Definição do processo:

O SPED Contábil é a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes, mas de forma digital.

Neste documento será demonstrado todo o passo a passo para geração do arquivo no TOTVS Gestão Contábil.

Desenvolvimento/Procedimento

1.Parâmetros do Totvs Gestão Contábil:

Acessar: Ambiente / Parâmetros / TOTVS Gestão Contábil /Rotinas Legais

Nesta tela favor preencher as opções de acordo com a necessidade da empresa.

Obs.: O Parâmetro "Considerar para o Centro de Custo" definirá se a vinculação do Plano Referencial com o Plano Contábil será feita pelo Centro de Custo ou pela Conta Gerencial;

2.Natureza das Contas Contábeis para Emissão do SPED:

Acessar: Cadastros / Contábil / Processos: Classificação Automática da Natureza da Conta para emissão do SPED

Informe a primeira Conta do Grupo de Contas e a Natureza da conta para emissão do SPED que você deseje aplicar para todo o grupo.


Lembretes:

1. Todas as contas contábeis que serão levadas para o SPED Contábil devem estar com a Natureza informada.
2. O sistema não fará a classificação automática para as contas contábeis que tiverem com a data de inclusão em branco.
3. Para o SPED é necessário informar qual a data de inclusão da conta contábil, somente serão consideradas as Contas Contábeis com data de inclusão anterior ou igual ao período da geração da escrituração.

Por exemplo: Para o ano base de 2019 a data de inclusão das contas deverá ser menor ou igual a 01/01/2019. Para preencher o campo deve acessar 'Processos/Atualização da Data de Inclusão' ou ainda, editar a conta e na aba 'Informações' preencher a data.

3.Vincular Plano de Contas Contábil / Referencial:

Para importação do Plano Referencial da Receita Federal com o Plano Contábil da empresa, favor verificar o link abaixo de como proceder com a exportação e importação do plano.

Importação do Plano de Contas Referencial

Obs.: O mapeamento na ECD não é obrigatório, porém para as empresas que também geram o arquivo da ECF (Escrituração Contábil Fiscal) o registro do mapeamento passa a ser obrigatório.

Após definir a Natureza de cada conta, Data de Inclusão e importar o Plano Referencial, deverá ser feito o relacionamento do Plano de Contas Contábil com o Plano de Contas Referencial.

Acessar: Cadastros / Paralelo (selecionar o Plano Referencial) / Anexos: Contas Paralelas.

Selecione a conta referencial que deseje associar, ao editá-la, será aberto o cadastro da mesma, contendo três abas: Identificação, Associação do Plano Contábil e Associação com Contas Gerenciais ou Associação com Centro de Custos (esta última será definida nos parâmetros - conforme Item 1 deste manual).

Na aba 'Associação do Plano Contábil' para realizar a associação, deve-se marcar a Conta Contábil que corresponda à Conta Referencial já selecionada e com o ícone "Seta para direita" incluir para a janela 'Contas Contábeis Selecionadas'.

Pode selecionar uma ou mais contas do Plano de Contas Contábil para uma do Plano de Contas Paralelo.

Importante: A associação deve ser feita somente para contas analíticas.

3.1. Associação Dinâmica do Centro de Custo / Conta Gerencial ao Plano de Contas Paralelo

É possível, de forma automática, realizar a associação dos Centros de Custos ou Contas Gerenciais às Contas Referenciais, dentro de um determinado período.

Esta associação verificará às respectivas Contas Contábeis movimentadas (que possuam lançamentos) e que já estejam associadas ao Plano Referencial.

Depois de associar todas as contas contábeis, execute o processo para fazer a associação dinâmica.

Acesse: Cadastros / Paralelo / Processos: Associação Dinâmica do Centro de Custo/Conta Gerencial ao Plano Paralelo.

Informe a última data do período para que o sistema identifique os Centros de Custos/Contas Gerenciais utilizados nos lançamentos neste período, e possa realizar a associação dinâmica.

