Os campos que possuem formato numérico devem ter seus valores mantendo os zeros a esquerda. Exemplo, para o centro de custo 1, cujo formato é 99999, deve ser informado 00001.

Quando da importação, o sistema pode encontrar algumas inconsistências nas informações a serem importadas, nesses casos, as informações que apresentaram inconsistências não são importadas, sendo apresentado no final do processamento um relatório com todos os erros ocorridos, permitindo que esses sejam corrigidos para uma nova importação. Por esse motivo, sugere-se que ao desenvolver o arquivo de importação no Excel, seja mantida uma matriz do arquivo no formato XLS, e essa matriz seja salva como outro arquivo no formato CSV, isso deve-se ao fato de que quando o Excel abre arquivos no formato CSV, ele interpreta os zeros a esquerda como valor nulo e não apresenta os mesmos. O mesmo não ocorre com arquivos no formato XLS.

O arquivo a ser importado também pode ser elaborado em arquivo texto, para essas situações será necessário utilizar ponto e vírgula para separar as informações.

A  primeira linha do arquivo, deverá conter obrigatoriamente o seguinte cabeçalho:

Conta Ctbl Externa Sped;Natureza;Data Início;Data Fim;Descrição;Conta Contábil;Plano de Centro de Custo;Centros de Custo;Unidade Negócio

A descrição da Conta Ctbl Externa, o plano de centro de custo, centro de custo e a unidade de negócio não são obrigatórios.
A Conta Ctbl Externa não é exigida caso na Matriz SPED esteja parametrizado para não exigir a conta referencial. Neste caso, deverá ser mantida a primeira coluna em branco no arquivo. Caso seja um arquivo no formato .csv, então deverá ser formatada a primeira coluna como TEXTO, para que seja mantida a coluna em branco no arquivo.

O código da natureza da conta contábil do plano referencial SPED, deve ser igual a:

1 - Ativo

2 - Passivo

3 - Patrimônio Líquido

4 - Contas de Resultado

5 - Contas de Compensação

9 - Outras