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Índice


Falando de usuários...

Usuário é a pessoa que exerce funções públicas ou particulares dentro da instituição. Os usuários podem ser: funcionários, administradores, participantes, alunos, professores, monitores, tutores.

No inicio da tela é exibido o número total de usuários cadastrados, ativos e bloqueados na empresa acessada. Somente os usuários ativos são contabilizados em relação à quantidade de licenças utilizadas.

Na figura abaixo é apresentada a listagem contendo os usuários cadastrados na plataforma. Por padrão, ao atingir 31 cadastros, a plataforma cria automaticamente uma segunda página de listagem. É possível alterar a visualização do número de usuários cadastrados por página de 30 para 50, 75 ou 100. 

Nesta tela também é possível adicionar, editar e ativar/desativar usuários. Não é possível excluir usuários da plataforma. Além disso, cada usuário pode pertencer somente a uma empresa cadastrada, e não é possível transferí-lo de empresa.






Adicionar usuário


01. No menu principal acionar Painel de Controle, logo depois verificar o agrupador Pessoas e acionar Usuários.

02. Acionar Adicionar.

Nesta aba, todos os campos sinalizados com * são obrigatórios.

03. Inserir o e-mail.

É para este endereço de e-mail que serão enviados os e-mails de notificação para o usuário em questão. Por exemplo, na configuração de assuntos obrigatórios e de assuntos que o usuário acompanha.

O próprio usuário pode configurar as notificações que chegam por e-mail, através da tela de Configuração de notificações.

Atenção: Por questões de segurança, o e-mail cadastrado deve ser único na plataforma, ou seja, dois usuários não podem ter o mesmo endereço de e-mail cadastrado.

04. Inserir o login que o usuário utilizará para acessar a plataforma.

No momento de login na plataforma, o usuário pode optar por acessar com seu login ou com seu e-mail, ambas as formas são permitidas.

05. Inserir a matrícula.

A matrícula é única e não pode ser alterada. Com este campo serão realizadas muitas validações na plataforma, principalmente em Processos Documentos. A exemplo disso, sempre que uma solicitação é iniciada, um documento aprovado, etc, este é o campo que valida o usuário.

Portanto, é recomendável que seja inserido um valor de identificação que não mude de acordo com o tempo. Um exemplo disso seria o uso do RG ou CPF, em vez de valores que possam ser alterados conforme a localidade que o usuário trabalhe, com a mudança de cargo ou outros motivos.

06. Inserir a senha.

07. Inserir novamente a senha para confirmação.

08. Inserir o identificador externo do usuário.

O identificador externo é o identificador do usuário em um sistema que está integrado à plataforma.

Quando há integração com o Identity, o identificador (ID) correspondente ao usuário no Identity é apresentado nesse campo, não sendo possível editá-lo.

Quando há integração com o sistema TOTVS RM Educacional, o identificador do usuário nesse sistema é exibido nesse campo e também não é possível editá-lo.

Se existirem essas duas integrações citadas, o identificador apresentado será o do Identity.

Se não existir nenhuma das integrações citadas, o campo fica habilitado para preenchimento, podendo ser utilizado para relacionar um identificador de qualquer outro sistema externo ao usuário.

09. Inserir o nome.

10. Inserir o sobrenome.

11. Selecionar o local ao qual o usuário será relacionado.

Para ter mais informações sobre o cadastro de um local, acesse o help Locais.

12. Selecionar os grupos aos quais o usuário fará parte.

O vínculo aos grupos é realizado por meio do botão Cadastrar Grupos, com isso será aberta a tela de Grupos. É preciso acionar a opção Adicionar, em seguida assinalar os grupos que o usuário fará parte e Salvar.

Caso haja muitos grupos cadastrados é possível filtrar utilizando a barra superior da janela Adicionar Grupo, basta entrar com o nome ou um palavra que contenha no nome do grupo.

Também é possível navegar pelas páginas.