Atenção: Este processo refaz as associações, sendo assim, todas as associações no Plano Referencial informado serão excluídas.

Importante: Se desejar limpar as associações, deverá acessar o Cadastro do Centro de Custo ou Plano de Contas Gerencial e desmarcar a flag "Enviar para o SPED Contábil" e depois executar a associação dinâmica.

Obs.: Orientamos que este processo primeiramente seja feito em base de teste.

4.Outras Inscrições Cadastrais:

Acesse: Obrigações Acessórias / Cadastros / Outras Inscrições Cadastrais

Devem ser incluídas as inscrições cadastrais do empresário ou da sociedade empresária que, legalmente, tenham direito de acesso ao livro contábil digital, exceto Secretaria da Receita Federal do Brasil e Secretaria de Estado da Fazenda que jurisdicionam o estabelecimento do empresário/sociedade empresária.

Obs.: Se a empresa não possuir cadastro em Secretaria da Receita Federal do Brasil/Secretaria de Estado da Fazenda, deverá incluir a Instituição 00, e o Código Cadastral 0000.

5.Participantes:

Acesse: Obrigações Acessórias / Cadastros / Participantes

São as informações que servem para identificar as pessoas físicas e jurídicas com as quais a empresa possui algum ou alguns dos tipos de relacionamento específico. Só deve ser informado participante com os quais a empresa tenha algum dos Tipos de Relacionamentos de Participantes. (Disponível em: MENU: Obrigações Acessórias/Cadastros/Tipos de Relacionamentos de Participantes).

Incluindo um Novo Participante

O Tipo do Participante poderá ser da tabela de cadastros do Cliente/Fornecedor ou Filial.

6.Atualizar Participante nos Lançamentos Contábeis:

Acesse: Obrigações Acessórias / Cadastros / Participantes / Processos: Atualização do Participante nos Lançamentos Contábeis

O processo de Atualização do Participante nos Lançamentos Contábeis consiste em rastrear a origem da contabilização em sistemas externos que através das suas movimentações enviam a contabilização para o Gestão Contábil. Em seguida verificam o Cliente/Fornecedor ou Filial utilizado na origem, relaciona se eles estão cadastrados como Participante, por fim, atualiza o campo "Participante" dentro dos Lançamentos Contábeis.

Considerações:

• Partidas originadas do RM Saldus não terão o campo Participante atualizado automaticamente por este processo, esta atualização deverá ser feita manualmente pelo usuário;

• Inicialmente este processo atualizará as contabilizações originadas de sistemas que já migraram para o novo modelo de BackOffice;

• O processo de geração do SPED Contábil somente será executado se o status de todos os Participantes cadastrados na base estiver igual à ‘Atualizado’;

• A exclusão de um Participante somente poderá ser realizada se ele não estiver associado a nenhuma partida. Caso seja necessário excluir algum cadastro de Participante que esteja associado a alguma partida, execute primeiramente o processo ‘Remover vínculo do Participante com o Lançamento Contábil’. Após a remoção do vínculo, o Participante poderá ser excluído.

7. Demonstração Contábil:

Este processo permite criar a estrutura da Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA) ou a Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL).

Caso deseje gerar os registros (J200, J210 e J215) favor acessar o processo através do link:

RMCTB008_Demonstrações Contábeis.

8- Escriturações Contábeis:

Acesse: Obrigações Acessórias / Cadastros / Escriturações Contábeis

• Crie uma nova Escrituração Contábil;

• Forma de Escrituração: Informar a forma de escrituração que será criada;

Obs.: Aqui, estamos dando exemplo da forma Livro Diário (completo, sem escrituração resumida).

• Número de Ordem do Instrumento de Escrituração: Esse campo é feito para a empresa ter um controle dos livros, podendo enumerá-los;
  
  
• Descrição: Pede-se colocar uma descrição para o livro que será gerado.

