Caixa e Bancos

Objetivo

O módulo de Caixa e Bancos do RMS tem como objetivo permitir a administração dos saldos bancários e contábeis das contas correntes da empresa, além de possibilitar o melhor controle das previsões de saldos e entradas e saídas nessas contas, com manutenção e entrada manual de lançamentos que não constam no sistema, como juros e tarifas bancárias.
 Note que:

• Os "Saldos Previstos" serão atualizados a partir das informações geradas pelo Contas a Pagar e o Contas a Receber em aberto.
• Os "Saldos Contábeis" serão compostos pelos títulos baixados nos sistemas de Contas a Pagar e Contas a Receber, além de qualquer outro lançamento que seja efetuado manualmente pelo usuário nos sistemas de Caixa e Bancos e também Conciliação Bancária.
• As informações dos "Saldos Bancários" serão atualizadas a partir da importação dos extratos bancários recebidos via modem com padrão CNAB.
• As informações dos extratos poderão apenas ser consultada não podendo, desta forma, ser modificada.

Parametrização

Este manual foi desenvolvido considerando que o usuário já está familiarizado com o RMS, sua navegação e principalmente tenha conhecimento do Caixa e Bancos de uma empresa, no decorrer deste tópico demonstraremos as configurações para o módulo de Caixa e Bancos.

Tabela Contábil

Todas as operações geradas na Tesouraria, no Contas a Pagar e no Contas a Receber alimentam naturalmente o Caixa e Bancos.
OBSERVAÇÃO IMPORTANTE:
O módulo da Tesouraria possui parametrização de agendas específica para interação com o Caixa e Bancos. Consulte o manual de tesouraria para maiores esclarecimentos.
No entanto, existem ocorrências no Extrato do Banco (juros, tarifas, impostos) que não são contempladas nos módulos mencionados acima, dessa forma é necessário digitá-los manualmente para correta conciliação. Para digitação é preciso criar agendas para essas ocorrências.
Crie as agendas específicas seguindo a orientação do manual de Cadastro no tópico tabela contábil só atentando ao detalhe de definir as mesmas com "S" no campo "Cx. e Bco." dentro do quadro Integração na Tabela contábil.
Exemplos de Agendas


Agenda de Entrada:

Agenda de Saída:

Agenda de Transferência:
Agendas usadas para as transferências ENTRE CONTAS:

...

• Associação Empresa -> Filial
       * Gravação do parâmetro 166-BORDFIL<EEE> E=empresa
         Conteudo1 = Filial sem digito
  Define a filial da empresa para enviar o borderô para o caixa bancos.
        
   - Fluxo de Caixa Configurável – VASFLUXO
      * Importação
         - Gravação do parâmetro 166-FLUXIMPAGR
  Define se o processo de importação feito pelo VASFLUXO deve importar também os agrupamentos financeiros. Eles podem ser importados manualmente pelo VASCAGRF.       
      * Recálculo
         - Gravação do parâmetro 166-FLUXALTCAL
  Define se o VASFLUXO deve recalcular os dados após o processo de alteração manual.
      * Dias p/ Recálculo
         - Antes
             * Gravação do parâmetro 166-FLUXLIMDAT
             * Conteúdo 1
  Define a quantidade de dias anteriores a data atual para recalculo dos valores do fluxo de caixa.
         - Depois  
             * Gravação do parâmetro 166-FLUXLIMDAT
             * Conteúdo 2
  Define a quantidade de dias posteriores a data atual para recalculo dos valores do fluxo de caixa.        
    
      * Dias para Agrup. Contábeis
         - Gravação do parâmetro 166-FLUXDIACTB
  Define o dia de corte contábil para importação dos agrupamentos contábeis para o fluxo de caixa.
  O padrão é 01.
        
      * Fluxo de Caixa direto -  VASCFLUX
         - Agendas Caixa e bancos a descartar
            * Gravação do parâmetro 166-NAOFLUX
  Define as agendas que não devem participar do fluxo de caixa direto.
        
         - Importar Pedidos de Compras feitos para Lojas  
            * Gravação do parâmetro 166-FLUXPEDFIL
  Define se deve importar os pedidos de compras feitos para filiais.
           
