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Inventário
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Conceito
Os Inventários são fundamentais para conciliar a posição dos estoques físicos com a posição contábil da empresa. Eles permitem a correção de eventuais divergências, aumentam a segurança dos controles e garantem a correta apuração dos resultados.
Mesmo que você tenha todo o seu processo automatizado, desde o recebimento até a frente da filial, o inventário continua sendo uma peça fundamental do seu controle. É através dele que poderá detectar quebras, erros nos controles, e até mesmo desvios de mercadorias.
A frequência com que você deve executar seus inventários está diretamente ligada ao seu grau de automação e à confiabilidade do seu processo de controle sobre o estoque. Quanto mais automatizado, integrado e confiável for seu processo, menor a frequência com que você deve fazer seu inventário.
Siga as orientações descritas neste manual para obter os melhores benefícios do seu inventário.
Parametrização
N.º | ACESSO | CONTEÚDO | DESCRIÇÃO |
---|---|---|---|
003 | LOCGONXXXX | (S/N) | Definir se a filial utiliza (S) ou (N) localização de gôndola, onde XXXX = código da filial sem digito. |
003 | GERDIGXXXX | (S/N) | Definir se serão gerados (S) ou (N) os lotes de digitação no momento de geração dos mapas de contagem, onde XXXX = código da filial sem digito. |
003 | LIMLOTXXXX | 999 | Definir o número de produtos por lote. No caso dos mapas de contagem descrever o número de linhas que podem ser impressas por página (max. 28), onde XXXX = código da filial sem digito. |
003 | NIVQBRXXXX | 9 | Definir a quebra dos lotes, onde o conteúdo deve ser igual a 2 ou 3, sendo: |
003 | LOCESTXXXX | (S/N) | Definir se a filial utiliza (S) ou (N) localização física, onde XXXX = código da filial sem dígito. |
010 | ENTRADA | 999 | Definir o número de agenda de entrada (sobra) e saída (quebra) a serem atualizadas automaticamente no recebimento, quando da atualização do inventário. |
010 | CONTABIL | 999999999 | Posição de 1 a 3 corresponde à figura fiscal (isenta); |
010 | PRDOUSERVI | (S/P) | Identifica o tipo de nota fiscal para controle de quebra de inventário, onde: |
010 | INVENTÁRIO | AAAFFF | Este parâmetro é utilizado para contabilização do saldo do estoque através da geração automática de registro fiscal, sendo que: |
030 | LISESTQINV | (S/N) | Identificar se lista (S) ou não (N) estoque de inventário. |
045 | ERRO16LIB | (S/N) | Erro 16 liberado. |
045 | SEMCONGELA | (S/N) | Permitir (S) ou (N) o processo de digitação de inventário antes do congelamento de estoque. |
045 | INVAJUST | (S/N) | Indicar se deseja (S) ou (N) trabalhar com ajuste no inventário. |
045 | RICONSOL | (S/N) | Indicar se totaliza por filial e emite somente um termo de abertura e encerramento para todas as filiais (S) ou se totaliza por seção e emite um termo de abertura e encerramento para cada filial (N). |
045 | CONTOLEFIC | (S/N) | Identificar se um lote tem mais de 26 produtos, sendo: |
045 | ESCFIC1111 | F000009 | Identificar o modelo de ficha, onde: |
045 | ESCCAP1111 | C000009 | Identificar a capa de lote, onde: |
045 | GERDEP999 | (S/N) | Permite gerar lotes de tipo depósito para a filial, onde: |
045 | NAOVERLINH | "S" | Possibilita que sejam contados nos inventários os produtos que estão fora de linha mas que possuem registro de estoque para filial onde o inventário está sendo realizado. |
117 | NUMEROINV | 0000000000 | Definir o número inicial do controle de inventário, onde: |
117 | CONTAGEMLJ | 0000000099 | Informar as filiais que tenham contagem de estoque diferente do cadastro de empresa, onde: |
126 | 0001002011 | 0000000000 | Indicar as seções para as quais não devem ser emitidas as folhas de contagem, onde: |
Parâmetros SEMCO
Caso seja utilizado o Coletor SEMCO:
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Para importar no layout SEMCO, consulte:
tab_codigo = 45
tab_acesso = 0000COLCON (onde 0000 é a filial sem dígito)
tab_conteudo = 20 .
Ex.: Filial 981
Tab_acesso = 0098COLCON
Layout SEMCO
Layout dos arquivos
Input Layout
Ixxaaaaddmm.zip contendo Issaaaaddmm.txt
Onde xx=Loja; aaaa=ano; dd=dia; mm=mês
Campo | Tam. | Posição | Alinhamento |
Loja | 06 | 01-06 | RJZF |
Data | 06 | 07-12 | - |
Branco | 10 | 13-22 | BF |
Código interno | 06 | 23-28 | RJZF |
Branco | 06 | 29-34 | BF |
Seção | 13 | 35-47 | LJBF |
Código de Barras | 13 | 48-60 | RJZF |
Preço de Custo | 12 | 61-72 | RJZF |
Quantidade | 08 | 73-80 | RJZF |
Descrição | 40 | 81-120 | LJBF |
OBSERVAÇÃO:
Os preços não devem conter cifras (R$) nem separadores de decimal , ;. Registros com preços zerados serão ignorados pelo sistema.
