Manter Processos de Cotação - HTML.CC0397
Visão Geral do Programa
O processo de cotação permite ao comprador agrupar ordens de compra para realizar o processo de solicitação de cotação aos fornecedores. Ele permite gerenciar os envios de solicitação aos fornecedores, mantendo histórico das solicitações enviadas, assim como apresentar as que já obtiveram retorno.
A interface de listagem de processos de cotação, permite ao usuário:
- Visualizar os processos de cotação conforme seu estágio de atendimento:
- Sem envio: Quando nenhum item da cotação (ordens), possui respostas ou envios de solicitação de cotação;
- Com envio: Quando pelo menos um item da cotação (ordem) já possui envio de solicitação de cotação e nenhum item possui resposta ainda;
- Respondida parcial: Quando pelo menos um item da cotação (ordem) já possui envio resposta de cotação e nenhum item possui cotação aprovada ainda;
- Respondida total: Quando todos os itens da cotação já possuem resposta e nenhum item possui cotação aprovada ainda;
- Cotado parcial: Quando pelo menos um item da cotação (ordem) já possui uma cotação aprovada;
- Finalizado: Quando todos os itens da cotação (ordens) já possuem cotação aprovada;
- Adicionar um processo de cotação;
- Editar um processo de cotação;
- Excluir um processo de cotação;
- Consultar as solicitações enviadas para um processo de cotação;
Pré-requisitos
- O envio de e-mail deverá estar configurado nos Parâmetros Email Foundation (BTB962ZB);
- O usuário que fará o envio deverá estar configurado no Manutenção de Usuário de Materiais - CD1700, com o e-mail informado e campo "Envia E-mail" marcado;
- Para utilização da funcionalidade de envio/impressão de planilha é importante que a Central de Tarefas esteja configurada. Mais informações em: https://centraldeatendimento.totvs.com/hc/pt-br/articles/360016494012-DS-BTB-Configurar-a-Central-de-Documentos-no-Datasul-12;
Processos de Cotação
Objetivo da tela: | Permitir o monitoramento e manutenção de processos de cotação, assim como, vínculo e manutenção de ordens e fornecedores relativos ao mesmo. |
Outras Ações/Ações Relacionadas:
Ação: | Descrição: |
| Adicionar | Quando acionado, apresenta a tela Editar Processo de Cotação, na qual é possível registrar um novo Processo de Cotação. |
| Filtro | Permite informar o número do processo ou descrição para filtrar os processos de cotação apresentados em tela. Após inserir a informação desejada como filtro, é necessário acionar o ícone de Funil. |
| Busca Avançada | Quando acionado, apresenta a tela de Pesquisa Avançada, na qual é possível definir vários critérios para busca dos processos de cotação. Os critérios de busca aqui definidos, serão apresentados na tela principal em "Filtrado por". Nota: A opção de mostrar "Somente vencidos" indica que somente deverão ser apresentados os processos de cotação que já estejam vencidos, ou seja, quando todas as solicitações de cotação enviadas para o processo, estiverem com a data de validade ultrapassada. Isso significa que a data estabelecida pelo comprador para que os fornecedores respondam, já está ultrapassada. |
| Filtrado por | Apresenta os filtros aplicados para apresentação dos processos de cotação. Podendo facilmente retirar os filtros, sem a necessidade de acessar a busca avançada. Para isso, basta clicar no ícone de fechar do filtro desejado. Esse ícone é representado por um "X". |
| Classificação | Permite alterar a ordenação dos processos de cotação apresentados em tela. |
| Editar | Quando acionado, apresenta a tela Editar Processo de Cotação, na qual é possível editar as informações do processo em questão. |
| Excluir | Quando acionado, permite excluir o processo de cotação. Será apresentada uma pergunta, a qual irá confirmar a intenção de remover o registro de processo de cotação. Nota: Somente é possível excluir processos de cotação que não possuam envios de solicitação de cotação. |
| Solicitações Enviadas | Quando acionado, apresenta a tela Solicitações Enviadas, que permite a visualização de todos os envios de solicitação de cotação feitos para fornecedores. Nota Essa opção é apresentada apenas para processos que possuem ao menos um envio para fornecedores. |
| Respostas | Quando acionado, apresenta a tela Manter Cotação (HTML.OC0201) filtrando para mostrar apenas as cotações de ordens de compra vinculadas ao processo de cotação em questão. Nota Essa opção é apresentada apenas para processos que possuem ao menos uma ordem respondida, ou seja, com ao menos uma cotação de fornecedor. |
| Registrar Cotações | Quando acionado, apresenta a tela Cotações do Processo - HTML.QuotationProcess filtrando para mostrar apenas as cotações de ordens de compra vinculadas ao processo de cotação em questão. Nota Essa opção é apresentada apenas para processos que possuem ao menos uma ordem respondida, ou seja, com ao menos uma cotação de fornecedor. |
