Inventário

Conceito

Os Inventários são fundamentais para conciliar a posição dos estoques físicos com a posição contábil da empresa. Eles permitem a correção de eventuais divergências, aumentam a segurança dos controles e garantem a correta apuração dos resultados.
Mesmo que você tenha todo o seu processo automatizado, desde o recebimento até a frente da filial, o inventário continua sendo uma peça fundamental do seu controle. É através dele que poderá detectar quebras, erros nos controles, e até mesmo desvios de mercadorias.
A frequência com que você deve executar seus inventários está diretamente ligada ao seu grau de automação e à confiabilidade do seu processo de controle sobre o estoque. Quanto mais automatizado, integrado e confiável for seu processo, menor a frequência com que você deve fazer seu inventário.

Siga as orientações descritas neste manual para obter os melhores benefícios do seu inventário.

Parametrização

Parâmetros SEMCO

Caso seja utilizado o Coletor SEMCO:

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Para importar no layout SEMCO, consulte:
tab_codigo = 45
tab_acesso = 0000COLCON (onde 0000 é a filial sem dígito)
tab_conteudo = 20 .
Ex.: Filial 981
Tab_acesso = 0098COLCON

Layout SEMCO

Layout dos arquivos

Input Layout
Ixxaaaaddmm.zip contendo Issaaaaddmm.txt
Onde xx=Loja; aaaa=ano; dd=dia; mm=mês

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Tabelas

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O Módulo de Inventário está Intimamente ligado com todos os módulos do Sistema que atualizam o estoque de produtos e com a Contabilidade.

Cadastro e Preços

Este Módulo é a base do sistema e apoia o Módulo de Inventário com o Cadastro de Produtos, Tabelas e Parâmetros do Sistema.

Recebimento

Registra todas as entradas de produtos em estoque. Para uma correta avaliação do Inventário é necessário que todas as notas fiscais de entrada tenham sido processadas.

Faturamento

Gera as saídas de produtos de estoque. Para uma correta avaliação do Inventário é necessário que todas as notas fiscais de saída tenham sido processadas.

Compras

O Inventário, por meio da função de folhas de contagem, pode ser utilizado como uma forma de detectar as necessidades de compras.

Contabilidade

O resultado da apuração do Inventário tem integração com a Contabilidade para o registro do valor do estoque no período.

Livros Fiscais

Você pode integrar o Inventário com os Livros Fiscais, fazendo com que acertos de inventário apareçam no livro.

Recomendações Úteis para o Inventário

Cuidados com os Cadastros

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Descarregar os dados do coletor, na área do usuário, que vai emitir as fichas ou mapas de contagem.
Se possuir muitos arquivos da mesma seção juntar todos em apenas um arquivo utilizando o comando:
TYPE [ nome do arquivo do coletor ]>> [ nome do arquivo a ser agrupado ];
EX: TYPE COLETOR1>> INVENTA
TYPE COLETOR2>> INVENTA
Os dados dos arquivos coletor1 e coletor2 após o comando estão no arquivo INVENTA.
Verificar se o arquivo esta no diretório C:\ TMP O;, para que possa ser importado pelo sistema, conforme os procedimentos abaixo:
O procedimento de importação (em breve) será automático, sendo portanto desnecessário este passo.

Congelando o inventário

O congelamento do inventário nada mais é do que um processo para guardar a posição do estoque e os custos em uma data determinada.

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Executando o Módulo de Inventário

Tela de Acesso

Quando você inicia o Sistema RMS, aparece uma tela de "Acesso ao Sistema".
Esta tela, solicita que você se identifique como usuário do sistema.


Figura 3

Digite o seu código de usuário e sua senha nos campos indicados e tecle <ENTER>. Isso o levará à Tela do Menu de Abertura, ou Menu Principal do Sistema RMS.
O seu código de usuário e sua senha podem ter no máximo 10 (dez) dígitos. O sistema tem duas medidas de segurança: Sua senha, quando digitada, não é visível na tela; se, após três tentativas, você não acertar sua senha, o sistema se desativa automaticamente.

