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Contingência Nota Fiscal Eletrônica - NF-e

 

O Projeto da NF-e é baseado no conceito de documento fiscal eletrônico: um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação comercial que tenha a assinatura digital do emissor.

A validade de uma NF-e e do respectivo DANFE está condicionada à existência de uma autorização de uso da Nota Fiscal Eletrônica NF-e concedida pela Secretaria de Fazenda de localização do emissor ou pelo órgão por ela designado para autorizar a NF-e em seu nome, como são os casos da SEFAZ Virtual do Ambiente Nacional, da SEFAZ Virtual do Rio Grande do Sul e do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional - SCAN.

A obtenção da autorização de uso da NF-e é um processo que envolve diversos recursos de infra-estrutura, hardware e software. O mau funcionamento ou a indisponibilidade de qualquer um destes recursos pode prejudicar o processo de autorização da NF-e, com reflexos nos negócios do emissor da NF-e que fica impossibilitado de obter a prévia autorização de uso da NF-e exigida na legislação para a emissão do DANFE para acompanhar a circulação da mercadoria.

A alta disponibilidade é uma das premissas básicas do sistema da NF-e e os sistemas de recepção de NF-e dos estados foram construídos para funcionar em regime de 24x7, contudo, existem diversos outros componentes do sistema que podem apresentar falhas e comprometer a disponibilidade dos serviços, exigindo alternativas de emissão da NF-e em contingência.

Atualmente existem as seguintes modalidades de emissão de NF-e:

  1. Normal - é o procedimento padrão de emissão da NF-e com transmissão da NF-e para a Secretaria de Fazenda de origem do emissor para obter a autorização de uso, o DANFE será impresso em papel comum após o recebimento da autorização de uso da NF-e.

  2. FS - Contingência com uso do Formulário de Segurança - é a alternativa mais simples para a situação em que exista algum impedimento para obtenção da autorização de uso da NF-e, como por exemplo, um problema no acesso à internet ou a indisponibilidade da SEFAZ de origem do emissor. Neste caso, o emissor pode optar pela emissão da NF-e em contingência com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança. O envio das NF-e emitidas nesta situação para SEFAZ de origem será realizado quando cessarem os problemas técnicos que impediam a sua transmissão. Somente as empresas que possuam estoque de Formulário de Segurança poderão utilizar este impresso fiscal para a emissão do DANFE, pois o Convênio ICMS 110/08 criou o impresso fiscal denominado Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico - FS-DA, não sendo mais possível a aquisição do Formulário de Segurança - FS para impressão do DANFE, a partir de 1º de janeiro de 2010.

  3. FS-DA - Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico - é um modelo operacional similar ao modelo operacional da contingência com uso de Formulário de Segurança - FS, A única diferença é a substituição do FS pelo FS-DA. O FS-DA foi criado para aumentar a capilaridade dos pontos de venda do Formulário de Segurança com a criação da figura do estabelecimento distribuidor do FS-DA que poderá adquirir FS-DA dos fabricantes para distribuir para os emissores de NF-e de sua região.

  4. SCAN - Sistema de Contingência do Ambiente Nacional - é a alternativa de emissão da NF-e em contingência com transmissão para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN). Nesta modalidade de contingência o DANFE pode ser impresso em papel comum e não existe necessidade de transmissão da NF-e para SEFAZ de origem quando cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão. Além do uso de série específica reservada para o SCAN (série 900-999), o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional depende de ativação da SEFAZ de origem, o que significa dizer que o SCAN só entra em operação quando a SEFAZ de origem estiver com problemas técnicos que impossibilitam a recepção da NF-e.

  5. DPEC - Declaração Prévia de Emissão em Contingência - é alternativa de emissão de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitidas. O registro prévio das NF-e permite a impressão do DANFE em papel comum. A validade do DANFE está condicionada à posterior transmissão da NF-e para a SEFAZ de Origem.

Em um cenário de falha que impossibilite a emissão da NF-e na modalidade normal, o emissor deve escolher a modalidade de emissão de contingência que lhe for mais conveniente, ou até mesmo aguardar a normalização da situação para voltar a emitir a NF-e na modalidade normal, caso a emissão da NF-e não seja premente.

Como não existe precedência ou hierarquia nas modalidades de emissão da NF-e em contingência, o emissor pode adotar uma, algumas ou todas as modalidades que tiver à sua disposição, ou não adotá-las.

