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Índice

Objetivo

Este guia tem o objetivo de apresentar uma visão geral sobre a plataforma fluig, abordando os principais recursos e suas aplicações.

Dica!

Para mais informações sobre a plataforma e seus recursos, assista também aos treinamentos disponíveis no fluig Academy.



Navegação de documentos

A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O fluig agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.


Conhecendo pastas

Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.

No menu principal do fluig, ao clicar no ícone Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos (figura 1),  nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos e incluir desenhos, atas, cronogramas, e todos os arquivos digitais.

Esta área exibe as principais pastas do fluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução fluig.

Figura 1 - Navegação de documentos do fluig.


Siga os próximos passos e verifique como é fácil gerenciar documentos.


Acessando o local para publicação

Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.

Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o fluig é tão simples como navegar na Internet.

 Ex.: clique na pasta Plantando Ideias/Programa Plantando Ideias e acesse o documento “Filial”.

Figura 2 - Exemplo de navegação em pastas e visualização de documentos.


Criando uma pasta

Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos:



    • No menu de ações da navegação de documentos clique na opção Novo e depois Nova pasta, preencha a descrição e pressione ENTER.

    Figura 3 - Caminho para criar uma nova pasta.




      • No menu de ações "Novo" da navegação de documentos clique na opção Pasta avançada;

      Figura 4 - Caminho para criar uma nova pasta.



      • Abrirá a tela para preenchimento das informações da pasta como exemplo a seguir:

      Figura 5 - Tela para inclusão dos dados da Pasta.



      • Após o preenchimento dos dados da Pasta, clique em Confirmar para a inclusão.



      Visualizando documentos

      • Para visualizar documentos você pode navegar nas pastas.

      • Faça buscas por documentos publicados no fluig utilizando o link “O que deseja encontrar?” (figura 6), exibido no topo do portal fluig.

        Figura 6 – Tela de busca do fluig


      • Efetuar buscas mais refinadas, opção “Avançado”, onde o usuário pode restringir a busca informando argumentos de pesquisa.         


      Publicando um documento

      Para publicar um documento basta seguir os seguintes passos:



        • Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Carregar arquivos, no menu de ações da navegação de documentos.

        Figura 7 - Caminho para criar um novo documento




        Figura 8 - Progresso da Publicação de Documentos


        Dica

        Acompanhe o progresso do upload e da publicação de documentos na tela de acompanhamento, na qual estarão as informações de cada arquivo.


        Publicando um documento (modo avançado)

        Para publicar um documento no modo avançado basta efetuar os seguintes passos:



          • Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Novo > Documento avançado, no menu de ações da navegação de documentos.

          Figura 9 - Caminho para criar um novo documento avançado



          A função publicação avançada de documentos, dependendo do nível de permissão, pode ser dividida em até cinco seções. Na primeira seção, “Arquivos de Publicação”, serão determinados os arquivos que serão publicados. Sempre que você quiser enviar um arquivo para o fluig, é necessário: 

          • Clicar no botão Escolher arquivos (figura 10). Este recurso é muito importante porque transfere um arquivo de seu computador para o ambiente fluig, onde normalmente são efetuados backups que garantem a segurança da informação.   

          Figura 10 - Inserir um documento



          Na seção “Informações Gerais” (figura 11) serão inseridas informações sobre o documento.  Abaixo estão descritos os elementos dessa seção:

          Figura 11 – Inserir um documento - Aba Informações Gerais.


          • Comentário: Inserir um comentário que descreva o conteúdo do documento que está sendo publicado.
          • Tags: Inserir tags que facilitem a localização do documento.
          • Descrição Versão/Revisão: Inserir uma descrição para a atual versão/revisão do documento.
          • Versão/Revisão: Inserir o número da versão/revisão inicial do documento que está sendo publicado.
          • Versão/Revisão obrigatória: Quando assinalado, determina que a versão/revisão do documento é inalterável, não permitindo alterações no documento publicado. Nesse caso, alteração somente é possível com uma nova versão/revisão.

          Importante

          Se na publicação do documento esse campo for assinalado, ele permanece desabilitado ao editar as propriedades do documento.

          • Documento Expira?: Quando assinalado, determina que o documento que está sendo publicado irá expirar na data inserida no campo  "Válido Até".

          Importante

          Caso esse campo não seja assinalado, determinando que o documento não deve expirar, a data inserida no campo "Válido Até" não é considerada.

          • Período de Notificação de Expiração: Inserir o período de antecedência, em quantidade de dias, que deve ser considerado para o envio de notificação de expiração dos documentos. Se informado 0 (zero), será utilizado o valor informado nos Parâmetros Gerais.
          • Válido a partir de: Inserir a data que determina o início de validade do documento.

          Importante

          Os documentos somente serão exibidos para os usuários, após a data inicial de validade inserida neste campo, o que permite ao autor, efetuar o agendamento para a visualização de um documento.

          A data inicial de validade a ser informada não pode ser inferior a data atual.