| Exibir Detalhes | Quando acionado, apresenta mais detalhes pertinentes ao processo de cotação em questão. |
| Ocultar Detalhes | Quando acionado, oculta os detalhes referentes ao processo de cotação em questão. |
| Mais Resultados | Quando acionado, o sistema efetua a busca por mais resultados e apresenta em tela. Importante: Essa opção somente é apresentada quando forem para ser apresentados mais de 50 registros na listagem. Para maximizar a performance e reduzir o tempo de apresentação das informações para o usuário, os processo de cotação são carregadas de 50 em 50 registros. |
Editar Processo de Cotação
Objetivo da tela: | Permitir a manutenção de um processo de cotação, suas ordens de compra, fornecedores e envios de solicitação de cotação. |
Principais Campos, Parâmetros e Ações:
Ação |
Descrição |
| Enviar Solicitação | Quando acionado, apresenta a tela Confirmação de Envio, que permite ao comprador conferir (e alterar se necessário) para quais fornecedores a solicitação de cotação será enviada. |
| Registrar Cotações |
Quando acionado, apresenta a tela Cotações do Processo - HTML.QuotationProcess filtrando para mostrar apenas as cotações de ordens de compra vinculadas ao processo de cotação em questão. Nota Essa opção é apresentada apenas para processos que possuem ao menos uma ordem respondida, ou seja, com ao menos uma cotação de fornecedor. |
| Configurar E-mails | Quando acionado, apresenta a tela Configuração de E-mail, que permite ao usuário determinar algumas informações referente ao envio de e-mail para o processo de cotação em questão. |
| Formulário sem Fornecedores - Planilha |
Quando acionado, gera uma planilha de solicitação de cotação com as ordens de compra vinculadas no processo, sem a informação de fornecedores. Nota Para utilização desta funcionalidade é importante que a Central de Tarefas esteja configurada. Mais informações em: https://centraldeatendimento.totvs.com/hc/pt-br/articles/360016494012-DS-BTB-Configurar-a-Central-de-Documentos-no-Datasul-12 |
| Formulário sem Fornecedores - PDF |
Quando acionado, gera um PDF de solicitação de cotação com as ordens de compra vinculadas no processo, sem a informação de fornecedores. Nota Para utilização desta funcionalidade é importante que a Central de Tarefas esteja configurada. Mais informações em: https://centraldeatendimento.totvs.com/hc/pt-br/articles/360016494012-DS-BTB-Configurar-a-Central-de-Documentos-no-Datasul-12 |
| Respostas |
Quando acionado, apresenta a tela Manter Cotação (HTML.OC0201) filtrando para mostrar apenas as cotações de ordens de compra vinculadas ao processo de cotação em questão. Nota Essa opção é habilitada apenas para processos que possuem ao menos uma ordem respondida, ou seja, com ao menos uma cotação de fornecedor. |
Os itens da solicitação (ordens de compra vinculadas), podem ter as seguintes situações:
- Sem solicitação: Quando a ordem não possui respostas ou envios de solicitação de cotação;
- Com solicitação: Quando a ordem já possui envio de solicitação de cotação, mas não possui resposta ainda;
- Respondida parcial: Quando pelo menos um fornecedor da ordem já respondeu a cotação;
- Respondida total: Quando todos os fornecedores da cotação já responderam mas não foi selecionada a cotação vencedora;
- Finalizado: Quando a ordem já possui cotação aprovada;
Ação |
Descrição |
Vincular |
Quando acionado, vincula a(s) ordem(ns) de compra selecionadas no campo Ordem de compra ao processo de cotação.
|
| Fornecedores |
Quando acionado, apresenta a tela Fornecedores da Ordem, que permite ao comprador visualizar e definir para quais fornecedores a ordem de compra será enviada. |
| Desvincular |
Quando acionado, desvincula a ordem de compra do processo de cotação. Caso a ordem de compra já possua envios realizados aos fornecedores, o comprador é avisado que caso a ordem seja desvinculada os envios também serão eliminados e solicita confirmação desta ação. |
| Solicitações | Quando acionado, apresenta a tela Solicitações Enviadas, que permite ao comprador visualizar as solicitações de cotação enviadas aos fornecedores. |
| Respostas |
Quando acionado, apresenta a tela Manter Cotação (HTML.OC0201) filtrando para mostrar apenas as cotações da ordem de compra em questão. Nota Essa opção é apresentada apenas para ordens de compra que possuem ao menos uma cotação de fornecedor. |
Os campos e informações definidos nesta parte de fornecedores, servem apenas como facilitadores para sugestão de fornecedores a todos os itens da solicitação. Os fornecedores considerados para o envio da solicitação serão os definidos a nível de item (ordem de compra).
