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Integração TOTVS Educacional x Saída Inteligente

        A integração TOTVS Educacional com o aplicativo Saída Inteligente tem por objetivo avisar a portaria que o responsável do aluno esta próximo ao colégio, trazendo mas segurança e organizando o transito nas mediações da instituição de ensino.


 Índice

Sistemas Envolvidos

    TOTVS Educacional - O módulo Educacional gerencia escolas e faculdades (ensino básico e superior), por meio de ferramentas que permitem maior agilidade nos processos que envolvem os alunos, responsáveis, professores e os funcionários.

      Aplicativo Saída Inteligente - Com este aplicativo, pais de alunos podem, com seus smartphones, avisar à portaria que estão próximos ao Colégio. Os sistemas suportados iOS, Android e Windows Phone.


Integração

Cadastro Unidade de Ponto

Foi implementado no TOTVS Educacional o cadastro de unidade de ponto para definição dos locais de saída da instituição de ensino. Desta forma quando a integração estiver ativa cada turma poderá definir por qual unidade de ponto o aluno sairá.

As seguintes funcionalidades do sistema passam a interagir com esta nova entidade:

  • Cadastro de turma (Currículo e Oferta | Turmas - Campo:  Unidade de Ponto) - para definição da unidade de ponto utilizada para saída dos alunos da turma.
  • Processo para cadastro rápido de turma e turmas/disciplinas (Atividades acadêmicas | Assistente | Cadastro de turmas e turmas/disciplinas - Campo: Unidade de Ponto) - para possibilitar que a unidade de ponto das turmas criadas já sejam preenchidas na execução do processo.
  • Processo para cópia de turmas entre períodos letivos (Currículo e Oferta | Turmas | Copiar turma entre período letivo) - a execução deste processo passa a copiar a informação da unidade de ponto da turma origem para a turma a ser criada.

 Processo Sincronismo de dados para aplicação Saída Inteligente     

O processo de sincronismo dos dados tem como objetivo identificar as alterações no TOTVS Educacional que estabelecem a necessidade de atualização dos dados no Aplicativo Saída Inteligente e exportá-los. Tais como a definição de uma unidade de ponto na turma, alterações na situação de matrícula do aluno no período letivo corrente ou alterações no cadastro do aluno. Para facilitar a operação da instituição de ensino este processo poderá agendar a execução para um determinado horário.

As informações enviadas dizem respeito aos alunos e seus respectivos responsáveis. Em determinados cenários um aluno poderá não ser enviado quando:

  • A matrícula no período letivo não possuir a informação da turma.
  • A turma na qual está matriculado não possuir a definição da unidade de ponto.
  • O aluno não possuir e-mail ou código de usuário definidos.
  • O aluno não possuir responsáveis cadastrados.
  • Os responsáveis também devem possuir um código de usuário gerado ou um e-mail definido.

Menu: Integração | Saída Inteligente | Sincronizar aluno/responsável para a aplicação Saída Inteligente.

Processo Exportação de dados para aplicação Saída Inteligente     

O processo de exportação dos dados do aluno para aplicação saída inteligente enviará os mesmo dados do processo anterior, no entanto, o usuário poderá selecionar quais os alunos e responsáveis devem ser exportados para o aplicativo Saída Inteligente.

Menu: Integração | Saída Inteligente | Exporta aluno/responsável para aplicação Saída Inteligente.


Importante

Para a exportação de um responsável, é obrigatório que ele tenha um endereço de e-mail cadastrado. Caso contrário, será apresentada uma mensagem durante a exportação de dados e ele não será enviado ou, simplesmente, não será sincronizado.


Processo Exclusão de alunos da aplicação Saída Inteligente     

O processo de exclusão enviará os alunos selecionados pelo usuário para serem excluídos no aplicativo Saída Inteligente.

Menu: Integração | Saída Inteligente | Excluir aluno da aplicação Saída Inteligente.


Importante

O processo apenas envia os alunos selecionados. Cabe à aplicação Saída Inteligente verificar se o aluno existe em sua base e fazer sua exclusão e de seus responsáveis, caso existam.


Exclusão de matrícula de aluno

Após a exclusão da matrícula de um aluno, caso esteja parametrizado, o sistema irá solicitar a desativação do mesmo na aplicação Saída Inteligente. Essa comunicação é automática e ocorrerá logo após a conclusão da exclusão da matrícula no TOTVS Educacional.

Caso o aluno tenha uma ou mais matrículas ativas, essa solicitação só ocorrerá após a exclusão de todas as matrículas.


Escopo

As entidades e os pontos de integração que farão parte do escopo dessa integração, são: 

Entidade

Pontos de Integração

Turma

  • Cadastro de turma
  • Processo de cadastro rápido de turmas e turmas/disciplinas
  • Processo de cópia de turmas entre períodos letivos
Matricula no período letivo
  • Exclusão da matricula

Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Para usufruir a integração, deve-se utilizar o aplicativo do Saída Inteligente e possuir a integração configurada.