          • Válido até: Inserir a data que determina o fim de validade do documento.

          Importante

          A data inserida nesse campo determina a data de expiração do documento.

          Caso o campo "Documento Expira?" não esteja assinalado, a data inserida neste campo "Válido Até" não é considerada.

          • Tipo do Documento: Selecionar entre as opções disponíveis o tipo do documento que está sendo publicado
          • Assunto: Selecionar entre as opções disponíveis o assunto ao qual se relaciona o documento que está sendo inserido.
          • Tipo Ícone: Selecionar entre as opções disponíveis o ícone que será associado ao documento em questão.
          • Autor: Inserir o nome do autor do documento.
          • Publicador: Informa o nome do usuário logado que está publicando o documento.
          • Idioma: Selecionar o idioma relacionado ao documento que está sendo publicado. Esse idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo.
          • Notifica via e-mail: Quando assinalado, determina que deve ser efetuado o envio de e-mail sobre a publicação do documento.

          Importante

          O e-mail é enviado para os usuários que possuem o assunto, determinado para esse documento, como sendo de interesse.

          Caso o assunto determinado para o documento em questão seja um assunto obrigatório, não será possível restringir o envio de e-mail e portanto todos os usuários ativos no fluig receberão a notificação da publicação.

          • Permite Download e Impressão?: Quando assinalado, define que os usuários poderão efetuar o download e impressão do arquivo que contém o documento.
          • Utiliza visualizador interno: Permite visualizar internamente um documento no fluig.

          Nota

          Para visualizar um documento internamente, é necessário gerar um documento PDF. Esta geração é feita automaticamente pelo fluig utilizando bibliotecas disponíveis no mercado. Dependendo dos recursos utilizados no documento, o PDF gerado pode não apresentar todos os detalhes do arquivo original. Verifique o renderizador que apresenta o melhor resultado, selecionando um dos renderizadores disponíveis e publicando o documento.

          • Atualiza propriedades de Cópia Controlada?: Quando assinalado, determina que o fluig deve efetuar a atualização das informações do documento nas propriedades do mesmo. Informações adicionais sobre a cópia controlada podem ser obtidas em Utilização da Cópia Controlada.


          Na seção “Documentos Relacionados” serão inseridos documentos que estão relacionados com o documento que está sendo publicado.

          Na sessão “Aprovação” são definidos um ou mais aprovadores para o documento em questão.

          Na sessão “Segurança” são definidas as políticas de acesso ao documento.


          Após o preenchimento dos dados do documento, clique em Confirmar para a inclusão.



          Publicando um documento via Drag and Drop

          Também é possível publicar uma pasta ou documento arrastando para dentro do fluig (drag and drop).


            • Clique e segure o documento desejado diretamente no sistema operacional e arraste para dentro do fluig.
            • O documento pode ser arrastado diretamente para dentro de uma pasta ou para uma área de upload de documentos (opção Documento avançado).

            Figura 12 – Arrastando um documento diretamente na pasta do fluig.


            • Ao soltar o documento na área delimitada, este será publicado com as propriedades padrões ou propriedades herdadas da pasta.
            • Caso seja arrastado para dentro da área de upload, a publicação seguirá da mesma forma utilizada na opção Documento avançado.

            Figura 13 – Documento publicado diretamente via drag and drop.

            Dica

            Agora é possível publicar uma estrutura de diretórios e arquivos arrastando um .ZIP para a área delimitada.

            Atenção

            A facilidade de publicação via drag and drop não está disponível para todos os navegadores. Para consultar a lista de compatibilidade e funções disponíveis para cada navegador acesse Compatibilidade de navegadores para Drag and Drop.


            Publicando um documento externo

            Esta função permite que o fluig faça referência a uma página da Internet.



              • Selecione a pasta onde o documento externo será publicado.
              • Clique na opção Novo e em seguida em Documento externo.

              Atenção

              Algumas URLs podem não ser renderizadas devido à uma questão de segurança, onde as próprias páginas bloqueiam seu acesso via iFrames, impedindo a utilização dessas URLs em um documento externo.

              Verificar se o site que esta se tentando acessar possui uma URL "Embed", que são URLs geralmente disponibilizadas para uso em iFrames.

              Figura 14 – Caminho para criar um Documento Externo.



              Após selecionar a opção Documento externo, abrirá a tela para preenchimento dos dados do documento (figura 15), a maioria dos atributos que existem nesta tela já foram explicados na publicação de documentos, a principal diferença está no campo URL, que é preenchido com o endereço de acesso à página da Internet.

              Figura 15 – Tela de cadastro para informações gerais



               Ao finalizar o preenchimento dos dados, clique em “Confirmar” localizado no rodapé da página.

              Nota

              Para que funcione o acesso à página do documento publicado, é necessário que você esteja conectado a Internet. 


              Publicando um documento espelho

              Tem como objetivo a publicação de um atalho para o documento em mais de uma pasta, sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente.