Ação |
Descrição |
| Sugere fornecedores para os itens apenas se existir relação Item x Fornecedor | Quando marcado, indica que o fornecedor a nível de item (ordem de compra) somente será marcado para envio, se ele existir no relacionamento Item x Fornecedor (CC0105) |
| Vincular | Quando acionado, vincula o fornecedor selecionado no campo Fornecedor ao processo de cotação. |
| Desvincular |
Quando acionado, desvincula o fornecedor do processo de cotação. Somente será permitido desvincular um fornecedor caso não tenha sido enviada nenhuma solicitação de cotação para o mesmo, e caso não haja nenhuma resposta de cotação para o mesmo. |
| Configurar E-mail | Quando acionado, apresenta a tela Configuração de E-mail do Fornecedor, que permite ao usuário determinar algumas informações referente ao envio de e-mail para o fornecedor em questão. |
| Imprimir planilha |
Quando acionado, gera uma planilha de solicitação de cotação com as ordens de compra vinculadas no processo para o fornecedor em questão. Nota Para utilização desta funcionalidade é importante que a Central de Tarefas esteja configurada. Mais informações em: https://centraldeatendimento.totvs.com/hc/pt-br/articles/360016494012-DS-BTB-Configurar-a-Central-de-Documentos-no-Datasul-12 |
| Imprimir PDF |
Quando acionado, gera um PDF de solicitação de cotação com as ordens de compra vinculadas no processo para o fornecedor em questão. Nota Para utilização desta funcionalidade é importante que a Central de Tarefas esteja configurada. Mais informações em: https://centraldeatendimento.totvs.com/hc/pt-br/articles/360016494012-DS-BTB-Configurar-a-Central-de-Documentos-no-Datasul-12 |
| Registrar Cotações |
Quando acionado, apresenta a tela Cotações do Processo - HTML.QuotationProcess filtrando para mostrar apenas as cotações de ordens de compra vinculadas ao processo de cotação em questão e do Fornecedor em questão. Nota Essa opção é apresentada apenas para processos que possuem ao menos uma ordem respondida, ou seja, com ao menos uma cotação de fornecedor. |
O campo "E-mail para" tem a seguinte regra para sugestão dos e-mails do fornecedor:
- Todos os contatos do fornecedor em questão que possuírem o cargo igual a "Vendedor" serão sugeridos para envio.
- Se o sistema não conseguir localizar nenhum contato com essas características, somente apresenta o e-mail padrão do fornecedor.
Solicitações Enviadas (processo de cotação)
Objetivo da tela: | Apresentar as solicitações de cotações enviadas para o processo de cotação. |
Principais Campos e Parâmetros:
Campo/Ação | Descrição |
| Validade | Apresenta a validade do envio da solicitação. Caso a validade esteja vencida será apresentada com fundo vermelho, senão é apresentada em verde. |
| Detalhar | Apresenta o detalhamento do envio para o fornecedor em questão, mostrando as ordens de compra que foram enviadas a ele. |
Solicitações Enviadas (ordem de compra)
Objetivo da tela: | Apresentar as solicitações de cotações enviadas para a ordem de compra do processo de cotação. |
Principais Campos e Parâmetros:
Campo/Ação | Descrição |
| Validade | Apresenta a validade do envio da solicitação. Caso a validade esteja vencida será apresentada com fundo vermelho, senão é apresentada em verde. |
| Detalhar | Apresenta o detalhamento do envio para o fornecedor em questão. |
Confirmação de Envio
Objetivo da tela: | Confirmar/definir os fornecedores para os quais cada item da solicitação de cotação será enviado. |
Configuração de E-mail
Objetivo da tela: | Definir as configurações de e-mail para o processo de cotação. As informações de sugestão para esta tela (no momento da criação da solicitação de cotação), virão das configurações do usuário (assunto, texto do e-mail e se envia a planilha e/ou o PDF). As configurações do usuário são sempre atualizadas com as informações utilizadas no último cadastro de processo de cotação realizado. Nota Para utilização da funcionalidade de envio de planilha é importante que a Central de Tarefas esteja configurada. Mais informações em: https://centraldeatendimento.totvs.com/hc/pt-br/articles/360016494012-DS-BTB-Configurar-a-Central-de-Documentos-no-Datasul-12 |
Principais Campos e Parâmetros:
Ação | Descrição |
| Aplicar aos novos | Quando acionado, significa que essas informações serão utilizadas apenas para novos fornecedores vinculados ao processo de cotação. |
| Aplicar a todos | Quando acionado, replica as informações para todos os fornecedores do processo de cotação. |
| Fornecedor responde via Web | Quando acionado, significa que no e-mail destinado a cada fornecedor será adicionado um link com token e data de validade, onde ele irá poder inserir as cotações diretamente no sistema. Para mais informações sobre a funcionalidade, acesse esse link. A montagem do link enviado ao fornecedor, se dá da seguinte forma:
Os campos Serv. Jboss(Ext) e Porta. Jboss(Ext) podem ser configurados no programa "Parâmetros Gerais Módulo Básico" (BTB946AA). |
Fornecedores da Ordem
Objetivo da tela: | Permitir a visualização e definição de fornecedores para quais a ordem de compra será enviada. |
Configuração de E-mail do Fornecedor
Objetivo da tela: | Definir as configurações de e-mail para cada fornecedor. |
Principais Campos e Parâmetros:
Campo | Descrição |
| Enviar para | Informar os contatos de e-mail para quais a solicitação de cotação deve ser enviada. Para informar mais de um contato, utilizar ponto e vírgula ; |
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