Aba: Dados Adicionais

• Data de Arquivamento dos Atos Constitutivos: Será a data da constituição da empresa;
• Data Conversão Sociedade Simples/Empresária: Data de quando a empresa deixou de ser sociedade simples para sociedade empresária;
• Data de Início e Término da Escrituração: Data inicial e final para a geração da Rotina conforme o Ano Base desejado.

Aba: Layout 2.0/3.0

• Data do encerramento do Exercício Social, se possuir, favor informar;
• Hash do arquivo do período anterior (Escrituração Substituída): O preenchimento do campo será informado manualmente quando o campo Indicador de Finalidade de Escrituração (campo disponível na geração do SPED/ Informações Complementares), estiver selecionado a opção de Substituta;
• Auditores Independentes:
  Os campos Nome e Registro na CVM terão preenchimento obrigatório somente quando na geração do Sped/Informações Complementares, informar que a Entidade é sujeita a Auditoria Independente.
  
  

Aba: Layout do Relatório Razão Auxiliar

Obs:. Essa parametrização esta disponível somente para a forma de escrituração igual a Razão Auxiliar.

Aba: Signatários

Nessa janela serão informados os signatários, ou seja, as pessoas que assinarão o livro. Serão duas ou mais pessoas. Sendo, obrigatória, a assinatura do Contador e mais um de escolha da empresa. (Ex. Diretor, Supervisor e etc.).

Importante: Na aba Dados Adicionais (Layout 2.0), os campos E-mail, Telefone, Ano de Expedição, Estado expedidor, Data de validade da certidão de regularidade profissional do contabilista e Número sequencial CRC (UF/Ano/Número), passam a ser obrigatórios quando na Identificação do signatário o mesmo for Qualificado como Contador.

9- Pré - Validador:

Acesse: Obrigações Acessórias/ Pré-Validador Rotinas Contábeis/ Validar

Antes de gerarmos o arquivo, deve-se realizar a Pré-validação.

Este processo visa identificar quais as possíveis inconsistências do arquivo, tais quais seriam visualizadas somente na validação pelo Programa Validador da Receita Federal.

Lembrando que a Apuração do Resultado já deve ter sido realizada através do Processo de Transferência de Grupos Contábeis, ou seja, as contas de resultado devem ter saldo inicial e final zerados.

10.Gerar SPED Contábil:

Acesse: Obrigações Acessórias/ Gerar SPED Contábil / Gerar

Importante: Antes de avançar o processo informe qual a versão do Layout o arquivo deverá ser gerado.

Parâmetros do Processo:

• Plano Referencial: Informe o Plano de Contas Referencial utilizado para o ano base;
  Lembrando que para a ECD este registro NÃO é obrigatório, porém na geração da ECF se torna obrigatório, sendo assim, oriento a fazer a associação já na ECD.
• Indicador do tipo de ECD: Informar se a empresa possui SCP ou não;
• Filial Matriz: Informar a filial que será gerado a ECD;
• Tipo de Escrituração: Informar se a escrituração é Centralizada ou Descentralizada;
• Situação Especial: Preencher conforme situação especial existente para o período base do SPED gerado. Existem as seguintes situações: (Nenhum, Abertura, Cisão, Fusão, Incorporação e Extinção);
• Não Enviar histórico de alteração dos registros I050 e I100: Se houve alteração manual no cadastro das Contas Contábeis e do Centro de Custo/Conta Gerencial, o sistema irá gerar um Histórico de alteração das mesmas. Deve-se marcar esta opção caso não deseje enviar este histórico de alterações;
• Selecionar Coligada/Filial: Caso seja preciso criar um filtro referente à Filial quando o Tipo de Escrituração for Centralizada. É de responsabilidade da empresa a utilização do filtro por Filial;