                • Selecione a pasta onde o documento que será espelhado está.
                • Marque o documento desejado.
                • Clique na opção Espelhar na barra de ações. 

                Figura 16 – Caminho para espelhar um documento.



                • Na tela Selecionar pasta destino, selecionar a pasta na qual o documento espelho deve ser publicado.
                • Em seguida, clique em Confirmar.

                Figura 17 – Tela de publicação de documento espelho.



                Formulário

                Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

                Com isso, para adicionar anexos de um registro de formulário é necessário que o formulário já tenha anexos, e é necessário escolher qual anexo do formulário será sobrescrito com o anexo no registro de formulário desejado. Para sobrescrever um anexo do formulário recomendamos que o novo anexo seja do mesmo formato/tipo para não comprometer a estrutura do formulário.

                Exemplo: Se o anexo do formulário é uma imagem, o anexo do registro de formulário deve ser uma imagem também.

                Atualmente, os registros de formulário não possuem seus próprios anexos, visto que seguem a estrutura do formulário. Caso seja necessário complementar um registro de formulário com um documento adicional, é possível utilizar Documentos relacionados. Com isso, é possível controlar acessos, versionamento e segurança.

                O registro de formulário é um documento publicado em uma pasta do tipo Formulário. Ela é criada conforme o formulário HTML definido no cadastro do Formulário em que está contida.

                • Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
                • Os Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
                • No fluig é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
                • Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
                •  Os registros de formulários devem sempre respeitar o padrão do Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidas de um Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.


                Publicando um formulário

                Para publicar um formulário siga os seguintes passos:

                A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do fluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor fluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.



                  • Em um projeto fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Formulário.

                  Figura 18 – Criação de uma Definição de Formulário.



                  • Na tela de criação de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir.

                  Figura 19 – Tela de criação de formulário.



                  • Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição.

                  Figura 20 – Criação de formulário.



                  • A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar o formulário desejado, basta realizar a exportação para o servidor.

                  Figura 21 – Criação de formulário.


                  Exportando um formulário

                  Para publicar o formulário na navegação de documentos é necessário exportá-lo para o servidor fluig. Juntamente ao formulários, são exportados os eventos de personalização.

                  Para realizar a exportação siga os passos a seguir:



                    • Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar.

                    Figura 22 – Exportação de Formulário



                    • Na tela de exportação, seleciona-se Exportar para o servidor fluig e em seguida Avançar.

                    Figura 23 – Exportação de Formulário



                    • No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a opção Novo formulário.

                    • O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que deseja exportar.

                    • No exemplo não associamos o formulário com um dataset, portanto o campo está vazio.

                    • Informamos a pasta destino da navegação de documentos, em que o formulário será publicado (através do código).

                    • No exemplo não informamos um campo descritor e em seguida informamos que desejamos armazenar as informações em tabela única.

                    • Selecionamos Finish para concluir.

                      Ao criar um formulário, você estará criando um formulário único que pode ser utilizando tanto na plataforma web ou no fluig mobile.


                    Figura 24 – Exportação de Formulário


                    Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada será possível verificar que o formulário foi exportado com sucesso.


                    Publicando um registro de formulário

                    Acompanhe o processo de publicação de registro de formulário na navegação de documentos do fluig:



                      • Na navegação de documentos do fluig, encontre a pasta para a qual o Formulário foi exportado. Em seguida clique sobre a pasta que indica o Formulário.

                      Figura 25 – Criação de Formulário



                      • Em seguida acesse a opção Novo no menu de Ações e clique em Registro de Formulário.

                      Figura 26 – Criação de Formulário



                      • Na tela de formulário, preencha a descrição do registro de formulário, que será o nome da publicação. E informe os campos para preenchimento do conteúdo do formulário.

                      Figura 27 – Criação de Formulário



                        • Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário.

                      Figura 28 – Criação de Formulário



                      Workflow

                      É um conjunto sequencial de atividades (figura 29). Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados por regras parametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.

                      Figura 29 – Exemplo de um processo de Workflow.

                      Tarefas

                      As tarefas são atividades pontuais controladas pelo fluig, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.

                      Você irá saber quais são as atividades pendentes clicando no ícone Central de Tarefas no menu principal do fluig (figura 30), esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção poderão estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.

                      ATENÇÃO

                       A ordenação da lista de solicitações pelo número da solicitação é feita de forma alfabética, sendo que ele ordena pelo primeiro número considerado e não pela ordem numérica. Exemplificando: em uma lista de 10, 7, 51 a ordem seria 10, 51 e 7 crescente e 7, 51 e 10 decrescente.


                      Figura 30 – Central de Tarefas.


                      Como criar um processo Workflow

                      Acompanhe o processo de criação e configuração de processo Workflow no fluig:



                        Para adicionar um processo Workflow, no ícone Processos do menu principal fluig acione a opção Configurar Processos.

                        Figura 31 – Caminho para criar um novo processo de Workflow.



                        Em seguida será aberta uma tela com os processos que já foram cadastrados.