Para atender a necessidade dos contribuintes emissores de nota fiscal eletrônica, o EMS tratará a emissão de notas da seguinte forma:

Emissão Normal

O processo de emissão normal é a situação desejada e mais adequada para o emissor, pois é a situação em que todos os recursos necessários para a emissão da NF-e estão operacionais e a autorização de uso da NF-e é concedida normalmente pela SEFAZ.

Nesta situação a emissão das NF-e é realizada normalmente com a impressão do DANFE em papel comum, após o recebimento da autorização de uso da NF-e.

Contingência em Formulário de Segurança - FS

A contingência com o uso do formulário de segurança é o processo que tem a menor dependência de recursos de infra-estrutura, hardware e software para ser utilizado.

Sendo identificada a existência de qualquer incidente que prejudique ou impossibilite a transmissão das NF-e e/ou obtenção da autorização de uso da SEFAZ, a empresa pode adotar a Contingência com Formulário de Segurança que requer os seguintes procedimentos do emissor:

  • parametrização do emissor da nota fiscal (estabelecimento) para o Tipo de Emissão = Contingência FS;

  • cancelamento da nota fiscal que está pendente de retorno. Este cancelamento ocorrerá apenas no EMS, para que seja possível o reaproveitamento de pedidos e embarques;

  • geração de uma nova nota, ou seja, um novo arquivo XML da NF-e, com o campo Tipo de Emissão = "2";

  • impressão de pelo menos duas vias do DANFE em formulário de segurança constando no corpo a expressão "DANFE em Contingência - impresso em decorrência de problemas técnicos";

  • transmitir as NF-e imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediam a transmissão da NF-e, observando o prazo limite de transmissão na legislação;

  • tratamento dos arquivos de NF-e transmitidos antes da ocorrência dos problemas técnicos, com Tipo de Emissão = "Normal", e que estão pendentes de retorno, cancelando aquelas NF-e autorizadas, inutilizando a numeração de arquivos não recebidos ou processados com rejeição ou denegando notas que retornaram como Uso Denegado pela SEFAZ origem.

Nota:

Esta alternativa de contingência poderá ser utilizada até o término do estoque de Formulários de Segurança - FS autorizados.

Contingência SCAN

O Sistema de Contingência do Ambiente Nacional - SCAN é administrada pela Receita Federal do Brasil que pode assumir a recepção e autorização das NF-e de qualquer unidade da federação, quando solicitado pela UF interessada.

O SCAN somente tratará NF-e emitidas com numeração nas séries 900 a 999, inclusive. Esta regra aplica-se a todos os serviços (autorização, cancelamento, inutilização e consulta situação da NF-e).

Com esta restrição elimina-se a possibilidade de que, após a recuperação de uma falha, uma mesma NF-e tenha sido autorizada pelo SCAN e pela SEFAZ origem. Da mesma forma, a SEFAZ origem não autorizará, cancelará ou inutilizará numeração de NF-e nestas séries reservadas ao SCAN.

A recepção das NF-e pelo SCAN é ativado pela UF interessada e uma vez acionada passa a recepcionar as NF-e de série 900 a 999 dos emissores credenciados para emitir NF-e na UF.

Ocorrendo a indisponibilidade, a SEFAZ origem acionará o SCAN para que ative o serviço de recepção e autorização de NF-e em seu lugar.

Para a utilização do SCAN, devem-se adotar os seguintes procedimentos:

  • identificação de que o SCAN foi acionado pela SEFAZ;

  • parametrização do emissor da nota fiscal (estabelecimento) para o Tipo de Emissão = Contingência SCAN;

  • cancelamento da nota fiscal que está pendente de retorno. Este cancelamento ocorrerá apenas no EMS, para que seja possível o reaproveitamento de pedidos e embarques;

  • geração de uma nova nota, com série de uso exclusivo do SCAN (900 a 999), ou seja, novo arquivo XML da NF-e, com o campo Tipo de Emissão = "3";

  • transmissão da NF-e para o SCAN e obtenção da autorização de uso;

  • impressão do DANFE em papel comum;

  • tratamento dos arquivos de NF-e transmitidos antes da ocorrência dos problemas técnicos, com Tipo de Emissão = "Normal", e que estão pendentes de retorno, cancelando aquelas NF-e autorizadas e que foram substituídas pelas novas notas com série do SCAN, inutilizando a numeração de arquivos não recebidos ou processados com rejeição ou denegando notas que retornaram como Uso Denegado pela SEFAZ origem.

Contingência Eletrônica com o uso da Declaração Prévia de Emissão em Contingência - SCE/DPEC

O modelo de Contingência Eletrônica foi idealizado como alternativa que permita a dispensa do uso do formulário de segurança para impressão do DANFE.

