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A utilização de múltiplos volumes oferece melhores condições para administração das alocações físicas dos documentos.

• Documento: é o volume utilizado para gravação de documentos publicados abaixo de determinada pasta da plataforma. Um volume do tipo documento pode ser relacionado somente a uma única pasta e uma pasta somente pode ser relacionada a um único volume. No cadastro do volume do tipo Documento, a pasta relacionada ao volume deve, obrigatoriamente, estar vazia (sem documento ou subpastas) e não pode ser alterada.

• Meus documentos: cada usuário possui uma pasta particular na plataforma e cada pasta possui um volume determinado. O usuário administrador pode criar vários volumes e determinar qual volume deve ser utilizado para cada usuário. Isso é feito no cadastro de Usuários. Depois que o volume for cadastrado, é possível alterar o diretório físico do volume. Uma verificação será exibida caso um usuário já tenha publicado algum documento relacionado ao volume.

Exemplo: se o usuário administrador tentar alterar o diretório físico de um volume da pasta Meus documentos, a qual o usuário está associado e que tenha algum documento publicado, será exibida uma mensagem. Porém, a alteração não será bloqueada, pois cabe ao usuário administrador confirmar que todos os documentos já foram transferidos antes de confirmar a alteração do volume. Ao confirmar a alteração, é necessário efetuar a transferência do conteúdo do diretório anterior para o novo diretório. Essa ação não é feita automaticamente e o usuário não conseguirá visualizar o documento na sua pasta particular. É adequado que o usuário administrador verifique com todos os usuários se a transferência dos documentos já foi realizada antes de executar esta ação.

• Anexo workflow: é o volume utilizado para gravação de documentos anexos em solicitações de processos workflow. Também é possível criar vários volumes, sendo que a definição de qual volume deve ser utilizado para cada processo é determinada no cadastro de Processos workflow. Esse procedimento é muito semelhante ao volume da pasta particular, onde se define o volume do tipo Anexo workflow e, depois, se relaciona cada processo ao volume. Dessa forma, todos os documentos anexados a esse processo que não estejam publicados na plataforma serão gravados nesse volume. No cadastro do volume do tipo Anexo workflow é obrigatório informar o diretório físico para o volume. Após o cadastro do volume, é possível alterar seu diretório físico, sendo que nesse caso é efetuada uma verificação para analisar se o volume em questão está relacionado a algum processo workflow e, caso esteja, será exibida uma mensagem questionando a alteração. É realizado o mesmo tipo de validação da pasta particular. Se houver algum processo relacionado que tenha algum documento publicado, cabe ao usuário administrador efetuar a transferência de conteúdo de um volume para o outro.

• Disponível: esse tipo de volume é criado pelo administrador da plataforma para que o administrador das empresas possa escolher o tipo do volume. Dessa forma, o administrador da plataforma cadastra somente o diretório físico onde serão armazenados os arquivos e define o tamanho máximo de armazenamento.

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02. No menu principal, acionar Painel de Controle.

03. Acionar a guia o agrupador Gerais.

04. Acionar Volumes.

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