                        Para adicionar um novo processo basta acionar Adicionar no menu de ações da tela de Configurar Processos.

                        Na tela Adicionar Novo Processo deve-se informar o código e a descrição para o processo, em seguida iremos clicar no botão Salvar e Editar.

                        Figura 32 – Configuração de um novo processo de Workflow.



                        • Em seguida será possível visualizar tela de configuração de processos e a área de modelagem.

                          Figura 33 – Configuração de um novo processo de Workflow.



                        Neste momento o próximo passo é configurar as propriedades do processo, passa isso acione a opção Propriedades no menu do lado esquerdo.

                        • Aba Geral.

                        • Aba Versão.

                        • Aba Segurança Anexos.

                        • Aba Avançado.


                        Figura 34 – Configuração de um novo processo de Workflow.


                        Veja o exemplo (attachment-required-wf) em nosso repositório aqui.


                        Cadastrando um formulário de um processo Workflow

                        Formulários, são documentos formatados que solicitam informações especificas. Além da opção de criação de formulários através do fluig Studio, permite-se também a criação e inclusão de formulário no processo Workflow, diretamente pela ferramenta web.

                        Para criar formulários em um processo Workflow, siga os seguintes passos:



                          • Após configurar o processo Workflow, selecione a opção “Formulário” no menu lateral

                          Figura 35 - Tela de configuração de processos workflow


                          • Insira as informações necessárias, como nome, descrição e pasta de destino e selecione o template desejado.


                          Figura 36 - Configurações do Formulário


                          • Insira os campos desejados e edite as propriedades dos mesmos.

                          Figura 37 - Edição do conteúdo do formulário


                          • Insira regras para o formulário, conforme necessário


                          Figura 38 - Edição do conteúdo do formulário




                          • Ordene os campos de Analytics

                          Figura 39 - Edição do conteúdo do formulário


                          • Salve o formulário, o processo Workflow e libere uma nova versão. Pronto! O formulário está pronto para ser utilizado no processo.

                           Figura 40 - Formulário salvo com sucesso


                          Cadastrando atividades de um processo Workflow

                          Em um processo as atividades podem representar:

                          • O início do processo, podendo existir apenas um início por processo.

                          • Toda e qualquer decisão ou atividade como aprovação, avaliação, checagem, etc., executada pelos usuários.
                          • O final do processo. pode existir mais uma atividade que caracteriza o fim o processo.

                          Nesse cadastro de atividades são definidas as principais informações a serem consideradas durante uma solicitação de processo Workflow. Desta forma é necessário definir com atenção essas informações, garantindo assim o correto funcionamento do processo.

                          • Na tela de modelagem clique sobre a atividade, no menu lateral e a arraste para o palco.

                          Figura 40 – Nova atividade do Processo Workflow.


                          Para editar as propriedades da atividade, passe com o mouse sobre a atividade e clique no respectivo ícone. A tela de propriedades da atividade será exibida.

                          • Na aba Geral serão cadastradas informações principais da Atividade.
                          • Na aba Acompanhamento será indicado quem receberá a notificação de acompanhamento, Tolerância e Frequência de notificação.
                          • Na aba Atraso será indicado quem receberá a notificação de atraso, Tolerância e Frequência de notificação.
                          • Na aba Esforço será informado o tipo do controle de esforço e o esforço previsto.


                          Atividades automáticas

                          Em processos Workflow é comum encontrarmos fluxos em que uma das atividades deve determinar qual o caminho que o fluxo deve tomar, baseado em uma série de informações.

                          A escolha de qual atividade deve continuar o fluxo pode depender das informações inseridas em um formulário ou ainda de lógicas mais complexas, dependendo das aplicações de negócio.

                          Para atender essa situação o fluig oferece a possibilidade de utilizar atividades de decisão automática em seus processos workflow.

                          A possibilidade de incluir atividades de decisão automática em um processo Workflow, além de minimizar a necessidade de personalização na plataforma, potencializa muito sua utilização.

                          Na imagem a seguir há um exemplo de atividade de decisão automática. Que baseado em uma informação do formulário, será tomada uma decisão.


                          Figura 41 – Exemplo de uma Atividade de decisão automática.


                          Vejamos o exemplo:

                          Temos o processo de Compras, e no campo “valor” existe uma regra.

                          Se o “valor” for menor que 20mil, o fluxo segue para a atividade “Autorização 01”, que pode ser aprovado de forma simples.

                          Se o “valor” for acima de 20mil e menor que 40mil, o fluxo segue para a atividade “Autorização 02”, onde precisa da aprovação da gerência.

                          Agora se o “valor” for acima de 40 mil, segue para a atividade “Autorização 03”, que pode ser a aprovação do diretor onde necessita de uma avaliação de alguém de um nível hierárquico maior.

                          A atividade de decisão automática permite que seja criado um mecanismo automático, sem que haja necessidade de interação do usuário nessa decisão.

