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Falando de compartilhar pasta ou documento...

Por meio desse recurso é possível compartilhar pastas ou documentos existentes na estrutura da navegação de documentos com comunidades ou com outros usuários.

As pastas ou os documentos podem ser compartilhados, ao mesmo tempo, com:

- as comunidades que o usuário participa;

- usuários específicos;

- seus seguidores.

É possível inserir uma mensagem para acompanhar o compartilhamento.

Ao efetivar o compartilhamento, são enviadas uma notificação e uma mensagem por e-mail para todos os usuários destinatários, contendo os dados do compartilhamento e, também, informações que possibilitam rastrear a origem da pasta ou do documento compartilhado. Quando um documento é compartilhado a partir da navegação de documentos, a mensagem contém informações sobre a pasta origem do documento.

Exemplo: "José compartilhou o conteúdo documento em Comunidade RH".

Lembrando que um documento pode ser de vários tipos, tais como um arquivo de extensão suportada pela plataforma, um artigo, um documento externo, dentre outros. Somente não é possível compartilhar um documento do tipo Formulário.




Compartilhar pasta ou documento


01. Depois de localizar a pasta ou o documento que se deseja compartilhar, acionar Compartilhar – ícone localizado na área de ações sociais no lado direito do seu nome – ou localizado no menu Ações do documento, presente na janela de visualização do documento – quando o artefato a ser compartilhado é um documento.

02. Acionar Compartilhar.

Esse passo não é necessário quando o compartilhamento é iniciado a partir da janela de visualização de um documento, pois ao acionar a opção Compartilhar do menu Ações do documento a janela que permite efetivar o compartilhamento já é exibida.

03. Na janela Compartilhar, inserir os usuários e/ou comunidades com os quais se deseja compartilhar a pasta ou o documento.

Ao iniciar a digitação do nome do usuário ou da comunidade são apresentadas sugestões que correspondem ao que foi digitado.
Um alerta é emitido se o usuário ou a comunidade inserida não possuir acesso ao conteúdo a ser compartilhado.
Os compartilhamentos realizados para comunidades geram publicações nelas e para usuários geram somente uma notificação para eles.

04. Inserir uma mensagem para acompanhar o compartilhamento, se desejado.

A mensagem que acompanhará o compartilhamento pode conter até 700 caracteres.

05. Acionar Compartilhar para confirmar o compartilhamento; ou Descartar para desistir da ação, se desejado.



Obter link da pasta ou do documento


01. Depois de localizar a pasta ou o documento que se deseja compartilhar a partir do seu link, acionar o ícone Compartilhar, localizado na área de ações sociais no lado direito do seu nome.

02. Acionar Copiar link

Ao acionar essa opção, o link de direcionamento para a pasta ou para o documento é copiado para a área de transferência, permitindo ser compartilhado em outros locais, tais como documentos, ferramentas, e-mails etc.

Se o navegador utilizado não suporta o envio de URL para a área de transferência, ao acionar Copiar link é apresentado um quadro contendo o link selecionado, sendo necessário acionar "Ctrl + C" para copiá-lo efetivamente.

É possível que alguns usuários não consigam visualizar o conteúdo para o qual o link direciona devido às permissões de acesso.



Visualizar compartilhamentos da pasta ou do documento


01. Localizar a pasta ou o documento do qual se deseja visualizar os compartilhamentos.

02. Acionar o número existente sobre o ícone Compartilhar, localizado na área de ações sociais no lado direito do seu nome.

03. Visualizar as informações relacionadas aos compartilhamentos do documento na janela Compartilhado por.

Compartilhamentos realizados para usuários não são contabilizados e também não são apresentados na listagem.

É possível pesquisar um compartilhamento específico por meio do campo Buscar, localizado no canto superior direito da janela.

É possível visualizar o conteúdo no local em que foi compartilhado acionando o ícone localizado no lado direito da linha correspondente ao compartilhamento que será visualizado.



Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.