Output Layout.
Ixxaaaaddmm.dat
Onde xx=Loja; aaaa=ano; dd=dia; mm=mês
Campo | Tam. | Posição | Alinhamento |
Loja | 06 | 01-06 | RJZF |
Data (ddmmaa) | 06 | 07-12 | RJZF |
Área | 10 | 13-22 | LJBF |
Localização | 10 | 23-32 | LJBF |
Branco | 12 | 33-44 | BF |
Código de Barras | 13 | 45-57 | LJBF |
Branco | 13 | 58-70 | BF |
Preço de Custo | 11 | 71-81 | RJZF |
Quantidade | 08 | 82-89 | RJZF |
Branco | 01 | 90 | BF |
Tabelas
N.º | ACESSO | CONTEÚDO | DESCRIÇÃO |
303 | 99/99/99 | 1,000000000 | É a Tabela de Indexação Monetária (De 303 até 399). Ela permite a correção de valores baseada no índice indicado. |
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Integração com outros Módulos
O Módulo de Inventário está Intimamente ligado com todos os módulos do Sistema que atualizam o estoque de produtos e com a Contabilidade.
Cadastro e Preços
Este Módulo é a base do sistema e apoia o Módulo de Inventário com o Cadastro de Produtos, Tabelas e Parâmetros do Sistema.
Recebimento
Registra todas as entradas de produtos em estoque. Para uma correta avaliação do Inventário é necessário que todas as notas fiscais de entrada tenham sido processadas.
Faturamento
Gera as saídas de produtos de estoque. Para uma correta avaliação do Inventário é necessário que todas as notas fiscais de saída tenham sido processadas.
Compras
O Inventário, por meio da função de folhas de contagem, pode ser utilizado como uma forma de detectar as necessidades de compras.
Contabilidade
O resultado da apuração do Inventário tem integração com a Contabilidade para o registro do valor do estoque no período.
Livros Fiscais
Você pode integrar o Inventário com os Livros Fiscais, fazendo com que acertos de inventário apareçam no livro.
Recomendações Úteis para o Inventário
Cuidados com os Cadastros
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Os produtos que apresentam avarias devem ser separados por seção, relacionados numa lista à parte, com informações de filial, seção, quantidade, preço de venda, data do inventário, descrição do produto, preço de custo e totais de custo e venda.
Se você tem produtos destinados à troca, emita a documentação referente à devolução antes da data do Inventário para que eles sejam retirados do local antes do início do Inventário. caso ela não ocorra em tempo, trate-os como produtos avariados.
Distribuição das Fichas
Distribua as fichas de inventário na filial ou depósito na noite anterior ao inventário, colocando-as sob os respectivos produtos. Percorra todas as prateleiras e locais de armazenagem e registre qualquer ausência de ficha. Caso ocorra, providencie a emissão manual da mesma.
IMPORTANTE:
Quando não existir a mercadoria, deve-se registrar "zero" na ficha de contagem.
Após a primeira contagem é recomendável fazer-se uma segunda. Esta poderá ser completa ou por amostragem, dependendo do histórico de confiabilidade de seus inventários anteriores.
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Descarregar os dados do coletor, na área do usuário, que vai emitir as fichas ou mapas de contagem.
Se possuir muitos arquivos da mesma seção juntar todos em apenas um arquivo utilizando o comando:
TYPE [ nome do arquivo do coletor ]>> [ nome do arquivo a ser agrupado ];
EX: TYPE COLETOR1>> INVENTA
TYPE COLETOR2>> INVENTA
Os dados dos arquivos coletor1 e coletor2 após o comando estão no arquivo INVENTA.
Verificar se o arquivo esta no diretório C:\ TMP O;, para que possa ser importado pelo sistema, conforme os procedimentos abaixo:
O procedimento de importação (em breve) será automático, sendo portanto desnecessário este passo.
Congelando o inventário
O congelamento do inventário nada mais é do que um processo para guardar a posição do estoque e os custos em uma data determinada.
Efetuar a contagem física dos produtos com as fichas
Este processo será realizado no mesmo dia que for feito o congelamento do custo e estoque, os gerenciadores responsáveis pela contagem deverão entregar as fichas para o responsável.
Analisar critica de inventário, apontando a solução adequada
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Executando o Módulo de Inventário
Tela de Acesso
Quando você inicia o Sistema RMS, aparece uma tela de "Acesso ao Sistema".
Esta tela, solicita que você se identifique como usuário do sistema.