Esta modalidade de contingência é baseada no conceito de Declaração Prévia de Emissão em Contingência - DPEC, que contém as principais informações da NF-e que serão emitidas em contingência, que será prestada pelo emissor para SEFAZ.

A Contingência Eletrônica poderá ser adotada por qualquer emissor que esteja impossibilitado de transmissão e/ou recepção das autorizações de uso de suas NF-e, adotando os seguintes passos:

  • parametrização do emissor da nota fiscal (estabelecimento) para o Tipo de Emissão = Contingência DPEC;

  • cancelamento da nota fiscal que está pendente de retorno. Este cancelamento ocorrerá apenas no EMS, para que seja possível o reaproveitamento de pedidos e embarques;

  • geração de uma nova nota, ou seja, novo arquivo XML da NF-e, com o campo Tipo de Emissão = "4";

  • transmissão da NF-e para o SCE, gerando o arquivo XML de Declaração Prévia de Emissão em Contingência - DPEC, com as seguintes informações:

    • chave de acesso;

    • CNPJ ou CPF do destinatário;

    • UF de localização do destinatário;

    • Valor Total da NF-e;

    • Valor Total do ICMS;

    • Valor Total do ICMS retido por Substituição Tributária.

  • impressão do DANFE da NF-e que consta na DPEC enviado ao SCE em papel comum, constando no corpo a expressão "DANFE impresso em contingência - DPEC regularmente recebida pela Receita Federal do Brasil";

  • tratamento dos arquivos de NF-e transmitidos antes da ocorrência dos problemas técnicos, com Tipo de Emissão = "Normal", e que estão pendentes de retorno, cancelando aquelas NF-e autorizadas e que foram substituídas pelas novas notas com emissão em DPEC, inutilizando a numeração de arquivos não recebidos ou processados com rejeição ou denegando notas que retornaram como Uso Denegado pela SEFAZ origem.

  • Adotar a seguinte providência, após a cessação dos problemas técnicos que impediam a transmissão da NF-e para UF de origem:

    • transmitir as NF-e emitidas em Contingência Eletrônica para a SEFAZ de origem, observando o prazo limite de transmissão na legislação.

Se por ventura o SCE rejeitar a NF-e transmitida, conforme validações feitas com os dados enviados: chave de acesso, CNPJ ou CPF do destinatário, UF de localização do destinatário, etc., o usuário tem as opções de alterar a NF-e e reenviá-la ao SCE ou à SEFAZ origem, ou poderá inutilizá-la.

Reenvio da NF-e:

Se o usuário desejar reenviar a NF-e (Tipo de Emissão = DPEC) ao SCE, a parametrização do emissor da nota fiscal (estabelecimento) deve estar como Tipo de Emissão = Contingência DPEC, e pode-se reenviar a nota.

Porém, se o usuário desejar reenviar esta mesma NF-e diretamente para a SEFAZ origem, e não mais ao SCE, altera-se a parametrização do emissor da nota fiscal (estabelecimento) para Tipo de Emissão = Normal, e pode-se reenviar a nota.

Inutilização da NF-e:

Como no SCE não existe a possibilidade de se inutilizar uma NF-e emitida com Tipo de Emissão = DPEC, a inutilização deve ser solicitada à SEFAZ origem. Para isso, a parametrização do emissor da nota fiscal (estabelecimento) deve estar como Tipo de Emissão = Normal, e pode-se então solicitar a inutilização da NF-e.

Contingência em Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico - FS-DA

Este procedimento de contingência será adotado pelos emissores que adquirirem o Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal - FS-DA, e substitui a contingência com o uso do formulário de segurança.

Sendo identificada a existência de qualquer fator que prejudique ou impossibilite a transmissão das NF-e e/ou obtenção da autorização de uso da SEFAZ, a empresa pode acionar a Contingência com FS-DA, adotando os seguintes passos:

  • parametrização do emissor da nota fiscal (estabelecimento) para o Tipo de Emissão = Contingência FS-DA;

  • cancelamento da nota fiscal que está pendente de retorno. Este cancelamento ocorrerá apenas no EMS, para que seja possível o reaproveitamento de pedidos e embarques;

  • geração de uma nova nota, ou seja, um novo arquivo XML da NF-e, com o campo Tipo de Emissão = "5";

  • impressão de pelo menos duas vias do DANFE em formulário de segurança constando no corpo a expressão "DANFE em Contingência - impresso em decorrência de problemas técnicos";

  • transmitir as NF-e imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediam a transmissão da NF-e, observando o prazo limite de transmissão na legislação;

  • tratamento dos arquivos de NF-e transmitidos antes da ocorrência dos problemas técnicos, com Tipo de Emissão = "Norma", e que estão pendentes de retorno, cancelando aquelas NF-e autorizadas, inutilizando a numeração de arquivos não recebidos ou processados com rejeição ou denegando notas que retornaram como Uso Denegado pela SEFAZ origem.