Figura 4 Menu Módulo de Inventário

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O módulo de inventário é dividido em etapas, cada uma com suas devidas funções e finalidades. Estaremos explicando resumidamente cada uma delas.

Cadastro da Localização Física

Selecionada a opção de localização física, traz o programa com as funções:

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Após a seleção da filial e dos produtos, efetuar a geração das fichas de contagem através da função Geração. Ao selecionar esta função, o sistema passará à seguinte tela:

Figura 12 – Geração de Fichas

Neste momento, dentre a seleção efetuada pelo usuário, o sistema efetuará algumas perguntas as quais tem como objetivo desprezar ou não os produtos que se encontram fora de linha, sem estoque, ou os com data de entrada maior que uma data informada.
Também permite ao usuário selecionar entre várias opções o modelo de ficha ou relatório que será utilizado para contagem física dos produtos, bem como a ordem de impressão, descrição, por seção, etc.

Impressão (Operação sem coletor)

Neste momento o sistema irá imprimir a ficha ou relatório selecionado pelo usuário, juntamente com os produtos pertencentes à seleção/ geração, podendo o usuário selecionar quebras de relatórios (dependendo do modelo selecionado), os dados a serem impressos, sendo:

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Figura 13 – Impressão de fichas

SEMCO

• Exportar Arquivo

Neste caso, precisa-se gerar a ficha. Somente serão exportados os itens da ficha.

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Para importação da seleção do inventário através de arquivo gerado pelo coletor, utilizar a opção de SELEÇÃO do inventário e a função Imp. Coletor. Será apresentada a tela a seguir:

Figura 14 – Importação coletor

Informar a filial, a seção e o nome do arquivo dos coletores. (No caso o arquivo que foi gerado, para agrupamento das seções, este nome não é fixo no sistema).

Capa de Lotes (Operação com coletor)

Utilizado ao efetuar inventário com coletores, onde o sistema irá imprimir as capas de lotes que serão utilizadas para batida de lotes no momento da digitação dos mesmos.
Com esses processos será possível liberar com antecedência a data da contagem os relatórios para contagem dos produtos.

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Com esta opção se pode alterar os dados do Arquivo de Controle. Para utilizar essa função você deve selecionar o inventário na tela principal e digitar Mais. Pressione o botão Liberação. Será apresentada a tela a seguir:

Figura 15 Controles do inventário

Antes do congelamento, alterar o Status de Congelamento para Recebimento, Faturamento e Vendas p/ PDV, selecionando as 3 opções.
Importante!
As opções de Status Atual são alteradas pelo automaticamente pelo sistema de acordo com o andamento do inventário, não devendo ser modificado pelo usuário.

Congelamento de Inventário

Antes de efetuar o congelamento de inventário, certifique-se que todas as notas fiscais, sejam elas de compras, transferências, vendas, simples remessa, bonificações, etc., estejam devidamente atualizadas até a data do congelamento, e que não tenha nenhuma nota fiscal pendente para atualização, cuja mercadoria já se encontra no interior do deposito ou na área de venda, bem como se a integrações das vendas dos PDV já foram efetuadas no sistema.
Isso garantirá que ao efetuarmos o processo de congelamento, todas as operações de entradas e saídas até o dia, tenham sidos integradas ao sistema, o que evitará divergências entre os estoques lógicos e os estoques físicos, causados por problemas ou falta de atualizações de movimentos.
Antes de executar este processo, o sistema obrigará o usuário a dar nos Controles de Inventário, onde o usuário deverá informar ao sistema que todas as notas fiscais do recebimento, faturamento e integração com o PDV já foram efetuadas, e só assim se dará inicio ao processo de congelamento.
Este processo consiste em criar arquivos com os produtos e estoques congelados na data da contagem do inventário, que servirão de parâmetros para as análises das divergências entre o estoque físico e lógico, bem como informações de relatórios.

 NOTA IMPORTANTE
No momento de acionar o botão de CONGELAMENTO o sistema irá analisar um parâmetro antes de seguir com o processo:

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Relatório de Análise de Movimentação - VGIMAMOV.

Imprime a movimentação dos produtos de acordo com o período e agendas selecionadas como parâmetro.

Campos de tela

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