• Forma de Escrituração: Neste campo informa-se o tipo do Livro que será gerado (conforme já criado anteriormente na etapa 8 deste manual);

  Lembrete: Para cada tipo de escrituração será gerado um Livro/arquivo diferente;

• Demonstrações Contábeis:
  Transferência de Grupos Contábeis (Apuração de Resultado): Devem ser informados os Históricos de Fechamento utilizados em sua Transferência de Grupos Contábeis (Escrituração Contábil/ Transferência de Grupos contábeis) para o ano base em questão ou ainda o código da Transferência realizada para o período da geração do arquivo. Após deve-se clicar no ícone "Seta para Baixo" e automaticamente o sistema preencherá a data da Apuração do Resultado do Exercício.

  Lembretes:
  1- Para cada Transferência de Grupos Contábeis deve existir um Histórico de Fechamento diferente. Devem ser incluídos todos os Históricos de Fechamento utilizados para as transferências realizadas dentro do período informado na Escrituração Contábil.

  
  

  Informações Complementares:

•  Indicador do início do período: Informe o indicador da empresa;

• Indicador de Finalidade da Escrituração: A partir do layout 5.0 (ano base 2016) e também para anos anteriores somente teremos as opções de Escrituração Original e Substituta. Novas regras de substituição (ver item 1.12 do Manual da ECD);
  
  
• Indicador de Entidade Sujeita a Auditoria Independente;
  
  
• DMPL / DLPA:
  Estrutura da Demonstração: Neste campo o usuário deverá selecionar uma estrutura de DMLP ou DLPA já criada anteriormente através do menu de Demonstração Contábil. Esta informação irá compor os registros J200, J210 e J215 do SPED.
  Conforme a necessidade de envio, podem ser selecionadas as opções de Enviar somente Fatos Contábeis que tenha valor processado bem como Mostrar código do Fato Contábil juntamente com a descrição (registro J200).
  
  

Pré - validador

Caso já tenha executado este processo de acordo com o item 9 deste manual, deve-se marcar para NÃO executar, caso contrário marque que sim e execute o processo.

Parametrização da DRE / Balanço Patrimonial

Nesta parametrização é possível definir como o bloco J100 e J150 serão gerados.

Ao marcar Selecionar Origem poderá escolher entre:

1. Estrutura do Relatório DRE (disponível somente em Delphi);
2. A partir do Plano de Contas (o sistema irá de forma automática e organizada montar os registros conforme a classificação do campo "Natureza de envio para o SPED" e associação ao Plano Paralelo;
3. Ferramenta de Demonstrações Contábeis.

Obs.: Verificar as demais parametrizações e marque as opções de acordo com a necessidade da empresa.

Seleção de Registros Facultativos

Nesta tela devem ser informados os registros pela qual a empresa irá optar em demonstrar no arquivo da ECD.

Registro J800 – Outras Informações e J801

J800 - Outras Informações

Nesta tela deve adicionar algum arquivo que deseja ser complementado ao arquivo do SPED Contábil, tais como pareceres, outras demonstrações, entre outros arquivos que sejam relevantes para o entendimento da situação da empresa. Somente arquivos com a extensão '.RTF' (Texto Rico do Word) serão selecionados.

J801 - Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD

Quando a escrituração contábil for substituta este registro deverá ser preenchido.

O conteúdo do termo de verificação é de responsabilidade da empresa e a orientação do mesmo esta disponível no Manual de Orientações da ECD.

Lembrando que o arquivo deverá ser salvo em extensão .RTF.

Signatários da Escrituração selecionada

Será visualizado todos os signatários cadastrados na escrituração.

Nesta tela deverá marcar o signatário responsável legal da empresa junto as bases da Receita Federal.

Execute o processo e ao final deverá escolher o caminho que o arquivo deverá ser salvo.

11.Validação do Arquivo

Com o arquivo gerado, este deverá ser validado no Programa Validador da escrituração, disponível no site da Receita Federal.