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INTEGRAÇÃO TOTVS Educacional X Urânia

A elaboração dos horários dos professores de uma Instituição de Ensino é um trabalho árduo e que requer muita atenção. Para fazer um horário escolar, deve-se considerar a especificidade de cada docente: disponibilidade de dias e horários e quais disciplinas ministra.

Sistemas Envolvidos

  • TOTVS Educacional - O módulo Educacional gerencia escolas e faculdades (ensino básico e superior), por meio de ferramentas que permitem maior agilidade nos processos que envolvem os alunos, responsáveis, professores e os funcionários.
  • Urânia - Software desenvolvido para auxiliar na preparação de quadro de horários.

Integração

O TOTVS Educacional pode ser configurado para integrar com o sistema Geha/Urânia. O objetivo da integração é auxiliar as instituições de ensino básico a elaborar os horários das turmas disciplinas, alocando os professores nos horários.

Premissa:

Esta integração ocorre através de exportação e importação de arquivos xml.

  • URANEXP.XML: Utilizado para exportar dados do Totvs Educacional para o Urânia.
  • IMPORT_URANIA.XML: Utilizado para importar dados do Urânia para o Totvs Educacional.

Escopo

As entidades e os pontos de integração que farão parte do escopo dessa integração são:

EntidadePonto de Integração
Aluno
  • Cadastro de Aluno
  • Matrícula do aluno
ProfessorCadastro de Professor

Turma

  • Cadastro de Turma
  • Cadastro de Turma Disciplina
TurnoCadastro do Turno
Período LetivoCadastro do período Letivo
Horário

Cadastro de horário

Cadastro de horário professor

SalaCadastro de sala

Realizar processo em 3 camadas

Caso utilize o processo em 3 camadas. Execute o passo a passo descrito na documentação: http://tdn.totvs.com/x/swslD

Perfil de Acesso

Para definição do perfil de acesso para as funcionalidades relacionadas a integração com o Urânia o usuário deve acessar o módulo Serviços Globais | Segurança | Perfis, selecionar o contexto Educacional.

Segue árvore de permissões relacionada ao Urânia.

Perfil de acesso: Educacional | Integrações | Urânia

Parâmetros de Integração

Segue abaixo a definição de parâmetros para a utilização da integração entre TOTVS Educacional e Urânia.

O acesso ocorre por meio do TOTVS Educacional | Configurações | Parâmetros | Integração | Urânia

Utiliza Integração com o Urânia 

  •  Este parâmetro habilita a integração entre o TOTVS Educacional e o Urânia. 

Utiliza "Ambiente " do Urânia como "sala" do TOTVS Educacional

  •  Este parâmetro habilita a utilização de ambiente do Urânia como sala no Totvs Educacional. 

    Observação: Ambiente para Urânia são espaços que possuem um uso compartilhado, e por isso sua utilização deve ser controlada durante a confecção do horário. Por exemplo: um laboratório, uma quadra de esportes, etc. É possível indicar quantas turmas (1-N) podem utilizar esse espaço ao mesmo tempo, quais horários ele está disponível e quais "turmas x disciplinas" estão vinculadas à esse ambiente. Com isso, o Urânia consegue garantir que ele não será utilizado por mais turmas do que o que foi determinado, em um mesmo horário.

   O campo Sala no Urânia é apenas informativo e não é retornado no arquivo de importação

Permitir atualização dos horários da turma disciplina que possua professor com folha de pagamento aprovada 

  • A Integração com o Urânia realiza validações ao realizar atualização de turmas disciplinas. Por default não é permitido atualizar horários com turma disciplina que já possuam professores com folha de pagamento aprovada.

Habilitando este parâmetro o sistema disponibilizará este mesmo parâmetro na rotina "Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas importadas". Este parâmetro possibilitará que a atualização da turma/disciplina seja realizada mesmo havendo professor com folha de pagamento aprovada.

Observação: Os horários serão atualizados somente se o controle de aprovação dos dados da folha de pagamento estiver ativo. Assim acesse: Parâmetros | Integração| Folha | Folha 2/2 " Utiliza controle de alteração de registro", marque a opção Professor da Turma/Disciplina.

