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Navegación de documentos

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  • El formulario es un documento formateado que solicita la información predefinida.
  • Las Definiciones de Formularios normalmente se utilizan para estandarizar el registro de información sobre algo que se desea saber.
  • En Fluig TOTVS Fluig Plataforma es necesario que el formulario se cree en el estándar HTML.
  • También se pueden utilizar para iniciar procesos Workflow.
  •  Los formularios siempre deben respetar el estándar de la Definición de Formulario donde se crearon y por lo tanto no se pueden mover de una Definición de Formulario a otra. Para satisfacer esta necesidad se pueden crear documentos espejos para mostrar los formularios en carpetas.

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Siga el proceso de publicación de formulario en la navegación de documentos de TOTVS Fluig Plataforma:


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Card
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labelPaso 1


  • En la navegación de documentos de TOTVS Fluig Plataforma, encuentre la carpeta en la que se exportó la Definición de Formulario. Luego haga clic sobre la carpeta que señala la Definición de Formulario.


Figura 2.8 – Creación de Formulario


Card
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labelPaso 2


  • A continuación ingrese a la opción Más en el menú de Acciones y haga clic en Nuevo Formulário.

Figura 2.9 – Creación de Formulario


Card
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labelPaso 3



  • En la pantalla de formulario, complete la descripción del formulario, que será el nombre de la publicación. E informe los campos para completar el formulario.


Figura 2.10 – Creación de Formulario


Card
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labelPaso 4


  • Después de completar los campos correctamente, haga clic en Confirmar para publicar el formulario.


Figura 2.11 – Creación de Formulario


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Las tareas son actividades específicas controladas por TOTVS Fluig Plataforma que son responsabilidad de ejecución de un usuario o de varios (consenso), toda gestión de ejecución de actividades es proactiva, con envío de mensajes de ejecución y retraso.

Podrá saber cuales son las actividades pendientes haciendo clic en el íconoCentral de Tareas en el menú principal de Fluig TOTVS Fluig Plataforma (figura 3.2b), esta sección muestra todas las tareas por finalizar, las solicitudes pendientes y los documentos para aprobar, en esta sección podrán incluirse: tarea para conclusión de RNC (Registro de No Conformidad), RAP (Registro de Acción Preventiva), pedido de compras, helpdesk, y todas las solicitudes existentes en su organización.

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Siga el proceso de creación y configuración de proceso Workflow en TOTVS Fluig Plataforma:


Deck of Cards
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Card
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labelPaso 1


Para agregar un proceso Workflow, en el ícono Procesos del menú principal TOTVS Fluig Plataforma presione la opción Configurar Proceso.

Figura 3.3 – Camino para crear un nuevo proceso de Workflow


Card
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labelPaso 2


A continuación se abrirá una pantalla con los procesos que ya se registraron.

Para agregar un nuevo proceso sólo debe presionar Agregar en el menú de acciones de la pantalla Configurar Procesos.

En la pantalla Agregar Nuevo Proceso se debe informar el código y la descripción del proceso, a continuación haga clic en el botón Guardar y Editar.

Figura 3.4 – Configuración de un nuevo proceso de Workflow


Card
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labelPaso 3


  • A continuación se podrá ver la pantalla de configuración de procesos y el área de modelado.

    Figura 3.5 – Configuración de un nuevo proceso de Workflow


Card
id4
labelPaso 4


 En este momento el próximo paso es configurar las propiedades del proceso, para ello presione la opción Propiedades en el menú del lado izquierdo.

  • Pestaña General.
  • Pestaña Versión.
  • Pestaña Seguridad Adjuntos.
  • Pestaña Avanzado.


Figura 3.6 – Configuración de un nuevo proceso de Workflow


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Para hacer frente a esta situación TOTVS Fluig Plataforma ofrece la posibilidad de utilizar actividades de decisión automática en sus procesos workflow.

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En una actividad automática se puede configurar “n” expresiones, sin embargo TOTVS Fluig Plataforma exige que se considere un orden de prioridad (figura 3.10). Por lo tanto, cuando la primera expresión se cumple el flujo va a la actividad relacionada con la expresión en cuestión y las otras expresiones se ignoran.

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Para cada expresión configurada es necesario determinar a qué actividad se debe enviar la tarea, y también es posible, pero no obligatorio, determinar un mecanismo de asignación para considerar. Si no se determina un mecanismo de asignación, la tarea considera el mecanismo de asignación configurado en la actividad destino. Si se configura un mecanismo en la actividad automática TOTVS Fluig Plataforma realiza un tratamiento especial.

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Deck of Cards
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Card
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labelPaso 1


  • Cree un nuevo proceso workflow o edite un proceso Workflow ya existente.
  • En la pantalla de modelado del proceso, haga clic sobre la actividad automática en la barra lateral y arrástrela al escenario (figura 3.11).