Figura 3
Digite o seu código de usuário e sua senha nos campos indicados e tecle <ENTER>. Isso o levará à Tela do Menu de Abertura, ou Menu Principal do Sistema RMS.
O seu código de usuário e sua senha podem ter no máximo 10 (dez) dígitos. O sistema tem duas medidas de segurança: Sua senha, quando digitada, não é visível na tela; se, após três tentativas, você não acertar sua senha, o sistema se desativa automaticamente.
Figura 4 Menu Módulo de Inventário
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Pronto. Seja bem-vindo ao Módulo de Inventário.
Figura 5 Menu de Inventário
Nos próximos capítulos passaremos a detalhar o conteúdo de cada uma das opções apresentadas no menu principal e a melhor forma de utilizá-las. Por enquanto basta que você saiba que:
Todo o processamento do Inventário, desde a impressão de fichas até a atualização dos estoques é feita na Opção Realização/ Abertura.
A emissão dos relatórios referentes aos Inventários é feita pela Opção Relatórios.
Preparar os coletores para coletar a localização dos Itens
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O módulo de inventário é dividido em etapas, cada uma com suas devidas funções e finalidades. Estaremos explicando resumidamente cada uma delas.
Cadastro da Localização Física
Selecionada a opção de localização física, traz o programa com as funções:
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Figura 6 – Localização Física
Abertura do Inventário
Ao selecionar no menu a opção de Abertura, será exibida a tela principal do inventário:
Figura 7 Tela Principal do Inventário
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Este tipo de inventário possibilita ao usuário efetuar o inventário dos produtos existentes no Depósito de Trocas.
Na abertura do inventário o usuário também definirá se o sistema deverá criticar erros de custos ou preço de venda zerado, isso para os produtos digitados (com estoque) e os não digitados (estoque zero).
Na tela de abertura o usuário poderá visualizar os números dos inventários em curso ou encerrados, seus títulos, o tipo (parcial, geral, etc) e suas respectivas situações, as quais são indicadas por letras, sendo:
Situação | Processo |
Foi apenas efetuada a abertura do mesmo. | |
F | Inventário se encontra em processo de seleção, geração e emissão de fichas. |
CF | Inventário já foi congelado, podendo dar inicio a digitação. |
CD | Inventário congelado e em processo de digitação. |
CDE | Inventário está sendo digitado e ao efetuar a crítica dos lotes, os mesmos encontram-se com erros. |
CDV | Após a crítica geral dos lotes, não há lotes com erros "não–atualizáveis", podendo ser executado o processo de "gera não digitados", a letra V, substitui a E. |
CDVG | A letra G, indica que o processo de "gera não digitados", já foi efetuado, podendo o mesmo ser atualizado. |
CDVGA | Indica que o inventário já foi atualizado. |
Seleção (Operação sem coletor)
Onde o usuário deverá selecionar a filial, o fornecedor, ou os produtos que farão parte do inventário, isso tudo para inventário do tipo parcial ou por produtos, pois no inventário geral, não será necessário fazer seleção, todos os produtos são previamente selecionados, devendo apenas ser selecionada a loja.
Quando utilizada localização física, seja ela digitada (cadastro de localização) ou importada via coletor de dados, é neste momento que o sistema importará esta informação, para posterior emissão do relatório de contagem por localização.
Após a abertura do inventário, mesmo que para data futura, já será possível efetuar a emissão prévia das fichas. Selecionar o inventário em curso e a opção Ficha.
Figura 9 – Emissão de fichas
É aberta a tela onde deverá ser selecionada a opção Seleção.
Neste momento serão habilitadas as pastas conforme tipo do inventário:
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Após a seleção da filial e dos produtos, efetuar a geração das fichas de contagem através da função Geração. Ao selecionar esta função, o sistema passará à seguinte tela:
Figura 12 – Geração de Fichas
Neste momento, dentre a seleção efetuada pelo usuário, o sistema efetuará algumas perguntas as quais tem como objetivo desprezar ou não os produtos que se encontram fora de linha, sem estoque, ou os com data de entrada maior que uma data informada.
Também permite ao usuário selecionar entre várias opções o modelo de ficha ou relatório que será utilizado para contagem física dos produtos, bem como a ordem de impressão, descrição, por seção, etc.
Impressão (Operação sem coletor)
Neste momento o sistema irá imprimir a ficha ou relatório selecionado pelo usuário, juntamente com os produtos pertencentes à seleção/ geração, podendo o usuário selecionar quebras de relatórios (dependendo do modelo selecionado), os dados a serem impressos, sendo:
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Figura 13 – Impressão de fichas
SEMCO
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- Exportar Arquivo
Neste caso, precisa-se gerar a ficha. Somente serão exportados os itens da ficha.
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Para importação da seleção do inventário através de arquivo gerado pelo coletor, utilizar a opção de SELEÇÃO do inventário e a função Imp. Coletor. Será apresentada a tela a seguir:
Figura 14 – Importação coletor
Informar a filial, a seção e o nome do arquivo dos coletores. (No caso o arquivo que foi gerado, para agrupamento das seções, este nome não é fixo no sistema).
