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Caminho básico
01. Acessar a solicitação de processo que se deseja incluir um anexo.
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| Para incluir um anexo em uma solicitação o usuário deve ser responsável pela atividade atual da solicitação ou ser gestor do processo. É possível acessar a solicitação de processo através da Central de Tarefas. Para ver mais detalhes sobre a central de tarefas, verificar a funcionalidade Central de Tarefas. Também é possível incluir um anexo durante a inicialização de uma nova solicitação. Para ver mais detalhes de como iniciar uma solicitação, verificar a funcionalidade Iniciar Solicitações. |
02. Acessar a aba Anexos.
Adicionar Anexo via Upload
01. Acionar Incluir anexo upload.
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| Este botão permite que o usuário faça o upload do arquivo que deseja anexar à solicitação. Upload é a transferência do arquivo presente no computador do usuário para o servidor da plataforma, e é necessário porque para um anexo ser publicado ele deve, inicialmente, ser gravado em uma área destinada aos arquivos a serem publicados. |
02. Inserir uma descrição que identifique o novo anexo.
03. Realizar o upload do arquivo.
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Existem as seguintes formas de realizar o upload do arquivo: • Acionar o campo de upload, o qual apresentará o Explorer para localização do arquivo a ser transferido. • Arrastar o arquivo a ser transferido para a tela de publicação de novo anexo. • Acionar o botão Copiar Arquivo, o qual apresentará uma tela de seleção do documento a ser copiado. Após localizar o documento desejado, assinalar o mesmo e acionar o botão Selecionar. Com isto, o arquivo do documento selecionado será copiado para a publicação do novo anexo. |
04. Na lista de arquivos de publicação, assinalar o arquivo enviado como principal.
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| Toda publicação de anexo deve possuir somente um arquivo principal, os demais arquivos enviados podem ser assinalados como anexo da publicação, caso seja necessário. |
05. Assinalar se limpa diretório de upload ao publicar.
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| Quando assinalado indica que, com a publicação do anexo, os arquivos do diretório de upload devem ser excluídos. |
06. Acionar Confirmar.
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| Após a inclusão de um novo anexo, para que o mesmo seja efetivado é necessário Executar a Tarefa ou acionar o botão Salvar. |
Caminho(s) Alternativo(s)
Adicionar Anexo do GED
01. Acionar Incluir anexo GED.
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| Este botão permite que o usuário anexe à solicitação qualquer tipo de documento existente na plataforma. |
02. Assinalar o documento a ser anexado.
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| Para localizar um documento é possível navegar entre as estruturas de pastas. |
03. Acionar Selecione.
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| Após a inclusão de um novo anexo, para que o mesmo seja efetivado é necessário Executar a Tarefa ou acionar o botão Salvar. |
Falando de Publicar Anexos no Processo...
É comum a necessidade de anexar documentos como recibos, certificados e relatórios aos processos e a plataforma possibilita essa inclusão de anexos nas solicitações.
É oferecido controle total sobre os documentos anexos aos processos. Esse controle tem início na possibilidade de configuração de segurança dos anexos para cada processo e estende-se nas opções de anexar tanto documentos já publicados, por exemplo, Links Externos, Resultado de Pesquisas de Opinião, Formulários e os documentos comuns, como também anexar documentos que não estejam publicados, utilizando o recurso de upload do arquivo.
Além da possibilidade de anexar documentos, é permitido que seja efetuada a gestão desses documentos, possibilitando a exclusão ou ainda a publicação efetiva de documentos anexados via upload. Essas tarefas dependem sempre das configurações de segurança de anexos definidas no processo.
No cadastro de processo, é também possível determinar se os documentos anexos, que estão publicados, devem ter suas versões/revisões atualizadas conforme as atualizações efetuadas nos documentos publicados.
Para a exclusão de anexos, é necessária permissão nas configurações de segurança de anexos. Não é possível excluir anexos do tipo formulário originado pela definição de formulário definido para o processo, independentemente da tarefa que está sedo executada ou da permissão na definição de segurança de anexos.
A publicação, no GED, de documentos anexados ao processo via upload é somente possível após a gravação dos mesmos. Dessa forma, não é possível realizar a publicação do anexo na atividade inicial de uma solicitação e, nas demais atividades, é necessário que o anexo já esteja salvo, além da permissão exigida.
Após ter sido realizada alguma manutenção nos anexos da solicitação, para que estas ações sejam efetivadas é necessário Executar a Tarefa ou acionar o botão Salvar.
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