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Falando de registro de formulário...

Um registro de formulário é o conjunto de dados inseridos ao responder um formulário. Eles são publicados dentro do formulário ao qual pertencem, no mesmo formato e com os mesmos dados, correspondentes aos campos existentes no formulário.




Registro de formulário


01. Acessar o formulário desejado, acionar a opção Novo e em seguida Registro de formulário.

02. Na janela aberta, inserir as informações solicitadas na aba Arquivos de publicação.

03. Acionar a aba Informações gerais e inserir as informações solicitadas.

Essa aba permite definir as informações gerais do registro de formulário que está sendo publicado. As informações solicitadas são:

Comentário
Breve descrição com informações relevantes sobre o registro de formulário e seu conteúdo.

Tags
Rótulos atribuídos ao registro de formulário para facilitar a busca posteriormente. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o registro de formulário de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o registro de formulário por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".

Descrição versão/revisão
Descrição da atual versão/revisão do registro de formulário.

Versão/revisão
Número da versão/revisão inicial do registro de formulário que está sendo publicado. Este campo somente é habilitado na inclusão de um registro de formulário e quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros da guia Gerais no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o registro de formulário e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números. Ao selecionar este campo, faz com que o conteúdo do documento possa ser alterado e a data original de criação do documento será modificada e passará a ser a data da ultima alteração feita, devido a criação de uma nova versão/revisão.

Documento expira?
Quando assinalado, determina que o registro de formulário expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o registro de formulário não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – estiver assinalado.  Assista ao vídeo

Período de notificação de expiração
Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do registro de formulário se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos parâmetros gerais da plataforma.

Válido a partir de
Data a partir da qual o registro de formulário estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do registro de formulário agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. Quando o registro de formulário é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é exibido identificado com uma seta vermelha que representa que é um documento futuro. A data para publicação futura não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.).

Válido até
Data a partir da qual o registro de formulário será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada.

Tipo de documento
Tipo ao qual o registro de formulário pertence.

Assunto
Assunto ao qual o registro de formulário está relacionado.

Tipo de ícone
Elemento gráfico para representar o registro de formulário. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão.

Autor
Usuário autor do registro de formulário que está sendo criado.

Idioma
Idioma ao qual o registro de formulário será relacionado. O idioma é utilizado para indexar as informações do registro de formulário. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros gerais da plataforma.

Notificar?
Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado ao registro de formulário como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação. Se o assunto relacionado ao registro de formulário é um assunto obrigatório, todos os usuários ativos serão notificados, independente de terem ou não o assunto como interesse.

04. Acionar a aba Documentos relacionados.

Essa aba permite relacionar um documento já publicado na plataforma ao registro de formulário que está sendo publicado.

05. Acionar Adicionar.

06. Localizar e selecionar o documento a ser relacionado ao registro de formulário que está sendo publicado.

07. Acionar Confirmar.

08. Acionar a aba Aprovação.

Essa aba somente é exibida se o formulário para o qual o registro de formulário está sendo criado não possuir critérios de aprovação.

09. Definir os critérios de aprovação para o registro de formulário.

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

10. Acionar a aba Segurança.

11. Definir os critérios de segurança para o registro de formulário.

Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

12. Acionar Confirmar.



Visualizar registro de formulário


01. Localizar e acionar o nome do registro de formulário que se deseja visualizar.

02. Visualizar o seu conteúdo.

Ao visualizar o registro de formulário é possível efetuar algumas ações, tais como visualizar suas propriedades, visualizar informações sociais, copiar o seu link, dentre outras opções. Mais informações podem ser obtidas em Visualizar documento. 



Solicitar permissão adicional em registro de formulário


01. Localizar o registro de formulário para o qual se deseja solicitar permissões adicionais.

02. Posicionar o mouse sobre o nome do registro de formulário.

03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais do registro de formulário.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível solicitar permissões adicionais no registro de formulário. Mais informações podem ser obtidas em Solicitar permissão adicional em pasta ou em documento.



Definir prioridade para registro de formulário


01. Localizar o registro de formulário para o qual se deseja definir prioridade.

02. Inserir a prioridade desejada para o registro de formulário na coluna Prioridade.

Mais informações sobre prioridade para registro de formulário podem ser obtidas em Definir prioridade para pasta ou para documento.

Se a coluna Prioridade não está sendo exibida no formulário onde o registro se encontra, é possível habilitá-la seguindo os passos do caminho alternativo Visualizar prioridade do conteúdo da pasta em Pasta..



Efetuar ação social para registro de formulário


01. Localizar o registro de formulário para o qual se deseja efetuar uma ação social.

02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do registro de formulário.

Mais informações sobre as ações sociais que podem ser efetuadas para um registro de formulário na navegação de documentos podem ser obtidas em Apoiar pasta ou documento, Comentar em pasta ou em documento e Compartilhar pasta ou documento.



Acompanhar registro de formulário


01. Localizar o registro de formulário que se deseja acompanhar.

02. Acionar o ícone Notificar, localizado depois da área de ações sociais ao lado direito do nome do registro de formulário.

Mais informações sobre o recurso Acompanhar podem ser obtidas em Acompanhar documento.



Definir registro de formulário como favorito


01. Localizar o registro de formulário que se deseja definir como favorito.

02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome do registro de formulário.

Mais informações sobre o recurso Favoritos podem ser obtidas em Definir pasta ou documento como favorito.



Renomear registro de formulário


01. Localizar o registro de formulário que se deseja renomear.

É necessário ter permissão de modificação no registro de formulário para renomeá-lo.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do registro de formulário.

03. Acionar Renomear.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível renomear o registro de formulário. Mais informações podem ser obtidas em Renomear pasta ou documento.



Editar propriedades do registro de formulário


01. Localizar o registro de formulário do qual se deseja editar as propriedades.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do registro de formulário.

03. Acionar Propriedades.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível editar as propriedades do registro de formulário. Mais informações podem ser obtidas em Editar propriedades de pasta ou de documento.



Restaurar versão do registro de formulário


01. Localizar o registro de formulário do qual se deseja restaurar uma versão antiga.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do registro de formulário.

03. Acionar Propriedades.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível restaurar uma versão antiga do registro de formulário. Mais informações podem ser obtidas em Restaurar versão de documento.



Espelhar registro de formulário


01. Localizar e selecionar o registro de formulário do qual se deseja criar um documento espelho.

02. Acionar Espelhar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível concluir a criação de um documento espelho do registro de formulário. Mais informações podem ser obtidas em Espelhar documento.



Remover registro de formulário


01. Localizar e selecionar o registro de formulário que se deseja eliminar.

02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

03. Acionar Remover.

Ao acionar essa opção é exibida uma mensagem informando que o registro de formulário foi removido. Porém, ele apenas é removido da estrutura da navegação de documentos, permanecendo na Lixeira. Quando o Controle de cotas está ativo, o espaço ocupado pelo registro de formulário na pasta será liberado apenas quando este for removido da Lixeira. Mais informações sobre como restaurar ou remover o documento definitivamente da plataforma podem ser obtidas em Lixeira.



Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.

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