                          No Cadastro do fluxo de atividades é necessário atentar ao fato de que, os fluxos de ida de uma atividade normal para uma atividade automática não permitem retorno (figura 42).

                          Figura 42 – Situação em que não permite retorno.



                          Enquanto, fluxos de ida de uma atividade automática para uma atividade normal permitem retorno (figura 43), sendo que o retorno é efetuado diretamente para a atividade que antecede a de decisão automática.

                          Figura 43 – Situação em que permite retorno.


                          Em atividades automáticas, é possível incluir condições sem nenhuma codificação, apenas incluindo regras, através da opção Condição.

                          Nas Condições avançadas, é possível inserir mecanismos inteligentes (expressões) utilizando de programação. Dependendo do resultado obtido, determinam para a atividade, dentre as possíveis que configuramos em tempo de desenvolvimento de processo, qual será o fluxo que aquela atividade deve ser encaminhada.

                          Em uma atividade automática é possível configurar “n” expressões ou regras, porém o fluig exige uma ordem de prioridade a ser considerada (figuras 44 e 45). Dessa forma, assim que a primeira expressão ou a primeira regra for atendida o fluxo segue para a atividade relacionada com a expressão ou regra em questão e as demais são ignoradas.


                          Figura 44 – Definição da ordem de uma Atividade automática utilizando expressões



                          Figura 45 – Definição da ordem de uma Atividade automática utilizando regras


                          As expressões configuradas em uma atividade automática devem seguir padrões pré-estabelecidos, sendo possível, por exemplo, utilizar a função "getCardValue"  que retorna o valor de um campo de formulário, podendo inclusive validar esse valor.

                          Ex.: hAPI.getCardValue(“val_nota_fiscal”) > 1000.

                          Para condições mais complexas é possível criar eventos e chamá-los na condição. Ao adicionar um evento no processo, basta informar o nome desejado e depois na condição basta chamar o evento e tratar o resultado. Ex.: retornaValor() > 1000

                          Para cada expressão configurada é necessário determinar para qual atividade a tarefa deve ser encaminhada, sendo que também é possível, porém não obrigatório, determinar um mecanismo de atribuição a ser considerado. Caso não seja determinado um mecanismo de atribuição, a tarefa considera o mecanismo de atribuição configurado na atividade destino. Caso seja configurado um mecanismo na atividade automática o fluig efetua um tratamento especial.

                          As regras são baseadas na definição do campo de formulário, podendo ser determinado por Valor fixo ou Por campo de formulário.

                          Para criação de uma atividade automática deve-se seguir os seguintes passos:

                            • Crie um novo processo workflow ou edite um processo workflow já existente.
                            • Na tela de modelagem do processo, clique sobre a atividade automática no menu lateral e a arraste para o palco (figura 46).
                            • Para editar as propriedades da atividade, clique no ícone de propriedades . A tela de propriedades da atividade será exibida.


                             
                            Figura 46 – Clique no botão incluir Atividade Automática.


                            • Na tela principal (figura 47) é possível definir qual tipo de cadastro de informações sobre a atividade automática será utilizado. Ou mesmo, visualizar as condições já criadas.



                            Figura 47 – Tela da Aba Principal.


                            • Na opção “Condição” serão inseridas as regras para as condições que farão a atividade ter comportamento automático. Para cadastrar clique no botão Clique aqui para adicionar uma regra (figura 48). Abrirá um popup (figura 49) onde você deve cadastrar a condição, a atividade de destino desta condição e o mecanismo de atribuição, onde este último é opcional.


                            Figura 48 – Tela de Condição da Atividade Automática.



                            Figura 49 – Tela de criação das regras da condição da Atividade Automática.

                            • Na opção “Condição avançada” serão inseridas as expressões para as condições que farão a atividade ter comportamento automático. Para cadastrar clique no campo em branco de Expressão (figura 50) e inclua a expressão para cadastrar a condição, a atividade de destino desta condição e o mecanismo de atribuição, onde este último é opcional.


                            Figura 50 – Tela de Condição avançada da Atividade Automática.


                            O interessante é que as expressões podem ter o formato de qualquer expressão lógica que é utilizada na linguagem JavaScript. O retorno destas expressões deve ser obrigatoriamente um valor lógico.

                            Nota

                            Para cadastrar as expressões lógicas em atividades automáticas nos processos Workflow no fluig é necessário primeiramente cadastrar as atividades normais e também as atividades automáticas. A configuração das expressões de uma atividade automática somente deve ser efetuada após o cadastramento do fluxo de atividades do processo.


                            Sub-Processo

                            O fluig permite relacionar processos workflow. Quando um processo é relacionado a outro, ele é chamado de sub-processo.

                            O relacionamento entre processos faz com que uma nova solicitação (do sub-processo) seja gerada automaticamente quando o usuário toma uma ação em uma determinada atividade.

                            Como no procedimento manual, o usuário responsável pela atividade relacionada ao sub-processo, torna-se o autor da nova solicitação.

