Hablando de opciones de recepción de notificación...

Esta página tiene el propósito de presentar el funcionamiento de cada tipo de notificación enumerada. Es importante mencionar que todas estas notificaciones se presentarán obligatoriamente* en la plataforma, sin embargo el usuario solo recibirá las notificaciones por e-mail, SMS y push si estas opciones específicas están habilitadas en sus configuraciones de notificación.

* Existen algunos tipos de notificaciones que se pueden marcar con ningún tipo de alerta, pero son excepciones, como: "Invitación a editar documento" y "Modificación de documento".

Documentos

Documento pendiente de su aprobación

Envía una notificación al usuario que debe aprobar un documento, y le informa que el documento aparecerá en la Central de tareas del usuario hasta que se apruebe.

Documento aprobado

Envía una notificación al publicador del documento, cuando el único o el último aprobador ejecuta la aprobación del documento. 

Documento aprobado, falta aprobación de otros usuarios

Envía una notificación al publicador del documento, cuando uno de los aprobadores ejecuta la aprobación, pero el documento aún permanece en consenso. 

Documento reprobado

Envía una notificación al publicador del documento, cuando uno de los aprobadores ejecuta la reprobación del documento. 

Documento reprobado, falta aprobación de otros usuarios

Envía una notificación al publicador del documento, cuando uno de los aprobadores ejecuta la reprobación del documento, pero el documento aún permanece en consenso.

Última versión del documento para aprobar eliminada

Esta notificación se enviará en los casos en los que el documento tenga aprobadores y, después de aprobar el documento, dicho documento se eliminará. En ese caso, se notificará a todos los involucrados, con excepción del usuario que la eliminó.

Documento publicado con el asunto que sigo

Esta notificación se envía cuando se publica un documento con un tema que el usuario sigue. Para notificar, el tema necesita tener seleccionada la opción "Notifica actualización", el usuario debe estar dentro de un grupo vinculado a ese asunto, y en las propiedades del documento debe tener seleccionada la opción "Notificar".

Nueva versión de documento con el asunto que sigo

Esta notificación se envía cuando se publica una nueva versión o una revisión de un documento con un tema que el usuario sigue. Para notificar, el tema necesita tener seleccionada la opción "Notifica actualización", el usuario debe estar dentro de un grupo vinculado a ese asunto, y en las propiedades del documento debe tener seleccionada la opción "Notificar".

Documento eliminado con el tema que sigo

Esta notificación se envía cuando se elimina un documento con un tema que el usuario sigue. La notificación se produce cuando el documento se mueve a la papelera de reciclaje y no se elimina de la papelera de reciclaje (eliminar de forma permanente). Para notificar, el tema necesita tener seleccionada la opción "Notifica eliminación", el usuario debe estar dentro de un grupo vinculado a ese asunto, y en las propiedades del documento debe tener seleccionada la opción "Notificar". 

Documento actualizado con el asunto que sigo

Esta notificación se envía cuando se actualiza o restablece (de la papelera de reciclaje) un documento con un tema que el usuario sigue. Para notificar, el tema necesita tener seleccionada la opción "Notifica actualización", el usuario debe estar dentro de un grupo vinculado a ese asunto, y en las propiedades del documento debe tener seleccionada la opción "Notificar".

Es su responsabilidad no dejar que el documento expire

Emite una notificación de caducidad del documento al usuario que fue definido como su autor. Para que se emita la notificación debe existir una tarea del tipo Vencimiento de documentos en el Programador de tareas.
La emisión de la notificación considera lo que se definió en los campos '¿Documento caduca?', 'Período de notificación de caducidad' y 'Válido hasta' de las propiedades del documento. Si estos campos no se definen, se considerará la definición existente en los parámetros generales de la empresa.

Se eliminaron todas las versiones de un documento de cuya última versión usted fue aprobador

Esta notificación se envía al aprobador de un documento, en el momento en que se elimina el documento.

Carpeta eliminada con documentos con asuntos que sigo

Esta notificación se envía cuando se elimina una carpeta con al menos un documento con un tema que el usuario sigue. La notificación se produce cuando esta carpeta se mueve a la papelera de reciclaje y no se elimina de la papelera de reciclaje (eliminar de forma permanente). Para notificar, el tema necesita tener seleccionada la opción "Notifica eliminación", el usuario debe estar dentro de un grupo vinculado a ese asunto, y en las propiedades del documento debe tener seleccionada la opción "Notificar". 

Solicitar permiso

Esta notificación se envía a los administradores seleccionados por el usuario autenticado, en el momento de solicitar el permiso adicional. Puede obtener más detalles sobre la solicitud de permisos en la página Solicitar permiso adicional en carpeta o en documento.

Modificación del documento

Esta notificación se envía a los usuarios que han indicado para acompañar el documento, cada vez que este documento se modifique.

Nuevo documento publicado con el resultado de la exportación de hits

Al ver las propiedades de un documento y si dicho documento tiene un historial de accesos, la plataforma mostrará la opción "Haga clic aquí para exportar la lista de todos los accesos de todas las versiones". El resultado de la exportación de visitas activa esta notificación. Para obtener más información, acceda al help Exportar accesos al documento.

Error al procesar la exportación de hits del documento

Al ver las propiedades de un documento y si dicho documento tiene un historial de accesos, la plataforma mostrará la opción "Haga clic aquí para exportar la lista de todos los accesos de todas las versiones". Si se produce algún error al procesar la exportación de visitas, se activará esta notificación. Para obtener más información, acceda al help Exportar accesos al documento.

Replicación de documento

Esta notificación se activa para los usuarios administradores cuando se solicita una descarga de documentos y la plataforma está utilizando la copia de contenidos.

Replicación finalizada

Esta notificación se activa para los usuarios de administradores cuando ha finalizado la descarga de copia de contenidos.

Límite de la cota

Cuando la cantidad de datos almacenados esté cerca de alcanzar el límite de cuota parametrizada en la pantalla de Control de cuotas en una determinada carpeta, esta notificación se enviará a su respectivo propietario. Una barra indicativa se muestra al acceder a la carpeta, para que el usuario autenticado pueda ver la cantidad aún disponible y así, pueda tomar las acciones necesarias.

Cota agotada

Cuando la cantidad de datos almacenados alcance el límite de cuota parametrizada en la pantalla de Control de cuotas en una determinada carpeta, esta notificación se enviará a su respectivo propietario. 

Download de carpeta

Cuando el usuario autenticado active la opción de download de la carpeta, la plataforma iniciará la compresión de los archivos. Una vez finalizada la compresión, el usuario recibirá la notificación, donde se le informará el enlace para el download del archivo comprimido. 

El download de la carpeta solo se permitirá si el usuario tiene los permisos necesarios para acceder a la carpeta, para obtener más información, consulte: definir criterios de seguridad para carpeta o para documento. 

Falla en el download de carpeta

Esta notificación se produce cuando en la plataforma está configurado el Control de cuotas y está marcada la opción "Bloquear publicación al alcanzar el límite de cuota". Si el usuario autenticado intenta realizar el download de una carpeta que, después de comprimir, tiene un tamaño superior a la cuota disponible en su carpeta "Mis documentos", recibirá una notificación de que se ha producido un error en el download de la carpeta.

General

Contraseña recuperada recientemente

Esta notificación se emite después de que el usuario solicita la recuperación de la contraseña desde la opción ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de autenticación. Al finalizar el proceso de recuperación, esta notificación se envía para informar que la contraseña ha sido recuperada y modificada recientemente.

Esta notificación puede ser emitida en la propia Central de notificaciones o por correo electrónico, dependiendo de cómo fue configurada.