Capa de Lotes (Operação com coletor)
Utilizado ao efetuar inventário com coletores, onde o sistema irá imprimir as capas de lotes que serão utilizadas para batida de lotes no momento da digitação dos mesmos.
Com esses processos será possível liberar com antecedência a data da contagem os relatórios para contagem dos produtos.
Arquivo de Controle
Alteração do Arquivo de Controle de Inventário
Com esta opção se pode alterar os dados do Arquivo de Controle. Para utilizar essa função você deve selecionar o inventário na tela principal e digitar Mais. Pressione o botão Liberação. Será apresentada a tela a seguir:
Figura 15 Controles do inventário
Antes do congelamento, alterar o Status de Congelamento para Recebimento, Faturamento e Vendas p/ PDV, selecionando as 3 opções.
Importante!
As opções de Status Atual são alteradas pelo automaticamente pelo sistema de acordo com o andamento do inventário, não devendo ser modificado pelo usuário.
Congelamento de Inventário
Antes de efetuar o congelamento de inventário, certifique-se que todas as notas fiscais, sejam elas de compras, transferências, vendas, simples remessa, bonificações, etc., estejam devidamente atualizadas até a data do congelamento, e que não tenha nenhuma nota fiscal pendente para atualização, cuja mercadoria já se encontra no interior do deposito ou na área de venda, bem como se a integrações das vendas dos PDV já foram efetuadas no sistema.
Isso garantirá que ao efetuarmos o processo de congelamento, todas as operações de entradas e saídas até o dia, tenham sidos integradas ao sistema, o que evitará divergências entre os estoques lógicos e os estoques físicos, causados por problemas ou falta de atualizações de movimentos.
Antes de executar este processo, o sistema obrigará o usuário a dar nos Controles de Inventário, onde o usuário deverá informar ao sistema que todas as notas fiscais do recebimento, faturamento e integração com o PDV já foram efetuadas, e só assim se dará inicio ao processo de congelamento.
Este processo consiste em criar arquivos com os produtos e estoques congelados na data da contagem do inventário, que servirão de parâmetros para as análises das divergências entre o estoque físico e lógico, bem como informações de relatórios.
NOTA IMPORTANTE
No momento de acionar o botão de CONGELAMENTO o sistema irá analisar um parâmetro antes de seguir com o processo:
Código | Acesso | Conteúdo | Funcionalidade |
45 | CRITPENDCG | N | PARÂMETRO DESATIVADO |
45 | CRITPENDCG | S | PARÂMETRO DESATIVADO |
45 | CRITPENDCG | T | PARÂMETRO DESATIVADO |
45 | CRTPENDIAS | 999 | Indica a quantidade de dias para considerar a pendência de Importação de Vendas |
GERANDO A TELA ABAIXO.
A liberação da tecla para seguir será de acordo com o parâmetro acima
Para o congelamento basta selecionar a função Congelar na tela principal do inventário. Terminado o processo de congelamento será gravada a flag 'C' - Congelado.
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Importar Arquivo – Formato SEMCO
Digitação das Quantidade (Coletor)
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- Preço de Venda igual a zero.
- Custo da última entrada iguala a zero.
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- Produto não cadastrado no estoque Inventário.
- Produto fora da seção, entre outros.
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Este relatório permite ao usuário uma análise das quantidades congeladas x digitadas, isso ainda no processo de digitação do inventário, o que possibilita a tomada de decisões e análise das diferenças, podendo ser o produto contado novamente, em se tratando de uma diferença muito alta, que poderia ser causada por uma contagem errada ou a falta de integração de alguma nota fiscal, etc...
Para emissão do relatório deve-se selecionar a função Divergência na tela principal do inventário.
O relatório poderá ser emitido com as quantidades (congelado X contado), para análise de diferenças, ou sem quantidade, saindo somente os itens que tiveram diferença para recontagem. A opção sem quantidades traz um campo em branco para que seja informado a quantidade.
Campos do relatório
Nome do Campo | Descrição |
Filial | Código da filial |
Data do Inventário | DD/MM/AA |
Numero | Número do inventário |
Cmp | Código do comprador |
SE | Código da seção |
GR | Código do grupo |
SG | Código do subgrupo |
Item | Código do produto |
Descrição | Nome do produto |
EAN | Código EAN do produto |
Quantidade no sistema | Quantidade do produto registrada no sistema |
Quantidade digitada | Quantidade digitada no inventário |
Divergência | Quantidade divergente (Caso exista) |
Pendência | Quantidade do produto vendida e sem estoque |
Embalagem | Tipo de embalagem do produto (conforme cadastro) |
Div. Embalagem | Divergência na quantidade da embalagem. |
Custo | Valor do custo do produto |
Total da seção |
|
Total Sistema | Total do produto no sistema |
Total digitado | Total do produto digitado no inventário |
Percentual | Percentual da divergência entre total do sistema e total digitado. |
Emissão de Lotes Consistidos
Este relatório permite ao usuário uma análise das quantidades digitadas e seus respectivos valores, ou seja como ficaria o resultado do estoque na filial, considerando as informações que estão sendo digitadas nos lotes.