                            Uma vez cadastrado, um sub-processo é modelado no processo de forma semelhante a uma atividade.

                            Quando o fluxo que leva a um sub-processo não permite retorno, o fluig finaliza a solicitação original no momento em que a nova solicitação é criada.

                            Quando o fluxo que leva a um sub-processo permite retorno, o fluig suspende a solicitação original até que a nova solicitação seja finalizada. Neste momento, a solicitação original é reativada e retorna automaticamente para a atividade em que estava antes de iniciar o sub-processo.

                            Nota

                            Os sub-processos podem ter apenas fluxos de entrada.


                            Vejamos um exemplo de sub-processo.

                            Determinada empresa possui os seguintes processos definidos:


                            1) Requisição Material

                            Figura 51 – Processo Workflow Requisitar Material.


                            2) Requisição Compra

                            Figura 52 – Processo Workflow Requisitar Compra.


                            Utilizando o primeiro processo de requisição de material identificou que, caso não possuísse o material requisitado, deveria iniciar uma solicitação de Requisição de Compra.

                            Desta forma, alterou o processo de requisição de material e tratou o processo “Requisitar Compra” como sub-processo do processo “Requisitar Material” (figura 53).

                            Figura 53 – Processo Workflow com o sub-processo.

                            Assim, quando o material requisitado está em falta, o usuário pode iniciar a solicitação de requisição de compra e posteriormente, quando do recebimento do material, atender a requisição pendente.


                            Vejamos como cadastrar um sub-processo em seu processo workflow:



                              • Crie um novo processo workflow ou edite um processo Workflow já existente.
                              • Na tela de modelagem do processo, clique sobre o Subprocesso no menu lateral e o arraste para o palco (figura 54).


                              Figura 54 – Clique no botão Incluir Sub-processo



                              • Para editar as propriedades do subprocesso passe o mouse sobre este e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do subprocesso será exibida.
                              • Na opção Subprocesso (figura 55) você deve selecionar, entre as opções disponíveis, qual processo deve ser considerado como Sub-processo do processo em questão.

                              • A opção Transfere anexo (figura 55), quando habilitado, é possível transferir os anexos da solicitação original do processo para a nova solicitação do Sub-processo.

                              • Ao finalizar, clique em Confirmar.

                              Figura 55 – Tela de cadastro do sub-processo.



                              Atividades paralelas

                              Em processos Workflow é comum encontrarmos atividades que deveriam trabalhar paralelamente. Para atender a essa situação a gestão de processos do fluig disponibiliza mecanismos para possibilitar o uso de atividades paralelas.

                              No fluig o Fork e Join indicam respectivamente início e fim das atividades paralelas. Quando existem atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no Join, até que todas as atividades sejam concluídas. Quando as tarefas forem concluídas, ele passa automaticamente para a próxima atividade.

                              Suponhamos que no processo abaixo (figura 56), existem 3 atividades paralelas “Reservar Hotel”, “Comprar Passagem” e “Depositar Adiantamento”. Quando uma das três atividades é concluída, o processo fica parado no Join até que todas as outras atividades sejam concluídas, ou seja, se a atividade “Comprar Passagem” for concluída ela só continuará o fluxo até a atividade “Viagem Ok?” quando as atividades “Reservar Hotel” e “Depositar Adiantamento” também forem concluídas.


                              Figura 56 – Tela de um processo Workflow com Fork e Join.


                              Vejamos como cadastrar atividades paralelas em um processo workflow:



                                • Crie um novo processo workflow ou edite um processo Workflow já existente.
                                • Na tela de modelagem do processo, clique sobre o Fork no menu lateral e o arraste para o palco (figura 57).


                                Figura 57 – Clique no botão Fork.



                                • Para editar as propriedades do Fork passe o mouse sobre este e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do Fork será exibida.
                                • Na tela de propriedades do Fork é possível apenas editar o nome do componente.
                                • Ao finalizar, clique em Confirmar.

                                Figura 58 – Tela de cadastro do Fork.



                                • Para criar um Join, clique sobre o Join no menu lateral e o arraste para o palco (figura 59).
                                • Para editar as propriedades do Join passe o mouse sobre este e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do Join será exibida.
                                • Na tela de propriedades do Join é possível apenas editar o nome do componente.
                                • Ao finalizar, clique em Confirmar.


                                Figura 59 – Clique no botão Join.

                                Nota

                                Um Fork deve obrigatoriamente possuir fluxos de saída, enquanto o Join deve possuir fluxos de entrada. 


                                Cadastrando os fluxos das atividades

                                Os fluxos representam os caminhos que levam uma atividade à outra, até o final do processo. Os fluxos criam a ligação entre as atividades e guiam os usuários na sequência correta de execução do processo.

