Índice:

Objetivo:

     O objetivo deste documento é trazer uma visão do que é e como funciona a funcionalidade GED - Gerenciamento Eletrônica de Documentos, e como é feita a sua configuração. 

Introdução:

     O RM permite a integração com o Fluig para a sua utilização como servidor GED – Gerenciamento eletrônico de documentos. Está integração é realiza de uma base do RM para um servidor GED, ou seja, não permite múltiplos servidores GED. Após sua configuração, qualquer cadastro do RM passa a ter possibilidade de realizar o seu gerenciamento de arquivos, bastando apenas realizar os passos de mapeamento da pasta destino. 

Configuração:

     Processo de Configuração da Linha RM x GED - Gerenciamento eletrônico de documentos:

Para configurar a integração GED, acesse o módulo Integração, e os menus "Ferramentas | Parâmetros | 50.07 - Linha RM x GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)".

 Clique para ver o Menu

Em seguida preencha as informações do servidor Fluig com as informações abaixo, para que o RM faça a comunicação com o Fluig.

• Servidor: Endereço do servidor (Nome ou IP)
• Porta: Porta a qual o Fluig está configurado

• Porta FTP: Porta FTP a qual o Fluig está configurado (Padrão: 21)

   Clique aqui

  

• Usuário: Nome do usuário administrador do Fluig
• Senha: Senha do usuário administrador do Fluig
• Empresa: Empresa cadastrada no Fluig
• Integração Fluig: Marcar o flag caso seja o servidor Fluig
• Matrícula: Preencher com o Usuário de Integração. (Obrigatório se a integração foi com o Fluig)
• Protocolo: Protocolo a qual o Fluig está configurado
• Grupo de Usuário: Nome do Grupo ao qual usuários do RM serão associados no Fluig após o Sincronismo
• Senha Padrão: Senha padrão para o usuário sincronizado com o GED acessar o Fluig
• Tipo Log: Quais eventos serão inseridos no Log

Observação:

O ambiente físico de intra-estrutura dos sistemas ECM e Fluig precisam estar configurados para permitir o tráfego de informações do RM pelas portas configuradas pelo FTP. Quando não são feitas alterações nas portas utilizadas pelo FTP, as portas padrões 20 e 21 são utilizadas pelo RM para fazer o upload dos arquivos.
Na estrutura dos sistemas ECM e Fluig existe um diretório utilizado para fazer o upload dos arquivos do RM através do FTP. É necessário dar permissão de escrita nesta pasta (no ambiente ECM ou Fluig) para o Usuário de Integração utilizado na parametrização da integração conseguir fazer o upload pelo FTP:

Ao publicar um documento do RM para o ECM, a matrícula utilizada para registrar quem fez a publicação é àquela correspondente ao Usuário de Integração:

Após a configuração, clique em Testar conexão para garantir que os dados estão corretos e em seguida clique em avançar até a finalização do processo.

Sincronismo do Usuário:

     Após realizarmos a configuração da Linha RM x GED precisamos enviar para o Fluig os usuários que terão acesso a está funcionalidade. No módulo Serviços Globais, acesse o menu "Segurança | Usuários".

     Em nosso exemplo, iremos integrar apenas o usuário corrente (mestre).

Selecione os usuários e execute o processo “Sincronizar usuários do Corpore com o GED”.

Atenção

Caso o Usuário possua uma associação com Funcionário os dados Nome e E-mail que serão sincronizados serão o do Funcionário.

Obs.: Na tela de sincronização, a coluna "Integrado" irá mostrar um ícone caso aquele usuário ja tenha sido sincronizado.

Obs:2: Caso o usuário selecionado para executar a sincronização NÃO exista no Fluig, ele será criado de acordo com as informações do usuário em questão no RM: 
E-mail: mesmo do RM 
Login: mesmo do RM 
Matrícula: HASH de Segurança 
Nome: mesmo do RM 
Sobrenonme: mesmo do RM"

Cache com informação do UserID.

Após finalizado o processo de sincronização será apresentado um aviso informando o tempo de renovação do cache, que deverá ser respeitado para utilizar qualquer outro processo seguinte.

Após a execução do processo, o usuário será criado no Fluig.