Erros que NÃO Atualizam o inventário:
Código do Erro | Significado |
01 | Preço de venda igual a zero |
02 | Custo do Fornecedor igual a zero |
03 | Custo de Reposição igual a zero |
04 | Custo médio igual a zero |
05 | Custo médio Corrente igual a zero |
06 | Custo de última entrada igual a zero |
07 | Verificação igual a zero |
10 | Produto não cadastrado no cadastro |
11 | Produto não cadastrado no estoque do cad. |
12 | Produto não cadastrado no inventário |
13 | Produto não cadastrado no estoque do inventário |
14 | Localização física não cadastrada do inventário |
15 | Tipo de produto não digitado |
17 | Custo do inventário igual a zero |
18 | Receita sem componentes |
19 | Produto não coletado e não digitado |
20 | Receita com Custo de Componente Zerado |
21 | Número do pallet zerado |
22 | Localização física redundante nos lotes |
23 | Número do pallet redundante |
24 | Picking já existe ou pertence a outro item |
25 | Zona de armazenagem divergente |
26 | Peso/Volu./Empil. Superior ao endereço |
27 | Quantidade superior ao endereço |
28 | Tipo de armazenagem divergente |
29 | Cadastro incorreto dimensões/ embalagem |
Erros que ATUALIZAM o inventário:
Código do Erro | Significado |
08 | Quantidade igual a zero |
09 | Quantidade alterada |
16 | Produto fora da seção. |
Corrigir os eventuais erros de contagem / digitação.
Erros 01, 02, 03, 04, 05, 06 e 17 Erro de Preço.
São os erros referentes as ausências de custos. Proceder ao acerto conforme as normas já existentes na Empresa.
Para corrigir os erros referentes ao custo, consulte a ficha técnica dos produtos que estão com problema verificando qual o custo que a ele será aplicado, após esta verificação, selecionar a opção Mais e em seguida "Alt. Item". Será apresentada a tela a seguir:
Figura 19 Acerto de dados do inventário
Após informar a filial e o produto, o sistema habilita os campos de valores para que possam ser informados, devendo o usuário informar o valor no campo de acordo com o erro apresentado na crítica.
Erro 07 Consistência de Verificação.
Caso na emissão da crítica tenha sido respondido "S" para a pergunta: Deseja consistência de verificação ?, o sistema mostrará em todos os lotes da crítica o erro 07. Caso a resposta à pergunta tenha sido "sim" por engano, deve-se então reprocessar a emissão e responder "N" (Não) quando o sistema perguntar se deseja fazer a consistência de verificação.
Erro 08 – Quantidade igual a zero.
Este erro é atualizável, porém é necessário verificar se não houve erro na digitação, para que o produto não fique com estoque zerado ocasionando problemas na movimentação deste produto na empresa.
Erro 09 – Quantidade alterada.
Quando a quantidade digitada na crítica está divergente da quantidade da digitação, neste caso o processo de digitação do lote deve ser refeito.
Erro 10 – Produto não cadastrado no cadastro.
Neste caso o produto não está no cadastro da filial, porém é permitido que este produto seja inventariado.
Erro 12 e 13 – Produto não cadastrado no estoque do inventário e no inventário.
Os itens que não foram congelados não poderão ser digitados, pois o congelamento é efetuado uma única vez e nesta etapa é salvo as informações dos itens, como por exemplo, as quantidades que estavam disponíveis em estoque, juntamente com a data e a hora. Onde o inventário terá todas as informações dos itens no dia e horário que foram congelados. Portanto, não será possível digitar itens que não foram congelados.
Erro 14 – Localização física não cadastrada.
No cadastro de localização física este produto não foi incluído.
Erro 15 – Tipo de produto não digitado.
Tipo de produto não é digitado. Verificar se o produto digitado não é tipo 9 (produto temporário):
Erro 16 – Produto fora da seção.
Este erro indica que o produto está em um lote de uma seção a que não pertence, porém o produto terá a sua atualização de estoque normalmente. Quando efetuado por coletor, todos os lotes apresentarão este erro, pois será gravada da seção 998 para baixo.
Erro 18 – Receita sem componentes.
Significa dizer que o produto é produzido, ou seja, tipo 3 e não existem componentes desta receita.
Erro 19 – Produto não coletado e não digitado.
Quando o produto é incluído no inventário manualmente, sem passar pelos processos do coletor.
Erro 20 – Receita com custo de componente zerado.
Receita possui um dos componentes com custo zero.
Erro 21 – Número do pallet zerado.
Não foi informado número do pallet (endereçamento).
Erro 22 – Localização física redundante nos lotes.