                                Para cadastrar o fluxo de um processo, na tela de edição do processo na aba Workflow Graphical Designer você deverá clicar com o botão direito do mouse sobre a atividade desejada e na aba “Fluxo” clicar no botão “Adicionar Fluxo”, um popup será aberto com as opções que você deverá informar para cadastrar um novo fluxo, são elas:

                                • Ativ. Fluxo: Inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de avanço da atividade origem para a atividade destino no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade origem.
                                • Fluxo Automático: Quando assinalado, determina que a atividade será movimentada automaticamente para a atividade destino quando seu prazo de conclusão vencer. Para que isto aconteça, é necessário configurar um agendamento do tipo Fluxo Automático, a partir do recurso Agendador de Tarefas.
                                • Permite Retorno: Quando assinalado, determina que a atividade destino pode efetuar ação de retorno para a atividade origem.
                                • Ativ. Retorno: Inserir texto a ser utilizado para identificar a ação de retorno da atividade destino para a atividade origem no fluxo do processo. Esse texto é apresentado como opção de ação ao usuário no momento da execução da atividade destino.


                                Figura 60 – Cadastro dos fluxos das atividades.


                                Quando estamos preparando as instruções de uma atividade ou de um processoWorkflow, é comum precisarmos buscar informações de outro arquivo ou site.

                                A gestão de processos do fluig possui o conceito de Hiperlink que permite que você inclua “acessos” para documentos do fluig e também para endereços na Internet, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação.

                                • Crie um processo workflow ou selecione um existente.
                                • No campo Instruções na aba Geral (do processo ou atividade) é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo número do documento no fluig. 


                                Visualizando o documento através do link criado

                                • Escolha um processo Workflow que tenha um link cadastrado.
                                • Neste processo, você poderá acompanhar as instruções e o link para o documento no canto esquerdo da tela.


                                Exemplo de criação de um processo

                                Iremos construir um Workflow simples (figura 61), que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento do fluig. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.

                                Figura 61 – Exemplo de um Processo de Workflow.




                                  Para adicionar um processo Workflow (conforme exemplo acima, no ícone Processos do menu principal fluig acione a opção Configurar Processos.

                                  Figura 62 – Caminho para criar um novo processo de Workflow.



                                  Em seguida será aberta uma tela com os processos que já foram cadastrados.

                                  Para adicionar um novo processo basta acionar Adicionar no menu de ações da tela de Configurar Processos.

                                  Na tela Adicionar Novo Processo deve-se informar o código e a descrição para o processo, em seguida iremos clicar no botão Salvar e Editar. No exemplo, informamos o código 'process' e descrição 'Aprovação'.

                                  Figura 63 – Configuração de um novo processo de Workflow.



                                  • Em seguida será possível visualizar tela de configuração de processos e a área de modelagem.

                                    Figura 64 – Configuração de um novo processo de Workflow.



                                   Neste momento o próximo passo é configurar as propriedades do processo, para isso acione a opção Propriedades no menu do lado esquerdo.

                                  • Aba Geral.
                                  • Aba Versão.
                                  • Aba Segurança Anexos.
                                  • Aba Avançado.
                                  • Aba CAP

                                  Após concluir as alterações clique em Confirmar, para retornar ao palco de modelagem do processo.


                                  Figura 65 – Configuração de um novo processo de Workflow.



                                  • Para criar uma atividade início, clique sobre Início no menu lateral e o arraste para o palco.
                                  • Para editar as propriedades passe o mouse sobre o componente e clique no ícone de propriedades. A tela de propriedades do respectivo componente será exibida.
                                  • Repita a ação para inclusão de uma atividade comum: clique sobre Atividade no menu lateral e o arraste para o palco. Esta atividade deve se nomeada 'Aprovação'.
                                  • E por fim repita o processo para uma atividade Fim.

                                  A modelagem, em um primeiro momento, deve ficar conforme imagem a seguir:

                                  Figura 66 – Processo Workflow com as atividades criadas.


                                  Após o cadastro das atividades é necessário configurar os fluxos entre elas:

                                  • Para incluir o fluxo entre a atividade Início e Aprovação, passe o mouse sobre a atividade Início, cliquei no ícone fluxo e arraste até a atividade destino (Aprovação).


                                  Figura 67 – Ícone fluxo na atividade destino.


                                  Esta etapa deve ficar conforme imagem a seguir:

                                  Figura 68 – Fluxo de atividade Início para atividade Aprovação.


                                  • Repita esse processo para a atividade Aprovação, onde o destino deve ser a atividade Fim.

                                  Figura 69 – Fluxo de atividade Aprovação para atividade Fim.



                                  • Para finalizar clique no botão Liberar Versão na tela de modelagem, para liberar o processo Workflow criado (figura 70).

                                  Figura 70 – Liberar a versão do processo Workflow.


                                  Qualidade

                                  O fluig possui recursos que apoiam a área da Qualidade na gestão das normas, garantindo a certificação ISO9000-2000. Esses recursos permitem e facilitam os  controles de aprovação, acesso, validade, versões, revisões e distribuição de normas e procedimentos.