Permitir alteração de salas via integração após a matrícula de aluno  

  • A Integração com o Urânia realiza validações ao tentar realizar alterações nas turmas/disciplinas. Por default não é permitido alterar salas quando há aluno matriculado na turma/disciplina.
    Habilitando este parâmetro, será possível alterar a sala mesmo havendo aluno matriculado.

Permitir alteração de professores da turma/disciplina via integração após a matrícula de alunos

  • A Integração com o Urânia realiza validações ao tentar realizar alterações nas turmas/disciplinas. Por default não é permitido alterar professores quando há aluno matriculado na turma/disciplina.
    Habilitando este parâmetro, será possível alterar o professor mesmo havendo aluno matriculado.

Permitir alteração de horários via integração após a matrícula de alunos

  • A Integração com o Urânia realiza validações ao tentar realizar alterações nas turmas/disciplinas. Por default não é permitido alterar horários quando há aluno matriculado na turma/disciplina
    Habilitando este parâmetro, será possível alterar os horários mesmo havendo aluno matriculado.

Permitir atualização de turma/disciplina com conteúdo previsto preenchido no plano de aula 

  • A Integração com o Urânia realiza validações ao realizar atualização de turmas/disciplinas. Por default não é permitido atualizar turma/disciplina que já possuam conteúdo previsto preenchido no plano de aula.

Habilitando este parâmetro o sistema disponibilizará este mesmo parâmetro na rotina "Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas importadas". Este parâmetro possibilitará que a atualização da turma/disciplina seja realizada mesmo havendo conteúdo previsto preenchido no plano de aula.


Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Não é escopo desse documento descrever as instalação do ERP RM e nem sua configuração.

RM

Utilizar a versão RM 12.1.15 ou superior.

Controle de Versão

O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.

Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.

Suporte


O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos TOTVS Educacional estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.

Cadastro

Cadastro de agrupamento de horário

Agrupamento de horário tem por objetivo agrupar faixas de horário dentro de um mesmo turno que corresponde a uma jornada (aulas daquele dia) do aluno. 

Exemplo: dentro de um mesmo turno, matutino, foi realizado o seguinte cadastro de aulas:

07:00 ás 07:50

07:00 ás 08:00

07:50 ás 08:40 

08:00 ás 09:00 

08:40 ás 09:30 

09:00 ás 10:00

10:40 ás 11:30

10:00 ás 11:00 

11:30 ás 12:20

11:00 ás 12:00

Podemos aqui realizar dois agrupamentos, aulas com fração de cinquenta minutos e aulas com fração de uma hora. As aulas de fração de 50 minutos são classificadas com o código 1 e as aulas com fração de uma hora com o código 2.


Cadastro de Turma

 Com a integração do Urânia ativa o usuário pode configurar no cadastro da turma o agrupamento de horário do urânia. Todas as turmas envolvidas no processo de integração devem conter um agrupamento.    

Cadastro de sala 

Com a integração do Urânia ativa e o parâmetro Utiliza "Ambiente " do Urânia como "sala" do TOTVS Educacional marcado o sistema habilita o campo para informar o ambiente do Urânia no cadastro da sala.


Atualizar campos da turma 

O Processo de atualizar campos da turma permite atualizar em massa o agrupamento de horário do urânia, ou seja, a atualização é feita para várias turmas simultaneamente. 


Processos

Exportação de dados Urânia

Para exportar os registros de Disciplinas, Turmas, Professores, e a Grade deve-se utilizar o processo de Exportação de dados Urânia. Tal processo é acessado em Integrações | Urânia | Exportação de dados Urânia.

Ao executar o processo é preciso informar o total de aulas por dias das turmas, quais os dias da semana que irão ocorrer as aulas e onde será gerado o arquivo com os dados que é importado para o Urânia.

Observação: Na imagem acima ficou exemplificado que a instituição oferece uma aula por dia de segunda a sexta feira. Caso tenha alguma turma que a quantidade de aula é maior, esse ajuste será tratado no Urânia. 