Existe mais de um produto com mesmo endereço (endereçamento)
Erro 23 – Número do pallet redundante.
Mesmo número de pallet informado para mais de uma localização (endereçamento)
Erro 24 – Picking já existe ou pertence a outro item.
Endereço informado cadastrado para outro item (endereçamento)
Erro 25 – Zona de armazenagem divergente.
Endereço informado para o item não pertence à mesma zona do produto (endereçamento).
Erro 26 – Peso/Volu./Empil. Superior ao endereço.
De acordo com os dados cadastrados no produto (dimensões) e quantidade, excede capacidade do endereço (endereçamento).
Erro 27 – Quantidade superior ao endereço.
Quantidade informada para o endereço excede capacidade do endereço (endereçamento).
Erro 28 – Tipo de armazenagem divergente.
Tipo de armazenagem do produto divergente do tipo de armazenagem do endereço (endereçamento).
Erro 29 – Cadastro incorreto dimensões/embalagem.
Cadastro incorreto de dimensões/embalagem no produto (endereçamento).
Erro Lote não batido divergência nas quantidades.
Verificar se a quantidade de produtos e a quantidade de estoque informada na capa do lote está de acordo com a quantidade de itens no lote e a quantidade total de estoque dos produtos.
Os relatórios são de vital importância, o mesmo deve ser utilizado e analisado com muito critério pois na ausência deste procedimento, pode gerar problemas no relatório final pós-atualização e que cujas conseqüências serão desfavoráveis.
Os lotes que não foram criticados ficam com a situação Não crit., os que possuem erros são gravados com a situação com erro e os lotes sem erros tem a situação OK.
Enquanto haja lotes com erros o status do inventário fica com 'E' (Erro) até que sejam validados todos os lotes.
Após a verificação de todos os lotes, sem nenhum lote com erro, é gravada a situação 'V' no inventário, o que significa que todos os lotes estão verificados e sem erros.
O passo seguinte para continuidade do processo de inventário é a geração de fichas dos produtos não digitados.
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Este processo verifica os produtos que foram congelados e não tiveram digitação em nenhum dos lotes. O sistema gera automaticamente, lotes contendo esses produtos os quais serão assumidos com quantidade igual a zero.
Para efetuar a geração dos produtos não digitados, na tela principal do inventário selecionar a função Digitar, e em seguida Gerar Não Dig.
Terminado o processo será gravada a situação 'G' no inventário, o que significa que já foram geradas as fichas de produtos não digitados, e que o inventário está pronto para sua atualização.
O processo de geração dos não digitados deverá ser o último passo antes da atualização do inventário. Qualquer alteração nos lotes, irá tirar a situação 'G' do inventário, devendo ser feita novamente à geração dos não digitados e posterior atualização.
Atualização do Inventário
Este processo poderá ser executado quando o inventário não possuir nenhum tipo de erro não atualizável na crítica de lotes, e após as conclusões das digitações de lotes e geração dos lotes não digitados.
Durante o processo de atualização, nenhum outro usuário poderá estar executando tarefas que modifiquem o estoque (atualização de notas, importação de vendas, etc), sendo recomendável que não haja usuários utilizando o sistema RMS. Esta rotina fará com que as informações digitadas no inventário sejam integradas aos produtos, estoques, recebimento, livros fiscais, pois o mesmo irá criar agendas com as sobras e quebras provenientes das digitações.
Acrescentado emissão de Nota Fiscal no momento da geração das Agendas de Quebra e Sobra (conforme parametrização Tabela Contábil).
Para executar a atualização do inventário, selecionar o inventário na tela principal e a função Atualizar.
Ao término do processo de atualização será gravada a situação 'A' informado que o inventário já foi atualizado.
IMPORTANTE:
Os estoques de produtos "filhos" fora de linha não são atualizados, o estoque contado é gravado no código "pai", este mesmo tratamento é dado aos produtos tipo 3 (receitas), cujos estoques digitados serão acrescidos aos seus componentes, proporcionalmente à receita cadastrada.
Fechamento de Inventário
Com esta função você conclui as operações do inventário. Ao processar esta função, o Registro de Abertura do Inventário não aparecerá mais na tela principal do Módulo de Inventário.
Isto não significa que o inventário e seus registros tenham sido excluídos do sistema. Se você, no futuro, necessitar operar alguma alteração num inventário já fechado, utilize a função Retorno de Fechamento, descrita a seguir.
Retorno de Fechamento
Utilize esta função sempre que necessitar a abertura de algum inventário já fechado. Ao teclar a função RetornaFech, o sistema mostrará todos os inventários já fechados. Selecione o inventário que se deseja reabrir, seguido da função Abrir. O sistema apresentará a tela de abertura do referido inventário.
Rotinas Extras
Exportação do estoque do Inventário
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Importante: Só se pode exportar arquivos de Inventários que já tenham sido atualizados.
