registrados;
[...]
§ 1º A ata de registro de preços, disponibilizada no Portal de Compras do Governo federal, poderá ser assinada por certificação digital.
§ 2º O órgão gerenciador poderá solicitar auxílio técnico aos órgãos participantes para execução das atividades previstas nos incisos III, IV e VI do caput.

Por fim, é de nosso entendimento que o órgão gerenciador realizará todos os atos de controle e administração do SRP, não sendo obrigatória sua presença como Aderente a Ata de Registro de Preços.