 Realize um filtro para a seleção das Turmas. Pode ser utilizado a opção Seleção padrão ou Seleção via SQL.

Ao selecionar a entidade Professor será exibido um passo no processo para identificar os professores que serão importados.

(info)Importante

O log do processo informa:

  • Se existe turmas associadas a um turno que não possui nenhum agrupamento de horário informado;
  • Se existe turmas que não tem agrupamento de horário definido e o turno associado estiver a definição de mais de um agrupamento;
  • Se o número de horários do agrupamento da turma for diferente do valor total de aulas definido no processo;
  • Quando existir informações no layout do urânia menores que as respectivas informações do TOTVS Educacional e que precisarem forem truncadas;
  • Cadastros que não foram exportados.

Observação: Ao trabalhar com o conceito de Turmas gerencial e gerenciada, apenas as turmas gerenciais serão encaminhadas para o Urânia. 

Urânia X Educacional

  •  Disciplinas

Código da Disciplina. SDISCIPLINA. CODDISC x CODIGO (Layout Urânia)

Nome da Disciplina. SDISCIPLINA. NOME x NOME (Layout Urânia)

Nome reduzido *. SDISCIPLINA. NOMEREDUZIDO x ABREVIATURA (Layout Urânia)

  •  Turmas

Código da Turma. STURMA.CODTURMA x CODIGO (Layout Urânia)

Nome da Turma *. STURMA.NOME x NOME (Layout Urânia)

Nome reduzido. STURMA.NOMERED x ABREVIATURA (Layout Urânia)

Dias da semana da Turma *. Processo de exportação x DIAS (Layout Urânia)

Total de aulas por dia *. Processo de exportação x AULAS (Layout Urânia)

Turno. Criação de um novo campo na STURNO x TURNO (Layout Urânia)

  •  Professores

Código do Professor. SPROFESSOR.CODPROF x CODIGO (Layout Urânia)

Nome do Professor *. PPESSOA.NOME x NOME (Layout Urânia)

Nome reduzido *. PPESSOA.APELIDO x ABREVIATURA (Layout Urânia)

Turno do Professor. Criação de um novo campo na STURNO x TURNO (Layout Urânia)

Disponibilidade *. Cadastro de disponibilidade do Professor x <SEG>...<SAB> (Layout Urânia)

  • Grade

Código da Turma. STURMA.CODTURMA x CODIGO (Layout Urânia)

Código da Disciplina. SDISCIPLINA. CODDISC x CODIGO (Layout Urânia)

Código do Professor *. SPROFESSOR.CODPROF x CODIGO (Layout Urânia)

Número de aulas semanais. STURMADISC.NUMAULASEM

Os campos marcados com ‘ * ’ são opcionais, já os demais são de preenchimento obrigatório.

Disponibilidade do professor 

A disponibilidade do professor, quando estiver por Turno no TOTVS Educacional, irá respeitar o turno e os dias da semana selecionados.

Exemplo: No TOTVS Educacional foi cadastrada uma disponibilidade para o professor da seguinte forma:

Turno Matutino e selecionado os dias da semana segunda-feira e terça-feira.

O Sistema dará disponibilidade para todas as aulas do turno Matutino de segunda e terça-feira para o professor e indisponibilidade para o restante. 

A disponibilidade do professor, quando estiver por Horário no TOTVS Educacional, irá respeitar os Horários para os dias selecionados. Deve-se ter o horário relacionado ao horário das aulas. Não se deve informar um período de horário para o professor, mas sim os horários referentes as aulas, com a mesma duração.

Exemplo: No turno Matutino acontece 6 aulas por semana com o seguinte horário por dia:

Aula 01 – 07:00 a 07:50

Aula 02 – 07:50 a 08:40

Aula 03 – 08:40 a 09:30

Aula 04 – 09:50 a 10:40

Aula 05 – 10:40 a 11:30

Aula 06 – 11:30 a 13:20

A disponibilidade do professor deve ser cadastrada com essas mesmas faixas de horário.

