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Falando de documento avançado...

O modo avançado de criação de documentos permite definir uma série de propriedades para eles, bem como critérios de aprovação e de segurança.



Criar documento - avançado


 Visualize o passo a passo 


01.
 Acionar a opção Novo logo depois Documento avançado no local desejado, inserir uma descrição que identifique o novo documento.

02. Na aba Arquivos de publicação, acionar Escolher arquivos – para selecionar um documento da estação de trabalho – ou Copiar arquivo do ECM – para selecionar um documento que já está publicado na plataforma.

Essa aba permite efetuar a transferência do documento a partir de uma estação de trabalho para a plataforma. Essa transferência é chamada de upload e é necessária porque, para que um documento seja publicado, ele deve inicialmente ser gravado na área destinada aos arquivos a serem publicados. Apesar de ser um diretório único determinado nos Parâmetros gerais, a plataforma cria automaticamente nesse diretório uma área de upload para cada usuário. Essa definição faz com que cada usuário visualize somente os documentos existentes na sua área de upload.

03. Localizar e selecionar o documento a ser publicado.

04. Se há mais de um arquivo, selecionar o arquivo que será o principal e assinalar quais serão seus anexos.

05. Se desejado, assinalar Limpar diretório de upload ao publicar.

Quando assinalado, determina que os arquivos que estão no diretório de upload serão excluídos ao concluir a publicação do documento.

06. Acionar a aba Informações gerais.

Essa aba permite definir as informações gerais do documento que está sendo publicado.

07. Inserir as informações solicitadas.

As informações solicitadas são:
Comentário
Breve descrição com informações relevantes sobre o documento e seu conteúdo.

Tags
Rótulos atribuídos ao documento para facilitar a busca posteriormente. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o documento de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o documento por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".

Descrição versão/revisão
Descrição da atual versão/revisão do documento.

Versão/revisão
Número da versão/revisão inicial do documento que está sendo publicado. Este campo somente é habilitado na inclusão de um documento e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros da guia Gerais no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o documento e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números. Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.

Criar versão/revisão obrigatória
Quando selecionado, determina que não é possível alterar o documento e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão dele. Se na publicação do documento esse campo for assinalado, ele permanece desabilitado ao editar as propriedades do documento.

Documento expira?
Quando assinalado, determina que o documento expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o documento não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – estiver assinalado. E a notificação será apresentada somente para o autor do documento.  Assista ao vídeo

Período de notificação de expiração
Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do documento se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos parâmetros gerais da plataforma. A notificação será apresentada para o autor do documento.

Para que a notificação seja emitida é necessário existir uma tarefa do tipo Expiração de documentos no agendador de tarefas.

Válido a partir de

Data a partir da qual o documento estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do documento agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. A data para publicação futura não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.). Quando o documento é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é exibido identificado com o ícone , que representa que é um documento futuro. Veja a imagem. Veja a imagem

Válido até
Data a partir da qual o documento será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada. Quando o documento estiver expirado, ele será apresentado na cor vermelha e com o ícone Veja a imagem. Veja a imagem

Tipo de documento
Tipo ao qual o documento pertence.

Assunto
Assunto ao qual o documento está relacionado.

Tipo de ícone
Elemento gráfico para representar o documento. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão com base na extensão do arquivo.

Autor
Usuário autor do documento que está sendo criado.

Idioma
Idioma ao qual o documento será relacionado. O idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros gerais da plataforma.

Notificar?
Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado ao documento como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação. Se o assunto relacionado ao documento é um assunto obrigatório, todos os usuários ativos serão notificados, independente de terem ou não o assunto como interesse.

Permite download e impressão?
Quando assinalado, determina que o documento permite que sejam efetuados download e impressão do seu conteúdo por usuários que possuem permissão para isso, ou seja, a opção Download e impressão na aba Segurança do documento está assinalada para um usuário ou um grupo ao qual ele pertence.

Atualiza propriedades de cópia controlada?
Quando assinalado, efetua a atualização das informações nas propriedades do documento, necessárias para a impressão da cópia controlada do documento.

Utiliza visualizador interno?
Quando assinalado, determina que o documento será exibido no visualizador interno da plataforma. Por padrão esse campo é exibido assinalado e os documentos são exibidos no visualizador interno. Esse campo somente é habilitado para alteração quando é definido que ele não deve ser herdado da pasta pai.

08. Acionar Adicionar campo, localizado no quadro Campos customizados da aba Informações gerais para inserir campos personalizados para o documento, se desejado.

09. Selecionar o campo que será relacionado ao documento.

10. Acionar Selecionar.

11. Acionar a aba Documentos relacionados

Essa aba permite relacionar um documento já publicado na plataforma ao documento que está sendo publicado.

  • Para adicionar um documento relacionado:
    1. Acionar Adicionar.
    2. Localizar e selecionar o documento a ser relacionado.
    3. Acionar Confirmar.
  • Para remover um documento relacionado:
    1. Acionar o ícone  referente ao documento relacionado.

Quando houver um documento relacionado, o usuário pode acessar as propriedades através do botão Ações do documento > Visualizar propriedades. Com isso, na área Lista de documentos relacionados, será possível clicar sobre o documento em questão e visualizá-lo.

12. Acionar a aba Aprovação e definir os critérios de aprovação para o documento.

Essa aba somente é exibida se a pasta na qual o documento está sendo criado não possuir critérios de aprovação. Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

13. Acionar a aba Segurança e definir os critérios de segurança para o documento.

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

14. Acionar Confirmar.


Perguntas Frequentes


ECM - É possível colocar manualmente o número da versão e revisão no documento ou no formulário?

ECM - Principais dúvidas sobre aprovação de documentos


Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.