O processo de exportação gera um arquivo com a seguinte estrutura:
DBW =>Diretório onde será gravado o arquivo;
Ifffddmm=>Nome do arquivo gravado, onde;
fff =>Número da Filial no Cadastro;
dd => Dia do Inventário;
mm =>Mês do Inventário.
Este arquivo contem dados de todas as filiais que tiveram contagem de estoque.
Importação de Estoques de Inventário
Com esta função você faz a importação, na Matriz, dos arquivos de inventário exportados pelas Filiais. O arquivo a ser importado deve ter a mesma estrutura do exportado, ou seja, Ifffddmm e estar no diretório DBW do usuário que fará a importação.
Para fazer a importação de um inventário para a Matriz é necessário que você faça a Abertura deste Inventário, a seleção das filiais, fornecedores e seções que compõe o Congelamento. Estas operações devem ser feitas, na Matriz, nas mesmas datas em que são feitas nas Filiais.
Para executar este processo selecione o inventário na tela principal, seguido da função Importar.
Selecione o arquivo na tela e a função Confirmar.
Os resultados dos inventários apurados nas Filiais serão gravados nos arquivos congelados da Matriz, possibilitando a emissão de Relatórios Consolidados.
Exclusão de Inventário Atualizado
Esta função serve para apagar um inventário atualizado, removendo, também, seu Registro de Abertura da tela principal do inventário.
Para a exclusão de um inventário, selecioná-lo na tela e a função Excluir.
Coletores
A utilização do coletor em inventários consiste em coletar os códigos de barras dos produtos, na ordem de exposição na prateleira, separadamente por gôndola e área de venda ou de depósito. Desta forma, será possível.
- Gerar listagem ou fichas de inventário na ordem do Layout da filial.
...
- Gerar automaticamente a seleção dos produtos dentro do módulo de inventário, após apenas a efetivação de sua abertura com o número correspondente.
...
- Permitir a digitação direta da quantidade, dentro do lote, sem a necessidade de ser digitado o código do produto no lote correspondente.
Para isso é importante que se mantenha uma padronização na coleta de seus produtos, pois o processo divide a filial em gôndolas e as gôndolas em prateleiras.
Filial ou depósito vistos por cima;
(Dividido em gôndolas ou corredores)
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001 002 003 004 005
Gôndola / Corredores vistos de frente;
(Divididos em prateleiras)
001 |
002 |
003 |
...
Coleta de Dados
Inv/Coleta |
Descrição dos Campos:
Local : (1) Filial ou (2) Depósito;
Gôndola : Número da Gôndola (001 a 999);
Prateleira: Número da prateleira (001 a 999);
Produto : Código EAN do produto.
Para iniciar o processo da coleta de dados, é necessário que as gôndolas e prateleiras da filial/depósito estejam identificadas. O campo "local" deve ser preenchido apenas 1 vez, sendo que define qual o local que vai ser feito o inventário sendo "1" para área de venda ou "2" para área do depósito. No campo "gôndola", digitar o número da gôndola ou corredor que vai ser feito à coleta; e no campo "prateleira" o número da prateleira correspondente. Após o preenchimento dos mesmos, iniciar coleta dos códigos EAN de cada produto. Quando mudar de gôndola ou prateleira, pressionar F10 (Corresponde às teclas FNC+0) até voltar o campo que deseja alterar. Digitar o novo código da gôndola ou prateleira e reiniciar a coleta dos produtos.
Envio de dados do coletor para o Sistema RMS
Após a Coleta, é necessário o envio dos arquivos gerados pelo coletor para ser importado no sistema RMS. Para isso existe um programa utilitário "TFA3000" que faz a troca de dados entre um coletor e um PC.
O arquivo importado do Coletor deve ser enviado para a área de DBW do usuário que irá fazer a listagem e geração do mapa de contagem.
Se houver mais de um arquivo de coleta (o que é normal quando se possui mais de um coletor) é necessário que seja efetivado um "APPEND" de todos os arquivos para que as informações estejam em apenas um arquivo.
Emissão do mapa de contagem para digitação de quantidade
Para possibilitar este processo, deve-se primeiramente, realizar a abertura do inventário, como é feito hoje, sem nenhuma alteração de procedimentos.
Após este processo deve-se executar o programa que listará os lotes coletados pelo coletor, que pedirá as seguintes informações: Código da filial sem dígito, número do inventário que está sendo realizado e o nome do arquivo gerado pelo coletor, que se encontra na área DBW do usuário; apresentado na tela, na ordem em que foram copiados através de scaner do produtos, para melhor execução da contagem.
O mapa apresentará os seguintes campos:
SEQ: seqüência que foram coletados dos produtos;
DESCRIÇÃO: descrição do produto;
REFERÊNCIA: referência do produto;
EAN: código EAN do produto;
CÓDIGO: código RMS do produto;
UNID: quantidade em unidades que deverá ser informada na contagem;
EMB: embalagem de fornecedor do produto;
CAIXA: quantidade em caixas que deverá ser informada na contagem.