         - Dias p/ Pedidos de Vendas   
            * Gravação do parâmetro 166-DIASFLUXO
            * Conteúdo 1
  Define a quantidade de dias para a data base a partir da data atual para importação dos pedidos de venda.
  O padrão é 01.
        
         - Dias p/ Manter Log  
            * Gravação do parâmetro 166-DIASFLUXO
            * Conteúdo 2
  Define a quantidade de dias para os registros de log dos detalhes.
  O padrão é 03.
       
         - Dias de tolerância   
            * Gravação do parâmetro 166-DIASFLUXO
            * Conteúdo 3
  Define a quantidade de dias a partir da data final do período de seleção para importação dos títulos a pagar.         
  
         - Dias p/ Pgto Programado
            * Gravação do parâmetro 166-FLUXDIASPG
           
  Define a quantidade de dias a partir da data atual para seleção de títulos a pagar pela data de pagamento programado.
       
   Note:
  Este parâmetro é obrigatório. Sem o seu preenchimento os programas de integração do Contas a Pagar, Contas a Receber e o programa de atualização do Fechamento de Caixa não serão executados.
  
  

  Parametrização dos Portadores por Loja/Filial

  É necessário para definição das filiais que cada portador possa operar (no caso de cada loja ter sua conta específica em Banco) o sistema.
  

  Cadastro de Portador - VABUPORT

  É o conjunto de informações relativas a cada portador de títulos envolvido no processo de cobrança. Permite sua identificação, endereço, tipos de títulos, etc.
  Esse cadastro depende de estar devidamente configurada a tabela 022 - AGRUPAMENTO DE PORTADORES.

...

Para efetuar essas configurações acesse o programa "Controle de Filiais/Portadores" dentro da
Sub pasta Controle de Movimentos no módulo Caixa e Bancos. A tela que será exibida corresponde à figura 2.

Figura 2
Aperte o botão F6 Incluir, o campo portador no quadro filial será habilitado, digite o código do portador e no campo filial o código com o digito da filial que utiliza tal portador.
Aperte o botão F4 Confirma para efetivar a operação.
A inclusão será exibida na grade para posterior manutenção.

Figura 2A

Configurando Tabelas e Parâmetros

Antes da utilização do módulo de Caixa e Bancos, a parametrização das tabelas e parâmetros já deve estar correta. Recomendamos a consulta do manual de Cadastro e manuais de Tabelas e Parâmetros para consulta mais detalhada,
A seguir demonstramos as parametrizações necessárias a título de conferência nas tabelas e parâmetros, para se ter acesso localize a sub pasta de mesmo nome dentro do módulo de Cadastro.

Considerações Importantes Sobre as Operações de Caixa e Bancos

• Saldos Previstos.

São pagamentos ou recebimentos - geralmente títulos do Contas a Pagar e do Contas a Receber - com vencimentos futuros, ou seja, quando sairá ou entrará os valores ao Caixa Geral ou Banco, dependendo do documento. Durante a baixa dos pagamentos ou recebimentos, os valores correspondentes são transferidos à consulta de Saldos Contábeis, pois deixaram de ser previsão para serem saldos de fato.

...

Para o fechamento das vendas dos PDV's ou operadores de caixa, os documentos recebidos são somados e conferidos com as leituras de cada PDV pelo tesoureiro. Após as conferências, faz-se a atualização do movimento dos PDV's e os valores dos documentos recebidos serão acrescidos ao "Saldo Contábil", pois registra a efetiva entrada de valores ao Caixa Geral da filial (cofre).

Executando o Módulo de Caixa e Bancos

No decorrer desse tópico será demonstrado como executar a operação diária do Caixa e Bancos. Primeiramente a "Conciliação Bancária" e por fim o "Caixa e Bancos" propriamente dito.
Lembramos a necessidade de antes de utilizar o "Caixa e Bancos" que os módulos Contas a Pagar, Contas a Receber e Tesouraria já devem estar configurados e operando corretamente.