Em todas as modalidades de Contingência, deve ser gerada uma nova nota, ou seja, um novo arquivo XML da NF-e, já com o novo tipo de Emissão selecionado. Porém, a primeira nota gerada, com emissão "Normal", pode ser cancelada, para os casos de reaproveitamento de pedidos e embarques. Neste caso, o EMS será alterado para tratar esta situação, cancelar a nota no EMS, reabrir pedido e embarque, e após o re-estabelecimento dos serviços da SEFAZ origem, esta nota terá o devido tratamento, para cancelar ou inutilizar a primeira nota enviada, controlado automaticamente no sistema.

Fluxo da Contingência

Para o tratamento da Contingência no sistema, a nota fiscal deve ter emissão normal, serie automática ou manual, e deve ter sido enviada para o EAI. Caso o retorno da nota fiscal esteja demorado, então o usuário toma a decisão de entrar em contingência.

Para que ocorra essa possibilidade são necessárias as seguintes parametrizações:

Com esses procedimentos o sistema permite o cancelamento da nota fiscal, reabrindo-se resumos ou pedidos, e pode ser gerada uma nova nota, já com a contingência selecionada. Serão tratados os retornos do envio da primeira nota, que ficou parada e sem retorno, e foi cancelada.

FATURAMENTO

Ao ser executado o processo de cancelamento a NF-e é cancelada no ERP e alterada a situação da NF-e para "14 - NF-e pendente de retorno", dessa forma esta nota vai ser cancelada no sistema, mesmo sem ter o retorno de homologação da SEFAZ.

RECEBIMENTO

Ao ser executado o processo de cancelamento a NF-e é cancelada no ERP e alterar a situação da NF-e para "14 - NF-e pendente de retorno".

No cancelamento, esta nota vai ser cancelada no sistema, mesmo sem ter o retorno de homologação da SEFAZ.

A nota ficará com as seguintes características:

  • Tipo de Emissão = Normal.

  • Situação NF-e = 14 - NF-e pendente de retorno.

  • Data de Cancelamento = data atual.

Cancelada a nota no sistema, e reabertos resumos e pedidos se for o caso, deve-se emitir uma nova nota, com tipo de emissão conforme Contingência selecionada. Para o caso de Contingência SCAN, deve-se atentar para as séries especiais de utilização de SCAN, compreendidas entre 900 a 999.

Normalizados os serviços de integração de notas do sistema com a SEFAZ, será obtido o retorno da primeira nota gerada, que ficara sem retorno e foi cancelada.

Se este retorno for:

  • Uso Autorizado: enviar XML de solicitação de cancelamento. A situação da NF-e ficará "12 - NF-e em Processo de Cancelamento".

  • Uso Rejeitado: enviar XML de solicitação de inutilização. A situação da NF-e ficará "13 - NF-e em Processo de Inutilização".

  • Uso Denegado: A situação da NF-e ficará "4 - Uso Denegado".

Retornadas as solicitações de cancelamento ou inutilização, o sistema tratará da seguinte forma, se o retorno for:

  • Cancelamento de NF-e homologado: a situação da NF-e ficará "6 - Documento Cancelado".

  • Cancelamento Rejeitado: permanece a situação da NF-e como "12 - NF-e em Processo de Cancelamento", e o usuário será avisado sobre o motivo da rejeição da solicitação de cancelamento, retornado pela SEFAZ, através do programa de Monitor Nota Fiscal Eletrônica (FT0909), tópico Mensagens Notas Fiscais Eletrônicas.

  • Inutilização de número Homologado: a situação da NF-e ficará "7 - Documento Inutilizado".

  • Inutilização Rejeitada: permanecer a situação da NF-e como "13 -  NF-e em Processo de Inutilização", e o usuário será avisado sobre o motivo da rejeição da solicitação de inutilização, retornado pela SEFAZ, através do programa de Monitor Nota Fiscal Eletrônica (FT0909), tópico Mensagens Notas Fiscais Eletrônicas.

Assim, com este tratamento, as notas canceladas no sistema para entrada em Contingência, estarão condizentes com as notas que estão na base de dados da SEFAZ, ou seja, nota cancelada no sistema estará também cancelada na SEFAZ.