Caso necessário desvincular o usuário, na tela de Grupos, basta selecionar o grupo desejado e acionar Remover.

Acionar Salvar para concluir a seleção dos grupos.

13. Para incluir mais alguma informação você deve acionar Cadastrar Dados Adicionais.

É possível adicionar campos específicos para um grupo.

Ex.: Sexo ou o endereço residencial.

14. Inserir as nuvens de relacionamento nas quais o usuário estará presente.

Esse campo somente é apresentado se o recurso de nuvem de relacionamento estiver ativo.

A nuvem de relacionamento sugerida para o usuário é a padrão, porém, é possível alterar e definir mais de uma nuvem de relacionamento para ele.

Mais informações podem ser obtidas em Nuvens de relacionamento.

15. Inserir os papéis dos quais o usuário irá fazer parte.

Os Papéis de Workflow são configuráveis e cada usuário pode desempenhar mais de um papel, conforme informado no cadastro de usuários.

Acionar Cadastrar Papéis para abrir a tela de Papéis. Na tela aberta, acionar Adicionar, em seguida assinalar os papéis que o usuário fará parte e Salvar.

Caso haja muitos papéis cadastrados, é possível filtrar utilizando a barra superior da janela Adicionar Papel, basta entrar com o nome ou um palavra que contenha no nome do papel. Também é possível navegar pelas páginas.

Importante

Todos os usuários criados na plataforma são atrelados automaticamente ao papel "user", que não pode ser removido ou editado. Porém é possível conceder permissão de administrador ao usuário atrelando o papel "admin".

Para desvincular o usuário de um papel, basta selecionar o papel desejado e acionar Remover. Na tela Papel acionar novamente Salvar para concluir.

Para ter mais informações sobre o cadastro de papéis, consulte o help Papéis.

16. Selecionar o idioma padrão dos documentos.

O idioma padrão determina qual idioma será sugerido no momento das publicações efetuadas pelo usuário. O idioma padrão também é utilizado nas pesquisas feitas pelo usuário.

17. Selecionar o volume físico.

Esse volume é referente aos volumes cadastrados. Neste volume ficará armazenadas as informações referentes a pasta particular do usuário.

18. Em Cota para Meus documentos (MB) definir o tamanho máximo de armazenamento – em megabytes – permitido para a pasta particular do usuário.

Esse campo somente é exibido quando o controle de cotas está ativo na plataforma. Informações sobre esse recurso podem ser obtidas em Controle de cotas.

19.  Inserir os projetos dos quais o usuário faz parte.

20.  Inserir as especialidades do usuário.

21. Selecionar o Grupo de Trabalho Workflow.

Grupo de trabalho é utilizado pelo Mecanismo de Atribuição para Grupos do Usuário onde é possível distribuir tarefas workflow para usuários relacionados ao usuário em questão.

22. Acionar Salvar.



Editar usuário


01. No menu principal acionar Painel de Controle, verificar o agrupador Pessoas e acionar Usuários.

02. Selecionar o usuário que deseja alterar.

03. Acionar Editar.

04. Editar as informações referente ao Usuário.

O sistema não permite alterar o campo Login.

05. Acionar Salvar.



Ativar / desativar usuário


01. No menu principal acionar Painel de Controle, verificar o agrupador Pessoas e acionar Usuários.

02. Selecionar o usuário que deseja ativar ou desativar.

03. Acionar Ativar/Desativar.

04. Acionar Confirmar.

Ao desativar o usuário, a plataforma emite um alerta caso o usuário esteja vinculado a grupos ou papeis. Este é apenas um aviso, quando o administrador confirmar a desativação, o usuário será desvinculado de qualquer grupo ou papel e então bloqueado.

Observação: caso o usuário a ser desativado for um administrador da plataforma, somente será possível realizar a desativação após remover o papel admin.

Caso o usuário tenha solicitações ou documentos pendentes, para realizar sua desativação, será necessário Transferir as pendências.



Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.