Caso o campo 'Senha padrão' esteja em branco na configuração da integração, a senha desse novo usuário no FLUIG é "123456789".

Realizando Mapeamento:

    Após os parâmetros estarem configurados e o usuário sincronizado com o Fluig, é necessário realizar o mapeamento da pasta para a integração com o Fluig.

    Em nosso exemplo, utilizaremos o cadastro de Alunos do RM.

No Fluig, crie a pasta “Documentos Alunos”

No módulo Educacional, acesse o menu Currículo e Oferta -> Alunos

Acesse Anexos -> GED -> Gerenciar

   Depois de executar o passo 3 descrito acima e após clicar em avançar, teremos 6 (seis) opções de mapeamentos distintos:

  1.Utilizar pasta mapeada:

• Todos os arquivos de todos os registros serão enviados para a mesma pasta mapeada no GED.

  2. Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas de pasta mapeada:

• O usuário pode selecionar uma Sub-Pasta dentro da pasta configurada, no momento do envio do arquivo.

  3.  Utilizar o retorno de uma coluna do dataServer como nome da pasta:

• A estrutura de dados da tabela do cadastro é exibida, e o usuário pode selecionar uma coluna para que o RM crie no GED uma pasta com o nome referente a coluna selecionada.
  Ex.: Caso selecionado o RA do aluno, dentro da pasta selecionada como mapeamento será criada uma pasta para cada registro, sendo seu nome o RA do registro selecionado na hora de envio do arquivo.
  Obs: Caso a coluna selecionada não seja única por registro, os arquivos de registro que contém o mesmo conteúdo para a coluna selecionada ficaram na mesma pasta no servidor GED. Ex.: Selecionar a coluna CODCOLIGADA, todos os registros que estiverem na mesma coligada terão o seus arquivos enviados para a mesma pasta no servidor GED.
• Ao selecionar mais de uma coluna do DataServer, é possível criar estruturas de pastas. 

  4.  Utilizar o retorno de uma coluna do dataServer como nome da pasta com o CheckBox “Permitir sincronismo automático dos arquivos postados através GED” marcado:

• Idem ao item 3, mas acrescentando o sincronismo da pasta do servidor GED com os registros no RM. Ou seja, caso um arquivo seja postado diretamente no GED, na pasta do registro especifico, o RM também exibirá este registro. Da mesma forma, se o arquivo for removido diretamente no GED, ele não será mais listado no RM.
  Cuidado: a marcação deste parâmetro pode ocasionar a exibição de arquivos de outros registros caso o mapeamento seja igual o exemplo do CODCOLIGADA citado acima.

  5.  Utilizar uma pasta para cada registro de acordo com a chave primária:

• Dentro da pasta selecionada para o mapeamento, quando o usuário incluir um arquivo novo, será criada automaticamente uma pasta tendo seu nome como a combinação da chave primaria da tabela referente ao cadastro. 

  6.  Utilizar uma pasta para cada registro de acordo com a chave primária pasta com o CheckBox “Permitir sincronismo automático dos arquivos postados através GED” marcado:

• Idem ao item 5, mas acrescentando o sincronismo da pasta do servidor GED com os registros no RM. Ou seja, caso um arquivo seja postado no GED na pasta do registro especifico, o RM também exibirá este registro. Da mesma forma, se o arquivo for removido diretamente no GED, ele não será mais listado no RM.

Envio de Arquivos:

    Passo a passo de envio de arquivos para o GED

Visualização do Arquivo:

Visualização de Logs:

Ao marcar a configuração de Tipo de Log's ao configurar a integração os Log's podem ser vistos em 

Menu Integrações | Integração | Monitor da Fila de Integração, onde todos os tipos de requisições serão logadas nesta visão. A coluna Status informa se a mensagem foi processada com sucesso ou não.

Envio de Relatórios

Ao enviar um relatório para o GED, é necessário que o mapeamento na visão de relatórios (Anexo → GED → Gerenciar) tenha sido executado. Sem esta execução, será apresentando um erro informando para verificar o mapeamento da pasta.

Para envio de relatórios do RMReports para o GED, estão disponíveis as opções de mapeamento "Utilizar pasta mapeada" e "Utilizar uma pasta para cada registro de acordo com a chave primária".