                                  Funções:

                                  • Cadastro de áreas.
                                  • Impressão de cópia controlada.
                                  • Log's de cópias controladas emitidas.
                                  • Geração de lista mestra.


                                  Cópia Controlada

                                  Em ambientes empresariais existem documentos que possuem a impressão controlada, pois a via impressa deve sempre possuir a sua distribuição de forma controlada, garantindo também a autenticidade da informação. Isso ocorre com mais freqüência com documentos administrados pela Gestão da Qualidade, como por exemplo, normas, técnicas e metodologias.

                                  O controle da distribuição das atualizações destes documentos normalmente é efetuado por área, onde cada área recebe os documentos atualizados impressos e assina um protocolo de recebimento.

                                  Para facilitar e agilizar todo esse processo, o fluig dispõe da recurso de Impressão de Cópia Controlada, que permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega.

                                  Dessa forma é possível evitar que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada.

                                  O fluig oferece também total controle e rastreabilidade sobre as cópias impressas, pois para cada cópia controlada impressa é gerado um Log de Cópia Controlada Emitida (Figura 71), sendo possível verificar informações como: número do documento, descrição, emissor, data da impressão, área de destino, responsável pela área e outras informações.

                                  São disponibilizadas para impressão somente documentos que tenham como arquivo principal um arquivo do MS-Word, MS-Excel ou PDF.

                                  A impressão de cópia controlada permite que, no momento da geração da cópia, sejam efetuadas atualizações em campos no documento que está sendo impresso ou ainda no protocolo que está sendo utilizado. Para isso é necessário que os campos a serem atualizados sejam previamente criados nos documentos. A tarefa de criar esses campos possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (WORD, EXCEL ou PDF).

                                  • O relatório pode ser acessado a partir do recurso Log de Cópia Controlada, disponível no Painel de Controle.

                                  Figura 71 – Exemplo de Log. de cópia Controlada

                                  Veja o exemplo em nosso repositório aqui.


                                  Lista Mestra

                                  No fluig é possível criar uma lista mestra de documentos de uma pasta. Para a emissão desta lista, estão disponíveis os seguintes parâmetros:

                                  • Exibe documentos em sub-pastas: exibe documentos das sub-pastas da pasta selecionada.
                                  • Exibe documentos expirados: exibe documentos que já expiraram seu prazo de validade.
                                  • Exibe documentos não liberados: exibe documentos com data inicial de validade superior a data atual.
                                  • Tipo de documento: exibe somente os documentos de um determinado tipo. Quando configurado Todos exibe todos.
                                  • Status de aprovação: exibe somente os documentos com determinado status de aprovação. Quando configurado Todos exibe todos.
                                  • Publicado por: exibe somente os documentos de um determinado publicador e quando não informado exibe todos.

                                   

                                  Vejamos como usar a lista mestra:

                                  • Na navegação de documentos do fluig selecione a pasta que deseja gerar lista mestra.
                                  • No menu de ações clique em Mais, e posteriormente acione Lista Mestra.

                                  Figura 72 – Gerar Lista Mestra.


                                  Na Tela de Lista Mestra escolha os parâmetros para emissão da lista.

                                  Figura 73 –Tela Lista Mestra

                                  • Clique em Criar Lista.
                                  • Abrirá um pop-up com a lista mestra emitida e com a opção de imprimir.


                                  Opção 'Ajuda'

                                  A central de Ajuda, disponível no menu Configurações (situado no canto superior direito) do fluig, é destinada aos usuários finais, administradores da plataforma e desenvolvedores. Ela apresenta links para documentações pertinentes ao conteúdo exibido na página e também permite a pesquisa pelos termos desejados pelo usuário. Estes links são classificados da seguinte forma: Manual do Usuário (Help fluig), Documentação Técnica (Portal do Desenvolvedor), FAQs (FAQ fluig) e Vídeos How-to (Aprendizado fluig).


                                  Figura 74 – Help

                                  Personalização

                                  No fluig é possível personalizar seu visual padrão, por meio da escolha de um tema e uma skin. Existem dois temas disponíveis para seleção: o clássico e o snowflake, e duas skins disponíveis: clássico e flat. A seleção de tema pode ser feita no Painel de Controle. Para mais informações, consulte nossa documentação de usuário sobre Temas.

                                  Clássico

                                  Layout padrão do fluig, que é ativado no momento da instalação. Na modificação desse tema é possível alterar as imagens e as cores da plataforma:

                                  • imagem de logo
                                  • imagem de fundo
                                  • imagem de topo
                                  • imagem do favicon
                                  • cor de fundo
                                  • cor do menu
                                  • cor do topo


                                  Figura 76 -  Tema Clássico do fluig

                                  Snowflake

                                  Layout mais fluído e inovador, apresenta menu lateral com páginas estruturadas em níveis. Na modificação desse tema é possível alterar:

                                  • imagem de logo
                                  • imagem do favicon
                                  • cor da marca


                                  Figura 77 -  Tema Snowflake do fluig