Geração do Mapa de Contagem
A geração dos lotes do coletor deverá ser realizada em seguida, pois neste processo serão "incluídos" no inventário, já aberto anteriormente, os produtos coletados na mesma ordem do mapa de contagem, para facilitar a digitação das quantidades contadas. A exemplo da listagem do mapa de contagem, este programa solicitará as mesmas informações para sua geração. Como, ocasionalmente, pode-se coletar um EAN não cadastrado, neste programa serão colocadas duas opções de geração:
"I" – Importação, para gravar na DBF todos os produtos coletados, sem gravar ainda no inventário, porém permitindo a identificação dos produtos não cadastrados;
"G" – Geração dos lotes no inventário, para ser executada somente após o cadastramento ou exclusão dos produtos não cadastrados e após importação de todos os lotes coletados. Nesta opção, serão criados os lotes no inventário, sendo incluída a flag de "F" no número de controle. Portanto, não devem ser executadas as funções de seleção para este tipo de inventário.
Após a conclusão destes processos deverá ser executado o congelamento do inventário, que será feito para toda a filial selecionada, se o inventário for "Geral" ou "Parcial" . Quando for "produtos", será feito o congelamento para todos os produtos importados do coletor.
Neste momento aparecerão na tela os produtos coletados para a digitação, ou em unidades se for uma filial "L", ou em caixas se for um depósito "D".
Relatórios de Inventário
Concluída a atualização você poderá emitir os relatórios necessários à análise e registro de seu Inventário. O Módulo de Inventário possui os seguintes relatórios:
Relatório Divergências de Inventário - VGIRDIVQ
Apresenta as divergências de inventário para análise. Este relatório pode ser emitido por filial ou por depósito.
Este relatório permite ao usuário uma análise das quantidades congeladas x digitadas, isso ainda no processo de digitação do inventário, o que possibilita a tomada de decisões e análise das diferenças, podendo ser o produto contado novamente, em se tratando de uma diferença muito alta, que poderia ser causada por uma contagem errada ou a falta de integração de alguma nota fiscal, etc..
Para emissão do relatório deve-se selecionar a função Divergência na tela principal do inventário.
O relatório poderá ser emitido com as quantidades (congelado X contado), para análise de diferenças, ou sem quantidade, saindo somente os itens que tiveram diferença para recontagem. A opção sem quantidades traz um campo em branco para que seja informado a quantidade.
Relatório Divergências Entre Inventários – VGIRDIV2
Apresenta as divergências entre inventários para análise.
Campos de tela
Nome do campo | Descrição |
Confrontar Inventários |
Numero | Número do primeiro inventário |
Data | Data do primeiro inventário |
Numero | Número do segundo inventário |
Data | Data do segundo inventário |
Parâmetros |
Custo |
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Listar somente produtos divergentes | SIM |
Seleção Complementar |
Filial |
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Fornecedor |
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Seção |
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Selecionar Geral | SIM = Todas as opções apresentadas na Coluna correspondente. |
Tecle em F4 - Processar
O programa disponibiliza as pastas apresentadas abaixo para análise e comparação.
Filial
Fornecedor
Seção
Produtos
Relatório ou Consulta de Extrato de Itens - VGIREXTR
Imprime a movimentação dos produtos. Digite o código da Filial, a data do Inventário e o código do produto.
Apresenta a movimentação dos produtos no período selecionado. Pode ser geral ou por produto e filial.
Campos de tela
Nome do campo | Descrição |
Filial | Código e nome da filial |
Produto | Código e nome do produto |
Pesquisar |
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Número do Inventário | Número do inventário que deseja consultar |
Data | DD/MM/AA |
Extrato Relacionando |
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Ajustar Estoque | SIM. |
Preencha os campos e tecle enter após cada informação.
Confirme.
Função IMPRIMIR.
Relatório de Análise de Movimentação - VGIMAMOV.
Imprime a movimentação dos produtos de acordo com o período e agendas selecionadas como parâmetro.
Campos de tela
Nome do campo | Descrição |
Data Inicial | DD/MM/AA |
Data Final | DD/MM/AA |
Filial | Código da filial |
Fornecedor | Código do Fornecedor |
Seção | Código da seção |
Grupo | Código do Grupo |
Subgrupo | Código do subgrupo |
Produto | Código do produto |
GRID | |
Código | Código do produto |
Descrição | Nome do Produto |
Estoque | Congelado Inicial |
Entrada | Valor |
Bonificação | Valor |
Saídas | Valor |
Anulado | Valor |
Devolvido Saída | Valor |
Quebra Conhecida | Valor |
Insumo | Valor |
Consumo | Valor |
Ajustes Inventário | Entrada Saída |
Estoque Final Sistema | Quantidade Valor |
Estoque Final Inventário | Quantidade Valor |
Diferença | Quantidade Valor |
Função F4 - Processar
Função F6 - Imprimir
Função F7 – Parâmetros