Importação Dados urânia

Através deste processo é possível importar as alocações de salas e professores do Urânia para o TOTVS Educacional. Tal processo é acessado em Integrações | Urânia | Importação dados urânia.

Na execução do processo é informado o período letivo, o período do turno e o arquivo que foi gerado no Urânia.

Observação: Este processo não atualiza os dados da turma/disciplina, as informações importadas são armazenadas em um estrutura temporária que possibilita a conferência das informações antes da efetivação na base de dados. O processo respeita o contexto corrente do usuário.

Durante o processo de importação algumas validações são realizadas:

  • Verifica a existência da turma referenciada no arquivo de importação;

  • Verifica a existência da turma/disciplina referenciada no arquivo de importação;

  • Verifica a existência do professor referenciado no arquivo de importação;

  • Verifica a existência da sala (ambiente) referenciado no arquivo caso o parâmetro "Utiliza "Ambiente” do Urânia como “Sala" do TOTVS Educacional estiver habilitado;

  • Verifica a existência da relação entre aula e o horário do TOTVS Educacional;

  • Parâmetro "Permitir atualização de turma/disciplina com conteúdo previsto preenchido no plano de aula" desabilitado;

  • Parâmetro "Permite atualização dos horários da turma/disciplina que possua professor com folha de pagamento aprovada" desabilitado;

  • Verifica a existência de alunos matriculados.

Ao concluir a execução, é informado no log:

  • Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas apagadas: Número de turmas/disciplinas que foram importadas na execução anterior do processo para o período letivo e turno.

  • Quantidades de turmas/disciplinas: Número de turmas/disciplinas que é importada.

  • Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas com pendência/aviso no log: Número de turmas/disciplinas que possuem algum tipo de inconsistência, podem ser do tipo pendência: log que precisa de alguma ação do usuário ou aviso: log para o qual existem permissões no processo de importação definitiva e dependendo da escolha do usuário poderá impedir ou permitir a atualização da turma/disciplina.

  • Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas sem pendência/aviso no log: Número de turmas/disciplinas que foram importadas e não ocorreu nenhuma inconsistência.

  • Detalhes da importação de cada turma/disciplina.

Estrutura das turmas/disciplinas importadas do Urânia

Visualiza os dados das turmas/disciplinas importados do Urânia para o TOTVS Educacional. O que permite verificar as informações das turmas/disciplinas importadas e se existe algum log pendente.

Para cada turma disciplina o usuário poderá visualizar ao ir em anexo:

  • Os horários da turma/disciplina definidos no Urânia.
  • Os logs da importação do Urânia: a lista do logs encontrado durante a importação.

O Anexo de horários irá conter informações da sala, caso esteja parametrizado para utilizar "Ambiente" do Urânia como sala e o anexo do horário irá conter os professores associados ao horário.

Todas as informações de Turmas/Disciplinas, Horários, Logs da importação do Urânia e Professores são apenas leitura, não possibilitando nenhuma inserção, edição ou exclusão.

Atualização do log das turmas/disciplinas sugeridas

O processo de importação das informações do Urânia para as tabelas temporárias do TOTVS Educacional executa várias validações e a partir dessas o sistema pode registrar logs com status "Pendente" ou "Aviso".

Os logs com status "Aviso" não interferem na atualização das turmas, mas dependem de permissões e parâmetros a serem definidos no processo de importação definitiva para permitir ou barrar uma determinada atualização.

Já os logs com status "Pendente" devem ser resolvidos para que a atualização possa acontecer e existem dois caminhos: 

1) Ajuste do problema no Urânia, seguindo este caminho o usuário deverá realizar outra importação para as tabelas temporárias.

2) Ajuste do problema no TOTVS Educacional que não requer uma nova importação para as tabelas temporárias.

É justamente para o cenário de ajuste no TOTVS Educacional que é executado o processo para atualizar o status dos logs da importação do Urânia.

Ao selecionar as turmas/disciplinas e executar o processo todas as validações realizadas no processo de importação são refeitas podendo gerar os seguintes resultados:

  • Itens que estavam pendentes no log podem passar a resolvidos;
  • Itens de avisos podem passar a resolvidos caso não sejam mais encontrados;
  • Novos itens podem ser incluídos no log.