 
Figura 3.11 – Haga clic en el botón incluir Actividad Automática


Card
id2
labelPaso 2


  • Para editar las propiedades de la actividad ubique el mouse sobre ella y haga clic en el ícono de propiedades. Aparecerá la pantalla de propiedades de la actividad.

    La función Registro de Actividades Automáticas se divide en dos secciones. En la primera, es necesario determinar la información general de la actividad y en la segunda, las condiciones (efectivamente las expresiones) que se utilizarán.


  • En la pestaña General (figura 3.12) se registrarán informaciones sobre la actividad automática.


Figura 3.12 – Pantalla de la pestaña Principal


Card
id3
labelPaso 3


  • En la pestaña “Condiciones” se ingresarán las condiciones que harán que la actividad tenga comportamiento automático. Para registrar haga clic en el botón Agregar. Se abrirá un popup (figura 3.13) donde debe registrar la condición, la actividad de destino de esta condición y el mecanismo de atribución, este último es opcional.

Figura 3.13 – Pantalla de configuración de la Condición de la Actividad Automática.



Lo interesante es que estas expresiones pueden tener formato de cualquier expresión lógica que se utiliza en el lenguaje JavaScript. La devolución de estas expresiones debe ser necesariamente un valor lógico.


Informações
titleNota

Para registrar las expresiones lógicas en actividades automáticas en los procesos Workflow en TOTVS Fluig Plataforma, primero se deben registrar las actividades normales y también las actividades automáticas. La configuración de las expresiones de una actividad automática sólo debe hacerse después del registro del flujo de actividades del proceso.



Subproceso

TOTVS Fluig Plataforma permite relacionar procesos workflow. Cuando un proceso se relaciona con otro, se llama subproceso.

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Cuando el flujo que conduce a un subproceso no permite la devolución, TOTVS Fluig Plataforma finaliza la solicitud original en el momento en que se crea la nueva solicitud.

Cuando el flujo que conduce a un subproceso permite la devolución, TOTVS Fluig Plataforma suspende la solicitud original hasta que se complete la nueva solicitud. En este momento, la solicitud original se reactiva y vuelve automáticamente a la actividad a la que estaba antes de iniciar el subproceso.

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En los procesos Workflow es común encontrar actividades que deben trabajar en paralelo. Para hacer frente a esta situación, la gestión de los procesos de TOTVS Fluig Plataforma ofrece mecanismos para permitir el uso de actividades paralelas.

En TOTVS Fluig Plataforma, Fork y Join indican respectivamente el comienzo y el final de las actividades paralelas. Cuando hay actividades paralelas pendientes, el proceso se posiciona en Join, hasta que se completan todas las actividades. Cuando las tareas se han completado, se pasa automáticamente a la siguiente actividad.

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La gestión de procesos de TOTVS Fluig Plataforma tiene el concepto de Hiperlink que permite incluir "accesos" a documentos de TOTVS Fluig Plataforma y también a direcciones de Internet, evitando la duplicación de la información y facilitando la navegación.

  • Cree un proceso workflow o seleccione uno existente.
  • En el campo Instrucciones en la pestaña General (del proceso o actividad) es necesario ingresar la tag [WD:999999], donde 999999 se debe sustituir por el número del documento en TOTVS Fluig Plataforma. 


Visualización del documento a través del link creado

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Se construirá un Workflow simple (figura 3.24), que será muy útil para la comprensión de las facilidades de funcionamiento de TOTVS Fluig Plataforma. Workflow tiene las siguientes actividades: Inicio, Aprobación y Final.

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Deck of Cards
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Card
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labelPaso 1


Para agregar un proceso Workflow (como en el ejemplo anterior, en el ícono Procesos del menú principal TOTVS Fluig Plataforma presione la opción Configurar Proceso.

Figura 3.25 – Camino para crear un nuevo proceso de Workflow


Card
id2
labelPaso 2


A continuación se abrirá una pantalla con los procesos que ya se registraron.

Para agregar un nuevo proceso simplemente debe presionar Agregar en el menú de acciones de la pantalla Configurar Procesos.

En la pantalla Agregar Nuevo Proceso se debe informar el código y la descripción del proceso, a continuación hacer clic en el botón Guardar y Editar. En el ejemplo, se informa el código 'process' y la descripción 'Aprobación'.

Figura 3.26 – Configuración de un nuevo proceso de Workflow


Card
id3
labelPaso 3


  • A continuación se podrá ver la pantalla de configuración de procesos y el área de modelado.