Versões RM / Saída Inteligente

Utilizar a versão RM 12.1.14 ou superior / Utilizar a versão do aplicativo do Saída Inteligente deve ser V6.05.0 ou superior.

A utilização do parâmetro para configuração da chave de integração, está disponível a partir da versão 12.1.17.125.

RM    

          Nos Parâmetros (TOTVS Educacional) acesse: Integração | Saída Inteligente | Saída Inteligente - Geral

  • Para que a integração possa funcionar, deve-se preencher todos os parâmetros da integração.

     

    Onde:

    • Utilizar a integração com a Saída Inteligente - define se a integração está ativa.
    • Usuário/Projeto - usuário que será utilizado para a comunicação entre TOTVS Educacional e Saída Inteligente.
    • Senha - senha do usuário que possibilita a comunicação.
    • WebService de manutenção dos dados de aluno e responsáveis - definição da URL do webservice do Saída Inteligente.
    • Endereço FTP para envio das fotos dos alunos - serão armazenadas as fotos do aluno para maior agilidade na comunicação entre o aplicativo e o RM.
    • Data última sincronização com sucesso - é preenchida pelo processo de sincronização sempre que este é completado com sucesso. 
    • Chave integração - Aluno - define o valor que será enviado como chave de integração (ID) para o aluno na aplicação Saída Inteligente.
    • Chave integração - Responsáveis - define o valor que será enviado como chave de integração (ID) para o responsável na aplicação Saída Inteligente.

Importante

Quando a chave de integração definida na parametrização da integração for "Código do Usuário" a autenticação dos usuários no aplicativo Saída Inteligente é realizada pelo TOTVS Educacional. Caso contrário, o próprio aplicativo de Saída Inteligente gerencia a autenticação.

Controle de Versão

O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.

Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.


Suporte

O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos TOTVS Educacional estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.


Como fazer

Os passos para viabilizar a integração, são:

      1º Passo: 

      Preencher todos parâmetros conforme a imagem abaixo.

       2 º Passo: 

      Cadastrar as unidades de ponto da instituição de ensino, para que a mesma seja vinculada a turma. (Menu: Integração - Saída Inteligente - Cadastro Unidade de Ponto.)

          3 º Passo:

          Vincular a Unidade de Ponto cadastrada através do campo Unidade de Ponto(Saída Inteligente). (Menu: Currículo e Oferta - Turmas. Campo:  Unidade de Ponto.)

          

     Ou através do processo de cadastro rápido de turmas. (Menu: Atividades acadêmicas | Assistente | Cadastro de turmas e turmas/disciplinas. Campo: Unidade de Ponto.)

    4 º Passo:

    Acessar o processo de sincronismo de dados do aluno/responsáveis para aplicação. (Menu: Integrações | Saída Inteligente | Sincronizar dados aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente)

      Nesta tela é possível definir a hierarquia para a apuração do responsável principal do aluno, quais os responsáveis serão enviados e os usuários poderão optar pelo envio das fotos do aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente.  

             

      O log da exportação será apresentado na tela final do processo.

      No FTP do Saída Inteligente será criada uma pasta no padrão (Ano/Mês/Dia) que conterá as imagens dos alunos e responsáveis.

         Acessando a página do Aplicativo Saída Inteligente o usuário poderá visualizar o Log detalhado da importação dos dados encaminhados pelo TOTVS Educacional.


     5 º Passo:

        Acessar o processo de exportação de dados de aluno/responsáveis para aplicação. (Menu: Integrações | Saída Inteligente | Exportar dados aluno/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente)

        Nesta tela é possível filtrar os alunos e responsáveis que serão enviados para aplicação, definir o usuário com qual papel será o responsável principal bem como determinar o envio das fotos dos alunos/responsáveis para a aplicação Saída Inteligente. 

Importante

Caso o aluno já tenha sido exportado com responsáveis para o Saída Inteligente, ao realizar a exportação novamente, o sistema exclui os registros antigos de responsáveis e inclui os novos registros.

        Vale à pena lembrar também que o check box de responsável do aluno NÃO pode ser considerado responsável principal e que, caso o responsável principal seja responsável(pai ou mãe) e responsável financeiro, apenas o pai ou mãe será enviado.


Após a execução do processo, será exibido um LOG detalhado da operação realizada:




Checklist de suporte da aplicação 



Itens para conferência no TOTVS Educacional

Instalação da Biblioteca RM versão 12.1.14 ou superior.

Integração TOTVS Educacional x Saída Inteligente ativa.

Configura o Usuário/Projeto - Senha.

Configuração do endereço do Webservice do Saída Inteligente.

Configuração do endereço do FTP do para envio das fotos do aluno/responsável para o Saída Inteligente.