Administração dos Movimentos – VASMFCXC

Devemos abrir o movimento, para tal no quadro "Critérios de Seleção" devemos informar a filial e a data que desejamos movimentar. No campo PORTADOR o botão HELP permite abrir a sobre tela com todos os portadores vinculados a essa filial (de acordo com as parametrizações lojas por portadores tópico 2.3), após selecionar filial, portador e período que deseja abrir o movimento, selecionar a função ShF6 – Controle e o movimento será aberto.



Após realizar o filtro e selecionar a opção SHF6 –Controle
Os Movimentos foram abertos:


ATENÇÃO!
O cadastro de portador é feito através do programa VABUPORT.

...

Aperte o botão F5 Importação e na tela confira os dados exibidos.

Aperte o F4 Confirma.
O sistema abre na tela a seguinte mensagem:

Retorne a tela principal e note que na grade o movimento selecionado anteriormente será exibido na coluna situação com a letra "I" de Importado (observe a legenda na tela).

 Note que o sistema somente atualizará informações e lançamentos se estes estiverem conciliados.
Caso precise realizar alguma manutenção/ inclusão esta poderá ser realizada no programa "Manutenção de Movimentos" já demonstrado. Para manutenção localize os lançamentos utilizando os campos do quadro "Critérios de Seleção" e clique marcando o lançamento que se deseja alterar, aperte o botão F5 Altera, e proceda com as alterações necessárias.
 Note que por medida de segurança nem todos os campos podem ser livremente alterados, haverá casos que será mais conveniente excluir o lançamento e incluí-lo novamente.
Finalizada essa parte o passo seguinte é atualizar o movimento.
Retorne na tela da figura 3, faça a filtragem como já demonstrado e aperte o botão F6 Atualização. Após conferência dos dados aperte o botão F4confirma e o sistema atualizará as informações no Contas a Pagar, Receber, no Fiscal, no Extrato e na Grade.
O movimento selecionado anteriormente será exibido na coluna situação com as letras "A" e "B" (atualizados e conciliados no banco).



O sistema apresenta na tela a mensagem:


A atualização será executada somente se o dia anterior estiver atualizado.
Somente após a atualização os lançamentos efetuados no Caixa e Bancos (a prazo) que tem como destino o sistema de Contas a Receber serão liberados para integração.

Conciliação

Parametrização do Extrato VASPEXTR.
Para que possamos realizar a Conciliação, é necessário que a parametrização do Programa VASPEXTR, seja feita, conforme a figura 4:

...

Exemplo: BCO BRADESCO SA.

Exemplo: BCO BANESPA SANTANDER SA.


Exemplo: UNIBANCO

Condições do campo Débito ampliada.


O próximo passo é o de importar os extratos bancários para alimentarem a conciliação do sistema, para executar tal tarefa, entre no programa "Importação de Extrato Bancário" - VASUEXTR dentro da sub pasta de Conciliação Bancária localizada no módulo Caixa e Bancos.

Para proceder à importação consulte sua instituição financeira sobre como obter extratos em formato de arquivo. Ao recebê-lo grave o arquivo na pasta DBW da máquina local localizada dentro da pasta RMS.

O usuário pode importar quantos extratos quiser, incluindo extratos de bancos diferentes. A única ressalva é que para cada banco deve ser importado um arquivo exclusivo e não será permitida a importação de um arquivo importado anteriormente, evitando que o mesmo inclua um título já conciliado. Normalmente isto já é o que acontece, pois cada banco possui seus próprios procedimentos de transferência de arquivos.
No campo "Nome do Arquivo", o usuário deve informar o nome do arquivo vindo do banco. Este deve ter apenas 8 (oito) dígitos e não deve possuir extensões, aperte o botão F4 Confirma, a partir daí o próprio sistema identifica o banco ao qual pertence o arquivo e procede a importação.

Conciliação Direta

O sistema efetua a conciliação automaticamente, também chamada de direta. O sistema confronta as informações do extrato com as informações do sistema. Esta conciliação é feita somente quando um único lançamento refere-se a um único movimento.
São comparados os valores entre os lançamentos e os movimentos, bem como os números bancários, números dos cheques e números dos documentos. Neste processo também são conciliados os estornos existentes no extrato.
Lembramos:

...