    Figura 3.27 – Configuración de un nuevo proceso de Workflow


Card
id4
labelPaso 4


 En este momento el próximo paso es configurar las propiedades del proceso, para ello presione la opción Propiedades en el menú del lado izquierdo.

  • Pestaña General.
  • Pestaña Versión.
  • Pestaña Seguridad Adjuntos.
  • Pestaña Avanzado.


Después de finalizar los cambios haga clic en Confirmar, para regresar al escenario de modelado del proceso.


Figura 3.28 – Configuración de un nuevo proceso de Workflow


Card
id5
labelPaso 5


  • Para crear una actividad de inicio, haga clic sobre Inicio en la barra lateral y arrástrela al escenario.
  • Para editar las propiedades ubique el mouse sobre el componente y haga clic en el ícono de propriedades. Aparecerá la pantalla de propiedades del componente correspondiente.
  • Repita la acción para incluir una actividad común: haga clic sobre Actividad en la barra lateral y arrástrela al escenario. Esta actividad debe llamarse 'Aprobación'.
  • Y por último repita el proceso para una actividad Final.

El modelado, en un primer momento, debe quedar como muestra la siguiente imagen:


Figura 3.29 – Proceso Workflow con las actividades creadas


Card
id6
labelPaso 6


Después del registro de las actividades es necesario configurar los flujos entre ellas:

  • Para incluir el flujo entre la actividad Inicio y Aprobación, ubique el mouse sobre la actividad Início, haga clic en el ícono flujo y arrastre hasta la actividad destino (Aprobación).


Figura 3.30 – Ícono flujo en la actividad destino


Esta etapa debe ser como la siguiente imagen:

Figura 3.31 – Flujo de actividad Inicio a actividad Aprobación.


  • Repita este proceso para la actividad Aprobación, en el cual el destino debe ser la actividad Final.

Figura 3.32 – Flujo de actividad Aprobación a actividad Final.


Card
id7
labelPaso 7


  • Para finalizar haga clic en el botón Liberar Versión en la pantalla de modelado, para liberar el proceso Workflow creado (figura 3.33).


Figura 3.33 – Liberar la versión del proceso Workflow



Calidad

TOTVS Fluig Plataforma tiene funcionalidades que apoyan el área de Calidad, en la gestión de normas, lo que garantiza la certificación ISO9000-2000. Estas funcionalidades permiten y facilitan los  controles de aprobación, acceso, validez, versiones, revisiones y distribución de normas y procedimientos.

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Para facilitar y acelerar todo este proceso, TOTVS Fluig Plataforma tiene la funcionalidad de Impresión de Copia Controlada, que permite determinar el área de destino de la copia que se está imprimiendo y también permite la emisión automática del protocolo de entrega.

Por lo tanto, es posible evitar que el contenido de documentos controlados se cambie o se copie de una manera no autorizada.

TOTVS Fluig Plataforma también ofrece un total control y trazabilidad sobre las copias impresas, porque para cada copia controlada impresa se genera un Log de Copia Controlada Emitida (Figura 4.1), que permite verificar información como: número de documento, descripción, emisor, fecha de la impresión, área de destino, responsable del área y otras informaciones.

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  • Al informe se puede acceder desde la funcionalidad Log de Copia Controlada, disponible en el Panel de Control de TOTVS Fluig Plataforma, guía Documentos.

Figura 4.1 – Ejemplo de Log. de copia Controlada


Lista Maestra

En TOTVS Fluig Plataforma es posible crear una lista maestra de documentos de una carpeta. Para emitir esta lista, están disponibles los siguientes parámetros:

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  • En la navegación de documentos de TOTVS Fluig Plataforma seleccione la carpeta en la que desea generar lista maestra.
  • En el menú de acciones haga clic en Más, y posteriormente presione Lista Maestra.

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En la opción Ayuda, disponible en el menú Configuraciones (ubicado en el borde superior derecho) de TOTVS Fluig Plataforma, se puede verificar el manual de referencia de la solución.

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Figura 5.1 – Help de Producto.


Personalización

En TOTVS Fluig Plataforma es posible personalizar su imagen estándar. 

Observe (figura 6.1) que se puede cambiar el color de la barra superior, el color de la barra de menú y el color del fondo de TOTVS Fluig Plataforma.

También se puede cambiar la imagen del logotipo que está en el borde superior izquierdo, la imagen de fondo y una imagen de la parte superior.

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Figura 6.1 - Tema estándar de TOTVS Fluig Plataforma (a la izquierda) y tema personalizado (a la derecha)

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  • En la modificación del tema se puede cambiar el color de fondo, el color de menú y el color de la parte superior. También se pueden agregar imágenes del logotipo de la empresa u otro tipo de imagen en el fondo, en el lugar del logo de Fluig  TOTVS Fluig Plataforma  y la imagen de la parte superior.

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