Criar estrutura de oferta a partir da turmas disciplinas importadas

O processo de “Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas sugeridas” busca as informações das turmas/disciplinas sugeridas e com base nesta cria/atualiza:

  • Cadastro horário da turma/disciplina
  • Cadastro professores da turma/disciplina

  • Cadastro dos horários dos professores da turma/disciplina

  • Geração do plano de aula

Quando uma turma/disciplina é atualizada todos os seus anexos (horários, professores, horários dos professores e planos de aula) são excluídos e depois são recriados com base nas informações da turma/disciplina sugerida.

Na primeira etapa do processo é selecionado as turmas/disciplinas que vieram do Urânia e que serão importadas para o TOTVS Educacional. No filtro de turmas/disciplinas irá retornar apenas turmas/disciplinas que não possuem log pendente.

Na segunda etapa do processo o usuário poderá optar por gerar plano de aula ou não. Caso opte em gerar plano de aula é preciso informar os parâmetros da geração do plano de aula para avançar para o próximo passo.

Na terceira etapa o usuário poderá definir as permissões e os valores para a associação do professor.

 Os parâmetros estarão habilitados caso o usuário tenha permissão no perfil de usuários ou esteja habilitado nos parâmetros do sistema, na integração Urânia.

Parâmetros:

Sobregravar a estrutura da turma/disciplina mesmo que contenha alunos matriculados 

Ao habilitar esta parametrização o sistema irá apagar os dados referente a importação e recria-los conforme a nova configuração, mesmo havendo alunos matriculados na turma. Está ação não irá ocorrer caso a turma tenha sido iniciada.

Turma iniciada: A turma/disciplina é caracterizada como iniciada quando ela conter aluno matriculado e existir conteúdo lançado (plano de aula), ou frequência diária realizada.

Observação: Este parâmetro ficara disponível apenas para usuários que tenha está permissão especial no seu perfil de usuário. Esta permissão esta localizada em Serviços Globais | Segurança | Perfil | Sistema: Educacional | Edita o perfil ir em anexo parâmetros educacionais | integrações | Urânia Integração "Permitir sobregravar a estrutura da oferta através da importação do urânia mesmo quando houver alunos matriculados".

Atualizar turma/disciplina com dados de pagamento de professores aprovado

Habilitando este parâmetro o sistema possibilitará que a atualização da turma/disciplina seja realizada mesmo havendo professor com folha de pagamento aprovada.

Atualizar turma/disciplina que contenha plano de aula gerado com conteúdo previsto preenchido

 Habilitando este parâmetro o sistema possibilitará que a atualização da turma/disciplina seja realizada mesmo havendo conteúdo previsto preenchido no plano de aula.    

Permitir superalocação de alunos

Permite atualizar as turmas/disciplinas mesmo com choque de horário dos alunos.

Permitir superalocação de salas 

Permite atualizar as turmas/disciplinas mesmo com choque de horário com outras alocações.

Permitir superalocação de professores

Habilitando este parâmetro permite atualizar as turmas disciplinas mesmo com choque de horários dos professores.

Nesta etapa é informado também os valores para a inclusão dos professores das turmas/disciplinas.

Importante

Caso as turmas/disciplinas selecionadas não possuam alunos matriculados o processo será executado e irá:

  • Atualizar as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que já estejam cadastrados e estejam sendo reimportados pelo Urânia.

  • Adicionar as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que não existam na oferta e que estejam sendo enviados pelo Urânia.

  • Excluir as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que já estejam cadastrados e não mais estejam sendo enviados pelo Urânia.

Quando existir alunos matriculados nas turmas/disciplinas selecionadas e o usuário não possuir a permissão ou não irá sobregravar as informações da turma/disciplina, será exibido um novo passo no processo para que sejam informadas as datas de início e término que serão utilizadas para criação de horários modulares e definição dos períodos de início e fim de participação dos professores nas turmas/disciplinas.

Anexos