É um movimento financeiro pago ou recebido, ou seja, cada um dos registros selecionados no Contas a Pagar ou Receber.
Para proceder à conciliação direta entre no programa "Conciliação Direta" dentro da sub pasta "Conciliação Bancária" o programa exibirá a tela da figura 6:

Simplesmente digite no campo "Portador" código do Portador desejado e aperte o botão F4 Confirma, após esse processo, o sistema confirmará seu sucesso.

Manutenção e Conciliação Confirmada

Como já citamos anteriormente o sistema recebe as informações de outros módulos do sistema, mas nem todas as operações do extrato são contempladas (como tarifas, despesas), portanto, é necessário digitar os mesmos manualmente.
Para Facilitar esse processo, recomendamos que após a conciliação direta se emita um Relatório de Pendências, (localize o programa de nome "VASRPEND") onde se emite o relatório por portador, assim serão exibidas as pendências.

...

Localize em ambas as grades os lançamentos cujas informações batem e em ambos os lançamentos flag nas duas grades na coluna "Sel", em seguida aperte o botão F5 Concil e o sistema conciliará os lançamentos.

Consulta de Saldos

O RMS possui um sistema eficiente para consulta das movimentações financeiras e do Extrato dentro do módulo de Caixa e Bancos.
Para realizar essa consulta entre no programa "Consulta de Saldos" na sub pasta de mesmo nome no módulo Caixa e Bancos do RMS.

No quadro "Critérios de Seleção" digite a data desejada e clique em ShF9 Filtrar, na grade será exibido os saldos inicial e final e movimentações de entradas e saídas totalizadas por portador, voltando ao quadro "Critérios de Seleção" do lado direito aperte o botão correspondente para exibir essas movimentações por previsto, contábil e bancário. (Lembramos que esses conceitos já foram apresentados no tópico 2.5)

Previsto


Contábil


Bancário.
Pode ser necessário recalculo dos saldos devido as constantes alterações sofridas nas movimentações. Para isso aperte o botão ShF5 Recalculo e o sistema efetuará o recalculo dos saldos automaticamente.
Caso queira consultar o extrato de um portador, clique em um dos botões no quadro "Critérios de Seleção", selecione um portador clicando e deixando marcado em azul na grade de portadores e aperte o botão
F8 Extrato.

Extrato Bancário.

Relatórios

O módulo de Caixa e Bancos.
Todos os relatórios podem ser localizados na sub pasta de nome "Relatório" dentro da pasta Caixa e Bancos.

...

• Listagem dos movimentos Data/ Portador.

Checklist de implantação Caixa e Bancos

A seguir apresentamos um resumo do processo de implantação do módulo de Caixa e Bancos do RMS em forma de checklist. Devemos relembrar que as informações do texto a seguir já foram demonstradas nos tópicos anteriores do Manual, servindo apenas como roteiro.
Pré-requisitos:

...

Após atualização, caso haja necessidade de realizar manutenção, utilizar a opção <Limpa Flag>.
Esta opção elimina a flag de atualizado e permite realizar qualquer tipo de alterações, porém, recomenda-se não utilizar a opção <Importação>, caso esta rotina já tenha sido realizada, pois os movimentos serão duplicados no módulo.

Fornecedor Principal

Agrega códigos diferentes de um mesmo fornecedor num único código de FORNECEDOR PRINCIPAL.
Foi criado objetivando INTEGRAR NO FINANCEIRO, Contas a pagar, Contas a Receber e Caixa e Bancos, todos os códigos de um mesmo fornecedor, em um ÚNICO código de fornecedor, FORNECEDOR PRINCIPAL.
OBSERVAÇÃO:
Este procedimento não altera em nada os procedimentos no modulo Fiscal.
Vantagens:

...

O código de FORNECEDOR PRINCIPAL é criado no cadastro de TIPOS, VABUTIPO, como segue:

Um cliente que tenha vários códigos de fornecedor, cada um correspondente a uma filial deste cliente.

Podemos, cadastrando um código de FORNECEDOR Principal, agrupar todos os códigos do fornecedor num único código.



ATENÇÃO!
Para ativar o processo no financeiro, do Código de Fornecedor Principal, é necessário habilitar o parâmetro abaixo:
Parâmetro: 166
Acesso: FORPRI
Conteúdo: zero